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Información, cultura y sociedad

versión impresa ISSN 1514-8327versión On-line ISSN 1851-1740

Inf. cult. soc.  n.7 Ciudad Autónoma de Buenos Aires jul./dic. 2002

 

Errores de precisión y de consistencia en la catalogación descriptiva

Precision and consistency errors in descriptive cataloging

Ana M. Martínez, Norma Mangiaterra, Rosa Z. Pisarello,  Edgardo A. Stubbs, Alicia S. Cap

Departamento de Bibliotecología, Facultad de Humanidades y Ciencias de la Educación, Universidad Nacional de La Plata. Calle 48 e/6 y 7-5º piso, oficina 528, 1900 La Plata, Argentina. Correo electrónico: ammarti@netverk.com.ar

Resumen: Se identificaron los errores de precisión (ortográficos y dactilográficos) en los campos de autor personal y título de 1.800 registros bibliográficos pertenecientes a 18 catálogos de bibliotecas argentinas (Grupo 1) y los errores de consistencia (trasgresión a las normas y formatos) en 104 registros bibliográficos de 10 bibliotecas argentinas con 144 ocurrencias que respondían al término de búsqueda ministerio (Grupo 2). De 260 errores de precisión, 140 (54%) no afectaban la recuperación (mayúsculas o minúsculas y signos diacríticos) y 120 (46%) sí afectaban la recuperación (permutación de caracteres 2, omisión 67, sustitución 24, repetición 7, inserción 20). El 8% de los registros del Grupo 1 fue rechazado por incluir >1 errores. En el Grupo 2 se detectaron trasgresiones en los subcampos localidad (81,2%), país (17,3%), sigla (32,6%), nombre oficial de la entidad y entidad de mayor jerarquía (20,8%) y nombre normalizado (93,1%). Todos los registros del Grupo 2 fueron rechazados por presentar al menos 1 error. Se recomienda incorporar listas de autoridades de nombres y títulos para evitar ambos tipos de errores y sistemas de gestión de calidad para impedir la inclusión de errores en el catálogo.

Palabras clave:  Catalogación descriptiva; Errores de consistencia; Errores de precisión

Abstract: Precision errors (spelling and typing ones) were identified for personal authors and titles in 1800 bibliographic records from 18 Argentine library catalogs (Group 1), while consistency errors (transgression to the rules and formats) were identified in 104 bibliographic records from 10 Argentine library catalogs with 144 occurrences obtained as a response to the search term ministerio (Group 2). From 260 precision errors, 140 (54%) did not affect the retrieval (upper and lower case, diacritical marks), and 120 (46%) did affect the retrieval (character exchange 2, omission 67, substitution 24, repetition 7, insertion 20). 8% of the records from Group 1 were rejected since they had >1 errors. In Group 2 transgressions were detected in the subfields city (81,2%), country (17,3%), abbreviation (32,6%), official name and major entity (20,8%), and standardized name (93,1%). All the records from Group 2 were rejected since they had at least 1 error. The creation of authority files to avoid both kind of errors is recommended, as well as the implementation of a quality management system to avoid the inclusion of errors in the catalog.

Keywords: Descriptive cataloguing; Consistency errors;  Precision errors

Artículo recibido: 25-07-02.
Aceptado: 07-11-02.

Introducción

Hace más de cien años que Charles A. Cutter definió las dos funciones principales de un catálogo, refrendadas en 1961 por la Conferencia de Catalogación de París (Taylor, 1992): a) la identificación de un documento por su autor, título o materia y b) la reunión de todos los documentos de un mismo autor o una misma materia.
Como es sabido, entre las dificultades para recuperar información por los puntos de acceso de autor y título se destacan los errores de precisión y los errores de consistencia. Los errores de precisión (ortográficos y dactilográficos) son aquellos que afectan la identificación. Si en un registro bibliográfico se escribe el apellido Zábato, el usuario que solicite Sábato obtendrá una respuesta negativa; si se registra Güiraldes no se podrá recuperar Güiraldes. Los errores de consistencia son aquellos que se apartan de las normas de catalogación o descripción bibliográfica e impiden la reunión de todos los documentos que responden a un mismo autor. Si un catalogador registra Argentina. Congreso y otro Congreso de la Nación, en el momento de la búsqueda no podrán recuperarse los dos simultáneamente.
Sobre la base de lo anterior, los objetivos de este trabajo son: a) identificar errores de precisión en los puntos de acceso de autor y título y b) identificar errores de consistencia en los puntos de acceso de autor corporativo, ambos en una muestra de registros bibliográficos obtenidos de catálogos en línea de bibliotecas argentinas disponibles en Internet.

