ARTÍCULOS

La automatización de las bibliotecas universitarias argentinas: proyectos y perfiles de implementación

 

Elsa E. Barber, Nicolás M. Tripaldi, Silvia Pisano y Valeria Werner

Grupo de Investigación UBACYT TF 06 Universidad de Buenos Aires. Facultad de Filosofía y Letras. Instituto de Investigaciones  Bibliotecológicas. Correo electrónico: grebyd@ciudad.com.ar/nmtrip@filo.uba.ar/filolog@feedback.net.ar

 

Resumen: El presente artículo se realizó sobre la base de los datos proporcionados por 30 bibliotecas universitarias de la ciudad de Buenos Aires y alrededores. El objetivo principal es poner en evidencia algunos aspectos puntuales de la articulación entre los planes de automatización de las unidades de información y los resultados concretos de su implementación a partir de un análisis inicial de las tendencias generales observadas. El actual trabajo se ha concentrado en planteos fundamentales sobre los criterios adoptados para la selección de software y el grado de importancia otorgado a las funciones a automatizar. De este modo, se presentan los primeros signos de algunos problemas subyacentes en el proceso de automatización de las bibliotecas universitarias estudiadas. Se enuncia la incidencia de factores primarios que influyen en el proceso de integración bibliotecaria a nivel local y regional.

Palabras clave: Bibliotecas Universitarias; Automatización de Bibliotecas; Argentina

Abstract: This article has been written on the basis of the information provided by 30 academic libraries of Buenos Aires and surroundings. The principal intention is to reveal some particular aspects in the coordination of automation plans in information units and the concrete results of their implementation from the analysis of the general trends observed. This study is focused on fundamental outlines of software selection criteria and the importance granted to the different functions to be automated. Thus, the first signs of underlying problems in the automation process of the studied academic libraries are presented. This article also reports the strong influence of prime factors on the process of local and regional library integration

Keywords: Academic Libraries; Library Automation; Argentina

Artículo recibido: 21-10-98.
Aceptado: 7-12-98.

 

1. Introducción

Antes de entrar de pleno en el tema central de este artículo, es conveniente aludir, en pocas palabras, al marco conceptual en el cual se halla inserta la presente investigación (Proyecto UBACYT FI 013,1995).
La existencia de perspectivas teóricas enfocadas hacia bibliotecas de países desarrollados con altos niveles de automatización en contraste con las condiciones de las bibliotecas universitarias de América Latina obligó al grupo de investigación a formular el concepto de automatización para adaptarlo al contexto regional.
El concepto de automatización bibliotecaria denota un proceso caracterizado como una sucesión de pasos lógicos hacia una meta o resultado previsible con pautas observables de interacción social en un período dado. Tal postura sostenida por este equipo de investigación apunta, en primer término, a la posibilidad de considerar una amplia gama de factores asociados con el desarrollo bibliotecario de las universidades argentinas desde la perspectiva de la integración de sus recursos: requerimientos tecnológicos y organizativos de la implementación de un sistema, replanteos en la estructura institucional y de sus relaciones intra e interinstitucionales, las repercusiones de la informatización en el quehacer profesional de los bibliotecólogos y en las prácticas informativas de los usuarios, etc.
Un abordaje de esta naturaleza exige el conocimiento de los esquemas informacionales de las bibliotecas estudiadas. Una de las dificultades principales enfrentadas para la identificación, la estratificación de la población y el conocimiento de las características elementales de las bibliotecas universitarias fue la escasez de investigaciones sobre este tema en Argentina (Herrera, 1995)
Por lo cual, se realizó, en primera instancia, el relevamiento de una población total de 58 bibliotecas académicas, públicas y privadas, de Capital Federal y Gran Buenos Aires.
El presente trabajo se basa en el estudio de parte de los datos suministrados durante 1996 y 1997 por 30 bibliotecas universitarias de primera línea del área metropolitana, del ámbito público (54.8%) y privado (45.2%). La intención es adelantar algunos aspectos puntuales de la articulación entre los planes de automatización y los resultados concretos de su implementación a partir de un análisis inicial de las siguientes características: evaluación y selección de software, funciones automatizadas y nivel de significación asignado a la automatización de dichas funciones.
De este modo, se presentarán los primeros signos de algunos problemas subyacentes en el proceso de automatización de las bibliotecas universitarias argentinas.

