Los objetivos del catálogo

The objectives of catalogs

Graciela Spedalieri

Centro de Recursos Informativos, Embajada de los Estados Unidos en Buenos Aires.  Av. Colombia 4300. (C1425GMN) Buenos Aires, Argentina. Correo electrónico: gspedalieri@gmail.com

Resumen: Los catálogos han evolucionado a lo largo del tiempo no sólo en su aspecto físico, sino en la concepción de cuáles deben ser sus funciones. Diversos enunciados de los objetivos del catálogo han servido de base para la redacción de principios o códigos de catalogación. Este artículo reseña los enunciados producidos desde el siglo XIX hasta comienzos del siglo XXI, para comparar sus características y observar su evolución.

Palabras clave: Catalogación; Catálogos; Objetivos del catálogo.

Abstract: Catalogs have evolved over time not only in their physical aspect, but also the conception of what their functions must be. Several statements on catalog objectives have been the basis for the writing of cataloging principles or cataloging codes. This article reviews the statements on catalogs objectives produced from the 19th century to the beginning of the 21st in order to compare their characteristics and observe their evolution.

Keywords: Cataloging; Catalogs; Objectives of catalogs.

Artículo recibido: 03-10-06.
Aceptado: 15-11-06

Introducción

Los códigos de catalogación proveen reglas para la creación de registros que luego se integrarán en un conjunto ordenado. Ese conjunto, el catálogo, es una pieza central en el proceso de control y recuperación de la información que ejercen las bibliotecas sobre sus colecciones, y también sobre los recursos a los que dan acceso. Según Lubetzky (2000: 10), los códigos proporcionan al catalogador respuestas sobre qué, cuándo y cómo proceder ante determinadas circunstancias, pero raramente explican el por qué. Los principios y objetivos que guían la construcción de catálogos no suelen estar presentes en los códigos de catalogación, privando al catalogador de los fundamentos en los que debe basar su trabajo. Los objetivos del catálogo han sido enunciados y discutidos desde mediados del siglo XIX, pero aún hoy no están  integrados a la tarea del catalogador tanto como deberían, para informar y dar consistencia a sus decisiones en la creación de registros.
Este artículo propone una revisión de los objetivos del catálogo tal como han sido enunciados desde el siglo XIX hasta nuestros días, para observar los temas que han conformado la discusión sobre lo que el catálogo debe hacer, y la evolución que esos objetivos han experimentado desde la época de los catálogos impresos hasta nuestros días.

