Administración de documentos y archivos: planteos para el siglo XXI / Manuel Vázquez Murillo. Buenos Aires: Alfagrama, 2004. 140 p. ISBN: 987-95615-6-2. U$s. 15,00.

Silvia Contardi

Instituto de Investigaciones Bibliotecológicas, Facultad de Filosofía y Letras, UBA

La presente obra es la actualización de otra anterior del autor, Introducción a la Archivología: guía de estudio, publicada en 1997. Este trabajo proporciona conceptos y definiciones de los términos fundamentales de la antigua Archivística hoy Ciencia de la Administración de los Documentos y Archivos.
Vázquez Murillo se basa en dos líneas fundamentales para proponer esta renovación. La primera es que los documentos de archivo nacen para cumplir una tarea administrativa o jurídica, o sea, para estar vigentes; su aspecto histórico o retrospectivo es sólo una consecuencia. La segunda es que el centro de la profesión es seguir una Política Documental y Archivística, o sea que los archiveros no tienen solamente como meta "reunir, conservar u ordenar" sino conducir la política de servicio a la sociedad mediante sus recursos y elevar el nivel de vida democrática, logrado con el uso de los documentos que surgen de la gestión y la información que se encuentra contenida en ellos. Tiene, a su vez, la concepción de pasar de una posición de espera y trabajo interno a otra de iniciativa activa, que mira hacia afuera de los archivos, hacia la sociedad y los usuarios de los documentos vigentes.
Una consecuencia de esta renovación se observa en algunos cambios terminológicos, por ejemplo, el término Documento de Archivo proveniente de Archivos Históricos (que era su destino) es reemplazado por Documento de Gestión donde se privilegia la génesis y la consiguiente vigencia. Otros ejemplos son: Administración de Documentos y Archivos por el término Archivología, y Administrador de Documentos y Archivos por el de Archivero.
Otra consecuencia es el cambio de ciencias que están unidas a esta profesión, antes era la Historia y ahora se suman a ella el Derecho, la Sociología y las Ciencias de la Comunicación por la circulación de la información contenida en los documentos vigentes.
El autor es Licenciado en Teología y Archivero por la Universidad Nacional de Córdoba, es además docente universitario, se especializa en Selección Documental de Documentos de Archivo y en Teoría Archivística. Algunas de sus publicaciones son: Manual de selección documental, Como seleccionar documentos de archivo, Introducción a la Archivología y Política de la Administración de Documentos y Archivos.
Vázquez Murillo define los objetos de estudio e investigación de este campo del saber, a saber: los documentos de gestión o de archivo y la archivalía; la información  contenida en ellos; los archivos y los sistemas de administración de documentos y archivos; la política de la administración de documentos de gestión y del patrimonio documental; los administradores de documentos y archivos, sus centros de docencia e investigación y sus asociaciones y colegios profesionales; y la administración de documentos y archivos como ciencia, su campo, método y relaciones con otras ciencias. Y establece que el fin de esta Ciencia de la Administración de Documentos y Archivos es crear y conducir una política que eleve el nivel de vida de la sociedad.
La presente obra está estructurada en once capítulos, que basan su distribución en los objetos de estudio mencionados anteriormente, previo a su desarrollo el autor brinda definiciones y conceptos sobre el documento en general en el primer capítulo y sobre el documento de gestión o archivo en el segundo, ofreciendo, además, definiciones sobre términos relacionados y también las distintas clasificaciones que puede presentar este tipo de documento.
En el siguiente capítulo desarrolla el ciclo vital que cumplen los documentos de gestión o de archivo, lo plantea desde la causa del poco o mucho uso y del decrecimiento del valor, esta causa es la vigencia o la fuerza que tiene un documento. Presenta, entonces, cada edad y cada momento dentro del esquema del ciclo vital desde esta perspectiva, pero al finalizar la descripción de todas las fases incluye una síntesis de otros planteos del ciclo vital que aportan otros autores que también trataron el tema.