2. Metodología

2.1 Recolección de datos

La técnica utilizada para la recolección de los datos ha sido una encuesta con un total de 31 preguntas. En el diseño del cuestionario se previó la inclusión de una serie de preguntas abiertas y cerradas reunidas en tres módulos de interés para los objetivos de la investigación:

a) Información general sobre las unidades (datos de identificación y localización, fondos documentales, tipo y cantidad de usuarios)
b) Rasgos salientes de los planes de automatización (diagnóstico, estudios de factibilidad, evaluación y selección de recursos tecnológicos)
c) Resultados concretos de la puesta en marcha de dicha planificación

De esta manera, el primer módulo posibilitaba la obtención de los datos pertinentes para la estratificación de la población según el tipo y tamaño de la biblioteca, a la vez que se individualizaba a la unidad informante con el fin de establecer contactos posteriores en caso de que fuera necesario aclarar o puntualizar el exacto significado de las respuestas obtenidas. Por otro lado, con el segundo y el tercer módulo se apuntaba a poner en evidencia la problemática de la articulación entre los proyectos de informatización y su ejecución en un contexto dado. Estos dos últimos módulos comprendían preguntas sobre aspectos puntuales del proceso de automatización: elaboración de planes, objetivos de la automatización, responsables de los proyectos y de su ejecución, funciones bibliotecarias a automatizar, evaluación de software y hardware, servicios automatizados, conversión retrospectiva, inversiones realizadas.

2.2 Análisis de los datos

El análisis de datos se centra en 3 ejes:

a) Medición de consistencia de datos en cada formulario para evaluar la credibilidad de la información.
b) Análisis de las variables que permiten cruzar previsión versus implementación para obtener porcentajes de previsión sobre lo actuado, de acciones pendientes de abordar o finalizar y de acciones llevadas a cabo sin planificación previa.
c) Análisis de las variables que posibiliten elaborar patrones de implementación para presentarlos diferentes niveles de automatización alcanzados.

3. Automatización y estudios de factibilidad

El punto de partida de todo proceso de automatización es la realización de un diagnóstico de la situación de la unidad de información con la consecuente elaboración de un proyecto destinado a establecer objetivos puntuales y estrategias adecuadas. Es fundamental llevar a cabo esta fase. En este sentido, se coincide con la apreciación de que más allá de la motivación existente en los administradores de un sistema para desarrollar un proyecto de esta índole, la inquietud primaria surge por la identificación de un problema dando lugar al inicio del proceso denominado análisis del sistema (Burgos Moya, 1994).
Los datos suministrados a continuación muestran algunas consideraciones sobre la dinámica de este análisis en las bibliotecas estudiadas.
El 96.8% de las unidades afirma haber automatizado total o parcialmente las funciones que se llevan a cabo en la biblioteca y sólo el 3.2% informa no haber iniciado aún este proceso. Dentro del primer grupo, el 74.2% ha efectuado un análisis del sistema. Finalmente, el 22.6% confirma no haber realizado un estudio previo y el 3.2% no respondió.
En primer lugar, aquellas unidades que efectuaron un análisis del sistema expresaron su intención de automatizar diversas funciones:

Cuadro 1 Funciones o módulos a automatizar

Según señalan los datos del Cuadro 1 las bibliotecas han proyectado mayoritariamente automatizar aquellas actividades relacionadas con el control bibliográfico de sus colecciones (catalogación y publicaciones seriadas). Cabe preguntarse a esta altura, cuál sería el camino a seguir para la consecución de ese objetivo, cómo se resolverían los problemas inherentes a la automatización de esas funciones y qué criterios se seguirían en la selección de un sistema administrador de bibliotecas.
Aquí se desemboca en uno de los puntos neurálgicos del proceso de automatización que, de hecho, se refleja en la literatura bibliotecológica, es el tema de la evaluación de softwares. Al considerar este aspecto, se observa que sólo el 55.5% declaró haberla efectuado; eI 21.2% no contestó y eI 24.2% lo hizo en forma negativa.
Es significativo destacar que la mayoría de las unidades (90%) evaluaron Microisis, mientras que otros softwares, especialmente los sistemas integrados de gestión bibliotecaria (SIGB), fueron escasamente considerados.

Cuadro 2 Evaluación de softwares

Corresponde observar que en muchos casos, por no existir comparación entre dos o más softwares, no puede hablarse de una verdadera selección, ya que una premisa de toda elección es la variedad de las opciones. No obstante, debemos aclarar que, las bibliotecas involucradas en esa respuesta, aseveran haber efectuado la misma.

4. Los resultados de la implementación

Una vez delineado el proyecto. la consistencia del mismo se verifica a través de la concreción de objetivos en la fase de implementación. Por lo tanto, si en la etapa de estudio del sistema, se había indagado sobre la intención de módulos a automatizar y de software a utilizar -entre otras características- era necesario explorar, en la etapa operativa, qué logros se habían podido materializar con respecto a aquellos planeados.
En este sentido, las 27 unidades afirmaron haber automatizado las siguientes funciones:

Cuadro 3 Funciones o módulos automatizados

En principio, hay concordancia entre los porcentajes de intención y los de implementación y se mantiene el predominio de la automatización de aquellas funciones relacionadas con el control bibliográfico.
Se relevaron, luego, algunos aspectos relacionados con el software. Se preguntó en primer término, de modo general, cuál había sido el tipo de software usado a partir de tres opciones: administrador de bases de datos, SIGB, software creado «ad hoc». Sobre el total de bibliotecas en proceso de automatización el 54% utiliza un administrador de bases de datos.
Apenas el 21% afirmó usar un paquete integrado para bibliotecas; pero, en una pregunta posterior del cuestionario declaró el uso de Microisis. Puede interpretarse, entonces, que la adopción del programa básico Microisis, complementado con aplicaciones desarrolladas en Isis-Pascal para funciones específicas, constituiría para estas unidades el símil de un paquete integrado. El resto de las bibliotecas utiliza un software creado «ad hoc».
El alto índice de frecuencia de uso de Microisis determina la conveniencia de contemplar el análisis de la implementación de programas Pascal:

Cuadro 4 % de uso de aplicaciones lsis-Pascal

Estos datos, y los recogidos para determinar la frecuencia de uso de los distintos softwares en la etapa de implementación, permiten confirmar el predominio claro y terminante de Microisis con respecto al resto de los programas.
Consecuentemente, llama la atención el hecho de que ninguna unidad cuente con un sistema integrado para gestión de bibliotecas de los existentes en el mercado internacional; pese a que, algunos de ellos, han sido evaluados, según la información que se despliega en el Cuadro 2. La evidencia de esta constatación nos habilita a indagar sobre otro aspecto urticante de la gestión bibliotecaria: el financiamiento de los costos de la automatización.
Se solicitó a las unidades que estimaran la inversión realizada en software. Se consideraron montos reducidos, quizás inadecuados en otro contexto, pero apropiados para nuestro medio según los sondeos realizados en un trabajo de campo previo. Las cifras relevadas corroboran esta presunción porque solamente 4 bibliotecas declararon inversiones superiores a los 10.000 dólares.
Debemos destacar que es importante el porcentaje de unidades (37.03%) que no ofrecieron datos con respecto a los montos invertidos para incorporación de software.