Los catálogos hasta el siglo XVIII: del inventario a la lista de localización

Desde la antigüedad hasta el siglo XVI, los instrumentos que registraban los contenidos de una colección cumplieron una función de inventario: el registro de las piezas físicas que integraban esa colección, con la finalidad de ofrecer una lista del patrimonio de la biblioteca (Hanson y Daily, 1970). Estas listas, que originalmente se asemejaban a un catálogo topográfico, con una ordenación basada en la ubicación física, fueron adquiriendo con el tiempo arreglos más elaborados, incorporando criterios tales como orden de acceso, período del autor o fecha de publicación. Pero el objetivo era invariablemente patrimonial; no se contemplaba la recuperación de información sobre los recursos que componían la colección como una función que debiera cumplir el catálogo.
 A partir del siglo XVII, los catálogos comienzan a exhibir características que apuntan más allá del mero inventario de bienes. Elementos tales como índices por autor y por materia, y una mayor preocupación por la descripción, tanto en su contenido como en su forma, marcan la aparición de un nuevo enfoque, que comienza a apartarse de las limitaciones que impone la función de inventario para tratar de ofrecer un medio de recuperación. Es el comienzo de la época del catálogo como lista de localización (Hanson y Daily, 1970). La edición de 1620 del catálogo de la Biblioteca Bodleiana de Oxford es considerado el primer catálogo general de una biblioteca que funciona principalmente como una lista de localización.
El catálogo original de la biblioteca de Oxford respondía a las características de los catálogos de la época: un conjunto de listas de inventario de las distintas secciones de la colección (teología, medicina, derecho, artes), en el que cada sección se subdividía luego según el tamaño, y cada grupo por tamaño se ordenaba a su vez por autor, reflejando el orden en los estantes. La información proporcionada para cada libro era muy breve y redactada de manera informal. A principios de siglo XVII, Sir Thomas Bodley, benefactor de la biblioteca, solicitó una copia del catálogo con intención de usarla para decidir la adquisición de nuevos libros para la colección, pero encontró que le resultaba bastante difícil determinar si un libro ya formaba parte de la colección o no. Bodley plantea a Thomas James, el bibliotecario, las dificultades que encuentra: la información que se ofrece para cada libro es muy escasa, y muchas veces no le permite determinar si el libro que tiene en sus manos y el que figura en el catálogo son el mismo; en los casos, muy comunes, de obras encuadernadas con otras obras, no hay manera de encontrarlas en la lista si no se sabe con cuál han sido encuadernadas. Bodley pone de relieve la necesidad de otra función para el catálogo, la de ayudar a determinar, ya sea en la misma biblioteca o fuera de ella, si la biblioteca posee o no un determinado libro (Lubetzky, 2001a).
El catálogo de la Biblioteca Bodleiana publicado en 1620 refleja esta función. Es el primer catálogo que funciona como una lista de localización, con los asientos ordenados por el apellido del autor, o por palabras significativas del título en el caso de los anónimos.  La función del catálogo como instrumento de recuperación pasa así a primer plano, y este catálogo puede considerarse el precursor de los catálogos diccionario (Hanson y Daily, 1970). En la edición de 1674 del catálogo de la Biblioteca Bodleiana, muchas de las reglas en las que se había basado la compilación del catálogo desde 1620 se incluyen en el prefacio. Entre ellas, el uso de una sola forma del nombre para cada autor marca la aparición, en forma embrionaria, del concepto de reunión o agrupación de registros en el catálogo.

Los objetivos del catálogo

El siglo XVII marca el inicio de la era del catálogo como lista de localización. Este es un cambio muy importante, pero los catálogos presentan aún numerosos problemas como instrumentos de recuperación, debido a la ausencia de principios generalmente aceptados para su compilación. Es en el siglo XIX cuando comienzan a buscarse enfoques más sistemáticos en la compilación de catálogos, y también empieza a plantearse de manera explícita la discusión sobre cuál es la función que debe cumplir el catálogo.
 Podemos trazar los antecedentes de esa discusión hasta las acaloradas discusiones que rodearon la compilación de un nuevo catálogo para la biblioteca del Museo Británico a mediados de siglo. En 1841, Anthony Panizzi, bibliotecario jefe del Museo Británico, redactó junto con un comité un conjunto de reglas para la compilación del nuevo catálogo de la biblioteca del Museo. Las Rules for the Compilation of the Catalog, conocidas como las  "91 reglas de Panizzi", estaban diseñadas para la confección de un catálogo alfabético, principalmente de autores personales y entidades, que permitiera al usuario la localización fácil y rápida de un libro, así como la agrupación de las obras de un mismo autor con sus diferentes ediciones y traducciones. Panizzi sostenía que un usuario puede conocer la obra que busca, pero no puede pretenderse que conozca todas las ediciones de esa obra. El catálogo, por lo tanto, debía no sólo informar sobre la existencia de un libro en particular, sino también reunir las diferentes ediciones y traducciones de una obra (Lubetzky, 2001a). Esta concepción llevaba al catálogo más allá de la función de lista de localización, y hacía, por lo tanto, necesario aplicar nuevas técnicas en su organización, lo que implicaba nuevas y más complicadas reglas para su compilación.
Estas reglas y la concepción de Panizzi fueron objeto de fuerte crítica por parte de quienes sostenían que la función del catálogo era solamente la de servir como lista de localización. Thomas Carlyle, uno de los más acérrimos opositores a Panizzi y sus nuevas reglas, afirmaba que el objetivo de un catálogo era indicar que un determinado libro estaba en la biblioteca. Para cumplir con este objetivo, argüía Carlyle, no hacían falta demasiadas reglas, ni que estas fueran complicadas. Puede que no le faltase razón, pero ciertamente no hacía justicia al planteo subyacente en las 91 reglas de Panizzi. Para Panizzi, el objeto de un catálogo no eran los libros en tanto entidades individuales e independientes tal como las entendía Carlyle, sino algo más complejo: cada libro era una edición particular de una obra, un componente dentro de un conjunto de diferentes entidades individuales que representaban un contenido intelectual común. El catálogo no podía agotarse en informar al usuario "este libro (esta particular edición de esta obra) está en la biblioteca". Debía ir más allá, mostrarle todas las ediciones de una obra disponibles en la biblioteca. Para eso, era necesario que el catálogo reuniera de alguna manera todas las ediciones y traducciones de una obra determinada, de manera que si un  usuario buscaba un libro en particular, lo encontrara, no como una entidad independiente, sin lazos con otras, sino en el contexto de todas las ediciones de la obra. Panizzi plantea así dos funciones para el catálogo: la de identificación de ediciones o publicaciones individuales, y la de reunión de todas las ediciones de una obra (Lubetzky, 2001a).
Las reglas de Panizzi fueron el primer código moderno de catalogación pero, además, fueron el inicio de una concepción del catálogo que lo lleva más allá de la lista de localización: el catálogo que contempla no sólo el objeto material, sino también su contenido intelectual, y se preocupa por brindar acceso a ambos.