En el apartado cuatro se tratan casos especiales de este tipo de documentación: documentos comunes a archivos y bibliotecas; documentos tridimesionales; expedientes y formularios; soportes magnéticos y documentos vitales o esenciales.
Los capítulos cinco y seis enuncian las definiciones, términos relacionados y diferencias que existen entre los términos Archivalía y Archivo respectivamente. Además, el autor explica cuándo un documento comienza a ser archivalía y pasa a conformar el Patrimonio Documental y cual es su utilidad como recurso (por parte del Estado) para el desarrollo del nivel de vida democrática de la sociedad. Por otra parte, brinda distintas clasificaciones que pueden tener los archivos: por el tipo de instituciones a las que sirven, por la cantidad de instituciones a las que sirven, por la ubicación dentro de un sistema de archivos, por la cantidad de uso de los documentos que albergan, por la relación con el destino final de los documentos y por las características de los conjuntos documentales que contienen.
La próxima unidad aborda el Sistema de Administración de Documentos y Archivos: los elementos que lo constituyen, cómo es la circulación de información en un sistema (interna y externa o de relación con otras entidades), a qué dependencias se puede proponer la dirección del sistema, cuáles son los objetivos del Sistema de Administración de Documentos y Archivos, y el servicio imprescindible que prestan los recursos electrónicos en esta actividad.
Como en los capítulos anteriores, el siguiente revisa en primer lugar la definición de Política de Administración de Documentos, Información y Archivos, y luego se ocupa de los objetivos de la política documental para el siglo XXI (los que atienden a la vertiente administrativa y los que atienden a la vertiente del patrimonio documental) y los recursos utilizados por esta política (el poder de los documentos de gestión; la apertura o clausura de información contenida en ellos: documentos de difusión obligatoria, de libre acceso, confidenciales y secretos; los manuales de procedimientos como reglamento que determina todas las exigencias necesarias para acumular antecedentes imprescindibles a fin de poder tomar decisiones; y toda la legislación que cubra este amplio espectro de campos y áreas).
En el capítulo nueve el autor se ocupa de las políticas sobre los usuarios de los documentos de gestión. En la actualidad muchísimos documentos inciden sobre un gran número de usuarios, más allá de la entidad productora y del solicitante o destinatario, que hacen surgir nuevos usuarios desconocidos hasta ahora y también una reformulación de los antiguos o clásicos. Esto lleva a adecuar las políticas a los requerimientos de información y apertura a la consulta de toda serie documental de cualquier institución.
En el capítulo diez se brinda la definición, términos relacionados, funciones e incumbencias profesionales de los administradores de documentos y archivos o archiveros. Al ser los archivos muy diversos se describen las incumbencias del archivero en cada una de las áreas de las que la Archivología se ocupa.
Finalmente, Vázquez Murillo vuelve sobre la definición de Ciencia de la Administración de Documentos y Archivos brindada al principio de la obra para estudiarla y ubicarla entre los demás campos científicos. Menciona nuevamente sus objetos de estudio y desarrolla los ítem que la componen: el campo, el método y el servicio. El campo incluye tres sectores: la extensión del territorio de la ciencia, su relación con las demás ciencias y la terminología.
Es importante destacar la amplia bibliografía ofrecida en cada capítulo, así como también los índices que se incluyen al final de la obra. Uno ofrece todos los autores citados en cada capítulo y el otro es un índice temático que proporciona puntos de acceso específicos a los contenidos.
Además, el autor incluye un apéndice con todos los temas que no fueron desarrollados en el libro y aporta bibliografía para consultar sobre los mismos por otros autores que sí los trataron.
En esta nueva versión se replantea el tema sobre teoría archivística, los documentos que utiliza nuestra sociedad, su tramitación y la circulación de la información contenida en ellos  pero adecuándolos a las necesidades y exigencias del siglo XXI en Iberoamérica.