Metodología

Los registros bibliográficos fueron agrupados como sigue:

Grupo 1: 1.800 registros tomados al azar de 18 catálogos de bibliotecas argentinas (100 registros de cada catálogo). En este grupo se identificaron los errores de precisión y se clasificaron según Spinak (1995) y Ortego y Bonal (1996), como se describe a continuación:

- Errores ortográficos y/o dactilográficos que no afectan la recuperación (mayúsculas o minúsculas, acentos y diéresis).

- Errores ortográficos y/o dactilográficos que sí afectan la recuperación, a saber: permutación de letras (ojya por joya); omisión de letras o espacios en blancos (joa por joya, lajoya por la joya); sustitución de letras (joja por joya); repetición de letras (joyya por joya); inserción de letras o espacios en blanco (jotya por joya, joya por joya).

Grupo 2: se realizó una búsqueda por la palabra clave ministerio en el campo 29. Autor institucional (nivel monográfico) de los mismos 18 catálogos. Se recuperaron 104 registros pertenecientes a los catálogos de 10 bibliotecas, con un total de 144 ocurrencias que fueron todas analizadas respecto a su conformidad con la segunda edición de las Reglas de catalogación angloamericanas (AACR2) y los manuales de los formatos correspondientes. Cabe señalar que la totalidad de los catálogos consultados utilizaban el formato FOCAD (Centro Argentino de Información Científica y Técnica, 1994) o el formato BIBUN (Universidad de Buenos Aires, 1993), que son prácticamente iguales en cuanto al campo estudiado, es decir el 29. Autor institucional (nivel monográfico). Dentro de este campo, se analizaron los siguientes subcampos comunes a ambos formatos: ^l localidad, provincia o estado, ^p país, ^s sigla, ^e nombre oficial de la entidad, ^j entidad de mayor jerarquía, ^n nombre normalizado de acuerdo con las normas AACR2.
Se adoptó el criterio de considerar un registro como aceptado cuando presentaba cero errores y como rechazado cuando contenía >1 errores. Los datos estadísticos se procesaron mediante la planilla de cálculo Excel (Microsoft, Redmon WA, Estados Unidos).

Resultados

Los errores de precisión (Grupo 1) se presentan en la Tabla 1. Del total de 260 errores, 120 (46%) sí afectaban la recuperación, mientras que 140 (54%) no afectaban la recuperación. La media de errores de precisión fue de 7 errores que sí afectaban la recuperación, más 8 errores que no afectaban la recuperación por cada 100 registros bibliográficos.  Por otra parte, en la Tabla 2 se muestran los registros aceptados, cuya media fue de 92 si se incluyen los errores que no afectaban la recuperación y de 96 si se toman en cuenta solamente los errores que sí afectaban la recuperación, por cada 100 registros bibliográficos.

Tabla 1. Errores de precisión en una muestra de 1800 registros bibliográficos de bibliotecas argentinas

Tabla 2. Registros aceptados (cero errores de precisión) de una muestra de 1.800 registros bibliográficos de bibliotecas argentinas

Respecto de los errores de consistencia (Grupo 2), el análisis por subcampos presentó los resultados cuantitativos que se muestran en la Tabla 3 y cualitativos que se describen a continuación:

^l Localidad: se debe registrar el nombre de la localidad, seguido de la provincia o estado según un código particular que se anexa a los manuales de ambos formatos. Las trasgresiones incluían omisión del dato, sustitución de la localidad por la provincia o sustitución de la localidad por el país.
^p País: se debe registrar el país de la entidad según la norma ISO 3166 que se anexa a los manuales de ambos formatos. Las trasgresiones incluían omisión del dato o registro del nombre completo del país.
^s Sigla: se debe registrar la sigla de la entidad, si posee. Las trasgresiones incluían incoherencias en el uso de la sigla dentro de un mismo catálogo: distintas siglas para una entidad, inclusión de la sigla en unos registros y en otros no, unas veces con puntos y otras sin puntos.
^e Nombre oficial de la entidad y ^j Entidad de mayor jerarquía: Las trasgresiones incluían el uso de más de una forma del nombre oficial en el mismo catálogo, omisión de la entidad de mayor jerarquía, inclusión innecesaria de la entidad de mayor jerarquía (por ejemplo Ministerio de Educación de la Nación. Universidad de Buenos Aires), sustitución del nombre oficial por la entidad de mayor jerarquía, inclusión de ambas entidades en el subcampo ^e.
^n Nombre normalizado: se debe registrar el nombre de la entidad normalizado según las AACR2, en todos los casos de autores corporativos. La totalidad de las trasgresiones se referían a la omisión del dato.