Los objetivos de Cutter

La primera enunciación explícita de los objetivos del catálogo corresponde a Charles Ammi Cutter (1876), quien observa que el tratamiento de la catalogación no se realiza en forma sistemática, ni se buscan principios que guíen la tarea. En sus Rules for a Printed Dictionary Catalog, Cutter comienza por establecer qué es lo que un catálogo debe hacer, como paso previo a determinar cómo deben redactarse y ordenarse los registros que componen ese catálogo.

Según Cutter, el catálogo debe

1. Permitir a una persona encontrar un libro del cual

A. el autor,
B. el título, o es conocido
C. el tema

2. Mostrar qué posee la biblioteca

D. por un autor determinado
E. sobre un tema determinado
F. en un género literario determinado

3. Ayudar en la elección de un libro

G. por la edición (bibliográficamente)
H. por su carácter (literario o temático) (Cutter, 1876).

Cutter  plantea tres objetivos: los de localización (o identificación) y reunión, ya anticipados por Panizzi, más un tercer objetivo, el de selección o evaluación, que si bien Panizzi no menciona, aparece implícitamente en sus planteos.
El primer objetivo representa la función del catálogo como lista de localización, que responde a la búsqueda de un ítem conocido. El usuario, que conoce la existencia de un recurso bibliográfico, busca determinar si el mismo forma parte de la colección de la biblioteca buscándolo por su autor, su título o la materia de la que trata -aunque en muchos casos, la conjunción no es "o" sino "y", ya que es necesario más de un dato para poder  localizar un ítem conocido (autor y título, título y materia, etc.). Un catálogo como lista de localización en general presenta las siguientes características: uso de los nombres como punto de acceso en la forma en que aparecen en la fuente de información y un mínimo de descripción, sólo lo imprescindible para la identificación (Rowley y Farrow, 2000).
El segundo objetivo, de reunión o agrupamiento, responde a otro tipo de búsqueda posible, la búsqueda por categorías. Este objetivo es presentado por Cutter como reunión de recursos de un mismo autor, un mismo tema o un género literario. Para reunir, es necesario establecer qué relaciones existen entre recursos y conectar registros de acuerdo con ellas. Los mecanismos necesarios para cumplir con el objetivo de reunión son, por una parte, la extensión de la descripción para cubrir información de las relaciones y por otro, el uso de puntos de acceso normalizados y una estructura de referencias entre los puntos de acceso. Esta necesidad es opuesta a la de representar nombres tal como aparecen en el recurso, que es necesaria para la función de identificación. Al requerir medios diferentes y muchas veces opuestos para su concreción, las  funciones de identificación y de reunión entran en conflicto. Una de ellas tiende a prevalecer sobre la otra. Históricamente, ha sido la función de identificación la que ha prevalecido sobre la de reunión (Rowley y Farrow, 2000).
El tercer objetivo del catálogo, según Cutter, es ayudar al usuario a decidir, a partir del registro, si le interesa o no consultar el recurso, o seleccionar, entre varios recursos, cuál es el que mejor responde a sus necesidades. Este objetivo de selección o evaluación se cumple a través de los datos que describen al recurso en el registro. Para ayudar en la selección en cuanto al carácter (literario o temático), Cutter establece en sus reglas el uso de anotaciones (notas de resumen, por ejemplo). Esta práctica, que se había perdido para los materiales impresos, está resurgiendo en la actualidad aplicada a los recursos electrónicos.
El enunciado de Cutter representa la visión de las funciones del catálogo en un tiempo y con una tecnología determinadas. Cutter habla de "libro", sin considerar, al menos explícitamente, la existencia de otros tipos de materiales en la biblioteca, ni siquiera otros tipos de textos impresos como las publicaciones periódicas. Los criterios de reunión establecidos se limitan a autores, materias y géneros literarios (aunque este último no ha sido aplicado tan ampliamente como los anteriores). La tecnología predominante en los catálogos en el siglo XIX y primera mitad del XX -las fichas- impone limitaciones en cuanto a la posibilidad de establecer relaciones. Aún con estas limitaciones, los objetivos de Cutter fueron el enunciado fundamental sobre las funciones del catálogo por más de un siglo.