5. Relación entre planificación y ejecución con el grado de importancia de las funciones automatizadas

En este punto cabe destacar la tendencia de la relación entre la planificación y la puesta en marcha efectiva de la automatización de los distintos módulos o funciones, como así también, el peso o el grado de ponderación que para cada una de las categorías consideradas tiene el no haber planificado ni realizado. Si tomamos en cuenta algunas de dichas categorías, expresadas en términos de funciones, podemos obtener resultados significativos.

5.1 Automatización de la Catalogación

El nivel de planificación con realización es significativo (65,4%). Por otra parte. si tomamos la relación "no planificó -no realizó" que pondría de manifiesto la no consideración de la automatización de la catalogación (ni desde lo que se hizo, ni desde lo que se pretende realizar), vemos que sólo el 7.7% de los casos se halla en esta situación. Con lo que se podría inferir que la automatización de la catalogación se encuentra entre las necesidades o logros más destacados por los informantes.

5.2. Automatización de la circulación

Es interesante señalar que en el 23% de los casos ni se planificó ni se realizó automatización alguna, lo cual revelaría que, por el momento, la circulación automatizada no se halla entre las prioridades más significativas

5.3. Automatización de catálogo al público (OPAC)

El 38,5% de los casos planificó pero no automatizó, mientras que poco más de la cuarta parte de la muestra (26,9%) planeó la automatización y la llevó a cabo. Podría inferirse que la automatización de catálogos al público no constituye una urgencia dado que el 30,8% de los casos no planificó ni realizó automatización.

5.4. Automatización de publicaciones seriadas

Es importante el nivel de planificación y realización (65,4%). Esta tendencia guarda una estrecha relación con el índice de automatización observado para la función de catalogación (ítem 5.1)

5.5 Automatización de servicio de referencia

En este caso, es importante señalar que el 38.5% de los casos no planeó y no efectivizó. Una vez más, estaríamos en situación de suponer que la automatización de esta función no se halla entre las prioridades al momento de las decisiones en las bibliotecas relevadas. Este hecho se explica mejor cuando se compara con las cifras surgidas del análisis del servicio de OPAC (ítem 5.3).

5.6. Automatización de la gestión administrativa

El valor que sobresale corresponde a la no planificación cruzada con la no realización (38,5%), lo cual, de acuerdo con el criterio con el que venimos analizando esta relación, estaría revelando la poca prioridad que se le confiere a la automatización de esta función.

6. Niveles de automatización alcanzados en relación con la ponderación de las funciones automatizadas

A partir del análisis de las variables referidas en el punto anterior. fue posible generar patrones de implementación y formular las siguientes categorías según el grado de automatización: básicas, medias y avanzadas. A partir de dichas categorías fueron identificados 7 niveles:

• control bibliográfico (catalogación y control de publicaciones periódicas)
• control administrativo básico (control bibliográfico más circulación)
• control administrativo medio (control administrativo básico más adquisiciones)
• control administrativo avanzado (control administrativo medio más gestión administrativa)
• nivel básico de servicios (control administrativo avanzado más OPAC)
• nivel medio de servicios (nivel básico de servicios más referencia)
• nivel avanzado de servicios(nivel medio de servicios más acceso a Internet y bases en CD)

De esta forma, fue posible agrupar las unidades de información en correspondencia con los niveles señalados: control bibliográfico (23%), control administrativo básico (17%), control administrativo medio (10%), control administrativo avanzado (3%), nivel medio de servicios (3%). Se deben incluir dos grupos de bibliotecas que no respondieron a ninguno de los niveles formulados: sólo catalogación (7%) y missing (23%). Cabe aclarar que esta categorización responde a una primera etapa de análisis dentro de la metodología de esta investigación. En una etapa futura, sobre la base de una mayor cantidad de combinaciones, se contempla la formulación de nuevos niveles que ponderen situaciones intermedias.