Ningún registro del Grupo 2 pudo ser aceptado, ya que todos presentaban al menos 1 error de consistencia.

Tabla 3. Errores de consistencia: trasgresiones a los formatos bibliográficos y las reglas de catalogación

Conclusiones

Como se mencionó en la Introducción, los errores de precisión impiden cumplir con la función de identificación, mientras que los errores de consistencia impiden cumplir con la función de reunión. Por este motivo, no se debe permitir que dichos errores se introduzcan en el catálogo, sino que deben corregirse antes de que los registros bibliográficos sean puestos a disposición de los usuarios. Esto implica desde luego un retrabajo con su consecuente incremento en los costos y en la demora del procesamiento de los documentos, pero es indispensable para lograr la efectividad del servicio que presta el catálogo.
La proporción de registros aceptados en el Grupo 1 (92%), puede considerarse satisfactoria, ya que en promedio sólo el 8% de los registros demandaría correcciones. El análisis de los errores (Tabla 1) resultaría útil para implementar medidas correctivas puntuales y programas de capacitación que se orienten a un mejoramiento continuo del desempeño de los catalogadores, sobre todo en aquellas bibliotecas que se encuentran por debajo del promedio. Resulta necesario mencionar que los errores de precisión que no afectan la recuperación también deben corregirse, porque el mal uso de mayúsculas y minúsculas o de los acentos y diéresis desmerece la jerarquía de una institución cultural como la biblioteca, más allá de que puedan o no recuperarse.
La situación es muy distinta en el Grupo 2, donde el 100% de los registros debe ser corregido. El análisis de los errores evidencia dos problemas muy graves: a) la ignorancia de las normas básicas para la catalogación (AACR2 y formatos) o b) la falta de rigor en su aplicación. Llama la atención que un dato indispensable como el nombre normalizado se haya omitido en el 93,1% de los casos, a pesar de que es justamente el punto de acceso que permite la reunión de los registros bibliográficos y que se encuentra claramente definido por los formatos utilizados. Esta trasgresión exige medidas correctivas profundas en relación con la capacitación de los catalogadores.
Los resultados obtenidos y el hecho de que los errores, tanto del Grupo 1 como del Grupo 2, se hayan admitido en los catálogos, obligan a dos recomendaciones:

1- La creación de listas de autoridades de nombres y títulos, complementadas con la incorporación de la tecnología necesaria para que estos puntos de acceso normalizados puedan ser copiados en los registros, evitando tanto los errores de ortografía y dactilografía como las trasgresiones a las normas de catalogación.
2- La implementación de sistemas de gestión de calidad de los procesos técnicos que apunten a evitar la inclusión de los registros defectuosos en el catálogo y al mejoramiento continuo de los catalogadores.

Nota

Los resultados parciales de esta investigación han sido presentados en el 4º Encuentro de Docentes de Escuelas de Bibliotecología y Ciencia de la Información del Mercosur, San Lorenzo, Paraguay, 24-27 de julio de 2001 y 36ª Reunión Nacional de Bibliotecarios, Buenos Aires 15-18 de abril de 2002. Proyecto acreditado por el Programa de Incentivos del Ministerio de Cultura y Educación de la Nación con el número H/292.

Bibliografía

1. Centro Argentino de Información Científica y Técnica. 1994. Formato común argentino para documentos. Buenos Aires: CAICYT.        [ Links ]

2. Ortego, María del Pilar y José Luis Bonal. 1996. Indicadores para el control de calidad de bases de datos bibliográficas. En Actas de las V Jornadas Españolas de Documentación Automatizada. Cáceres: Universidad de Extremadura. p. 503-512.        [ Links ]

3. Spinak, Ernesto. 1995. Errores ortográficos en el ingreso en bases de datos. En Revista española de documentación científica. Vol. 18, no. 3, 307-319.        [ Links ]

4. Taylor, Arlene G. 1992. Bohdan S. Wynar: Introduction to cataloging and classification. 8th ed. Englewood: Libraries Unlimited. p. 6-8.        [ Links ]

5. Universidad de Buenos Aires. Sistema de Información y Bibliotecas. 1993. BIBUN: bibliotecas universitarias. Buenos Aires: UBA.        [ Links ]

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