 El aspecto más conflictivo que presenta el enunciado de Cutter es que el segundo objetivo no contempla la reunión de distintas ediciones de una misma obra. El uso del término libro, más allá de su connotación de tipo de recurso, está marcando que no se contempla la distinción entre libro y obra, entre la publicación individual y su contenido por la que abogara Panizzi. Según Lubetzky (2001b: 273), la generalidad de la expresión "Mostrar qué posee la biblioteca" es demostrativa de la ausencia de una distinción clara  y consistente entre el libro y la obra en las reglas de Cutter.  Esta distinción tiene gran importancia en la construcción de un catálogo, ya que marcará la presencia o ausencia de una serie de mecanismos que permitan identificar y reunir las diferentes publicaciones que representan una misma obra como, por ejemplo, el uso de títulos uniformes. Disminuye además la importancia del segundo objetivo, acentuando las características del catálogo como lista de localización.

Lubetzky: la dicotomía libro/obra

Los objetivos de Cutter, reproducidos en todas las ediciones de sus Rules for a Dictionary Catalog y profusamente citados en la literatura bibliotecológica a lo largo del siglo XX, no fueron sin embargo el fin de las discusiones sobre las funciones del catálogo. Por lo pronto, el código que sucedió a las reglas de Cutter dentro de la comunidad angloamericana, las Anglo-American Catalog Rules de 1908, no incluyó ningún enunciado de los objetivos del catálogo, y desde ese entonces ningún otro código de la misma corriente lo ha hecho.
La revisión realizada por Seymour Lubetzky de los códigos de catalogación utilizados en Estados Unidos a mediados del siglo XX marca el siguiente hito en el desarrollo de una enunciación de los objetivos del catálogo. Lubetzky, comisionado para revisar las reglas de descripción utilizadas por la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos, y más tarde las ALA Cataloging Rules for Autor and Title Entries, realiza un análisis riguroso y sistemático de ambos códigos. Para las reglas descriptivas, su enfoque parte de la necesidad de establecer, antes de realizar la descripción de un recurso, cuáles son los objetivos que esa descripción debe servir. Sólo de esa forma puede establecerse qué hay que incluir y qué hay que dejar fuera de un registro. Su revisión del código de ALA, a la luz de la pregunta "¿Es esta regla necesaria?", consistió en un exhaustivo análisis de cada regla para establecer, básicamente, si de hecho contribuía a los objetivos del catálogo (Svenonius, 2000).
La excepcional tarea de Lubetzky, no sólo en lo instrumental sino en la formulación de los principios que debían guiar la catalogación, le valió la designación como editor de un nuevo código de catalogación. Si bien este nunca llegó a publicarse, los planteos de Lubetzky tuvieron una gran influencia en los posteriores desarrollos de los códigos de catalogación y en la concepción de los objetivos del catálogo.
Lubetzky (2001b: 264) afirma que el catálogo no puede ser una mera recopilación de registros que representan entidades individuales, sino que debe ser un instrumento diseñado de manera sistemática en el que los registros deben estar integrados, como partes componentes del todo.  La pregunta fundamental a plantear es  si el catálogo "…debe ser  un registro de los materiales de la biblioteca, de las obras que ellos representan, o de ambos" (Lubetzky, 2001c: 200). Su proyecto de código establece que el catálogo debe cumplir con los  siguientes objetivos:

1.  Facilitar la localización de una publicación en particular y
2.  Relacionar y reunir las ediciones de una obra y las obras de un autor  (Lubetzky, 2001c: 200).