7. Conclusiones

La contundencia de los guarismos expuestos en los parágrafos y en los cuadros estadísticos precedentes avala la rigurosidad de interpretaciones basadas en datos objetivos que son el reflejo de una realidad bibliotecaria compleja. El estudio proporciona señales reveladoras de problemas subyacentes y emergentes de los procesos de automatización de las bibliotecas universitarias de Argentina. Algunos signos descubren la situación local y otros contrastan con las tendencias internacionales en lo referente a la migración hacia sistemas de gestión bibliotecaria de última generación (Murray, 1997): sistemas operativos abiertos, formato MARC, arquitectura cliente-servidor, protocolo Z39.50 (Dempsey, Russel y Kirriemuir, 1996), salida a web, entre otras.
La primera consecuencia observacional devela el uso extendido del software Microisis, en el mejor de los casos, asociado a programas Pascal. La utiIización de este gestor de bases de datos no puede concebirse como una auténtica selección, pues, según se expuso, una parte de las bibliotecas no tuvo la posibilidad de confrontarlo con otros programas de finalidad similar La adopción de este software estaría, entonces, sujeta a las urgencias operativas impuestas por la situación imperante en las instituciones de educación superior y, al mismo tiempo, por el estatus de la biblioteca en el seno de la comunidad universitaria. El correlato empírico de esta posición reside en los bajos niveles de inversión asignados a softwares bibliotecarios. Más aún, las bibliotecas que sostuvieron haber evaluado sistemas integrales administradores de bibliotecas no optaron por ninguno de ellos y continuaron operando con Microisis.
Estas premisas obligan a realizar un salto inferencial que conduce del tema de las inversiones al de las políticas de información; por ende, no se puede ignorar que la magnitud de aquéllas responde a los lineamientos de éstas; y es, por otra parte, consecuente con la existencia de planes o proyectos rudimentarios que han sido una de las rémoras de la modernización de las bibliotecas universitarias. En los últimos años, para contrarrestar esta situación han surgido entes oficiales con financiación mixta que tienden a impulsar y fomentar proyectos de desarrollo bibliotecario.
Las bibliotecas universitarias argentinas tendrán que afrontar en el corto plazo, de acuerdo con los primeros indicios surgidos de este análisis, problemas estructurales y operativos básicos emergentes de las transformaciones tecnológicas en el campo del procesamiento y distribución de la información a las puertas del siglo XXI; sobre todo si pretenden impulsar un acceso igualitario a la información. Sin embargo, la ausencia o la precariedad de políticas de información, por parte de las instituciones universitarias, atentará contra las bibliotecas impidiéndoles encarar proyectos integrales de automatización que garanticen el diseño, la viabilidad, la puesta en marcha, el progreso y la continuidad de un desarrollo bibliotecario apoyado en la automatización. La prioridad, pues, apuntaría al estudio y profundización de dichas políticas dirigidas a revenir el estadio primario del proceso de automatización en el que se encuentran hoy las bibliotecas de acuerdo con los datos presentados en el ítem 6. Si esto fuera así, el primer movimiento hacia esa dirección debería estar orientado a contemplar las tendencias internacionales en cuanto a la normalización del tratamiento de la información.
En última instancia, un enfoque de esta naturaleza expone ante la comunidad regional e internacional el conocimiento sobre los niveles alcanzados en la automatización en un área significativa del país, con miras a la constitución de redes. La disponibiblidad de esta información facilita intercambios horizontales entre países que alcanzaron iguales niveles de desarrollo del proceso, pero a través de distintas experiencias en función de sus contextos: también, intercambios verticales, entre los países más desarrollados y aquellos que atraviesan fases primarias, porque los primeros pueden transferir sus conocimientos y actuar como un factor catalizador de los procesos, reduciendo, de esta manera, sus tiempos de transformación. Esta estrategia es factible en un área con características socioculturales afines como la de América Latina, pues aseguraría la sustentabilidad del desarrollo bibliotecario de la región, evitando el peligro de la apertura de brechas informacionales entre países con vocación integracionista.

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