El reconocimiento de la dicotomía libro/obra y la necesidad de atender a ambos aspectos es uno de los planteos fundamentales de Lubetzky respecto de los objetivos del catálogo. Retoma la concepción de Panizzi sobre la necesidad de mostrar una publicación no como una entidad aislada sino en el marco de sus relaciones con otras entidades, particularmente con aquellas con las que comparte su contenido intelectual (la obra) y su autor. Aquí aparecen nuevamente las funciones de localización (de las ediciones o publicaciones) y de reunión (de las ediciones de una obra, y de las obras de un autor). El énfasis es diferente al del enunciado de Cutter: el segundo objetivo adquiere mucha mayor relevancia. La función de selección, si bien no aparece mencionada en esta enunciación, es contemplada por Lubetzky como función de la descripción en varios de sus escritos.

La Conferencia de París

En 1961, un acontecimiento de gran importancia marca el inicio de una tendencia a la internacionalización de principios y reglas de catalogación. Entre el 9 y el 18 de octubre de ese año, representantes de 53 países y 12 organizaciones internacionales participaron de la Conferencia Internacional sobre Principios de Catalogación realizada en París. El objetivo de la reunión era discutir la elección y forma de los puntos de acceso de autor y título en los catálogos, con vistas a establecer principios que pudieran servir de base en la redacción de códigos nacionales de catalogación. Las conclusiones y acuerdos alcanzados quedaron plasmados en un documento conocido habitualmente como los Principios de París. Los Principios, que deben mucho al trabajo de Lubetzky, comienzan fijando los objetivos del catálogo, de los que se derivan los restantes principios. En la sección 2 del documento se establece que

2. El catálogo debe ser un instrumento eficiente para averiguar

2.1. Si la biblioteca contiene un libro en particular especificado por:

a. su autor y título, o
b. si el autor no es nombrado en el libro, solamente por el título, o
c. si autor y título son inapropiados o insuficientes para la identificación, un sustituto adecuado para el título; y

2.2. a. qué obras de un autor en particular, y

b. qué ediciones de una obra en particular hay en la biblioteca (International Conference on Cataloguing Principles, 1971).

Esta fue la primera enunciación ampliamente reconocida de los objetivos del catálogo desde la de Cutter en 1876. Se reafirman aquí las funciones de identificación (2.1) y de reunión (2.2) del catálogo.  Estos objetivos se refieren a los catálogos de autor título, por lo que no hay referencias a materias. Por otra parte, la Conferencia de París se centró en el estudio de los puntos de acceso, por lo que el objetivo de selección o evaluación, cumplido en general por la descripción bibliográfica, se halla presente sólo de manera lateral, subsumido en la mención de las ediciones de una obra, que de alguna manera deben ser diferenciadas.
El primer objetivo es básicamente igual al primer objetivo de Cutter, con la excepción de la mención de la materia como criterio de búsqueda.  El elemento a recuperar es el libro, una publicación en particular. El término "autor" engloba no sólo autores personales, sino también entidades corporativas cuyos nombres son utilizados como puntos de acceso. La mención a título cubre tanto títulos formales como títulos redactados por el catalogador.
El segundo objetivo, si bien es en general el objetivo de reunión, presenta una diferencia notable con el segundo objetivo de Cutter. El objetivo de reunión de Cutter establece que las categorías a reunir son "por un autor determinado, sobre un tema determinado, en  un género literario determinado". Los Principios de París establecen el objetivo de reunión para un autor, pero también para una obra, reflejando la postura sostenida por Lubetzky y otros participantes del Congreso. El catálogo debe identificar libros/publicaciones, y reunir obras.
El conflicto entre las funciones de localización y de reunión no escapó a la atención de los participantes del Congreso. Eva Verona, en la versión anotada de los Principios (International Conference on Cataloguing Principles, 1971), expresa que en la sección 2.2 de la enunciación de las funciones del catálogo se presentan  dos funciones distintas, que necesitan además de medios diferentes para llevarse a cabo, como si fueran una sola. La primera es la función de reunión, aplicada a las publicaciones de las obras de un autor en particular, tal como se expresa en 2.2. a). La manera de cumplir con esta función es que todas las publicaciones de obras de un autor estén reunidas en un solo lugar del catálogo, esto es, el uso de una sola forma autorizada del nombre del autor. Pero cumplir con este objetivo no implica necesariamente cumplir con 2.2 b), ya que esto requiere, además, reunir todos los registros de las diferentes manifestaciones de una obra. Verona propone lo que hubiera sido una mejor formulación para esta sección:

2.2. qué ediciones de una obra en particular hay en la biblioteca, y
2.3. qué publicaciones que contienen obras de un autor en particular hay en la biblioteca.

La falta de precisión en el enunciado aprobado por la Conferencia puede adscribirse al hecho de que esta función no era considerada en el mismo nivel de importancia por todos los participantes de la conferencia. Según Verona (International Conference on Cataloguing Principles, 1971), un cierto número de delegados propuso omitir 2.2 b), por considerar que no era función relevante para todos los catálogos.  Chaplin, en una edición preliminar de los Principios (International Conference on Cataloguing Principles, 1966), argumenta que, aún si 2.2  no se hubiera incluido, muchos de los principios que responden a este objetivo aún hubieran sido necesarios, porque el usuario no siempre es capaz de especificar un libro por la forma particular del nombre del autor, o el título en particular, que aparecen en la edición que tiene la biblioteca.
De todas maneras, la redacción definitiva incluyó este objetivo, y el contenido de  los principios debe interpretarse siempre  basado en todos estos objetivos, asumiendo que un catálogo alfabético será diseñado para cumplir con los tres objetivos propuestos (localización, reunión de las obras de un autor, reunión de todas las ediciones de una obra).
Tanto en la edición preliminar de Chaplin (International Conference on Cataloguing Principles, 1966) como en la definitiva de Verona (International Conference on Cataloguing Principles, 1971), se hace mención a la ausencia de otra función que debe cumplir un catálogo: la de proveer la localización de los recursos registrados en él. Esta ausencia se explica por el hecho de que esta función no corresponde a los puntos de acceso de autor o título, sino a otros elementos del registro que no son objeto de estudio en este caso. De todas maneras, es importante el reconocimiento de su existencia, ya que se trata de una función esencial, la que distingue a los catálogos de otros tipos de herramientas bibliográficas como bibliografías o índices.
 Si bien los Principios de París fueron la base para la redacción de las Reglas AngloAmericanas de Catalogación, estas nunca incorporaron a su texto la enunciación de los objetivos del catálogo.
Durante los 30 años siguientes a la aparición de los Principios de París en 1961, se produjeron significativos cambios en el área de la catalogación, muchos de ellos originados en la aplicación de nuevas tecnologías de la información a la compilación de los catálogos.  La automatización de los catálogos, el desarrollo de sistemas cooperativos de catalogación, una creciente convergencia de las normas de control bibliográfico, y la aparición de nuevos tipos de recursos tales como los recursos electrónicos de acceso remoto, generaron diversos planteos sobre la vigencia y necesidad de revisión de los objetivos del catálogo. Algunos autores sostenían la vigencia de los objetivos enunciados por Cutter y  los Principios de París (Malinconico, 1976). Otros desestimaban la utilidad de los enunciados existentes sobre los objetivos del catálogo en el ámbito de los catálogos automatizados (Carpenter, 1992).  Se propusieron también diversas reformulaciones para adaptar los objetivos al nuevo entorno en que se desarrollan los catálogos. Wilson (1989) sostiene que la dirección de los avances tecnológicos en el campo de la información lleva a una disociación entre el almacenamiento de documentos y su visualización. De manera creciente, las bibliotecas darán acceso a copias virtuales de documentos  que no forman parte de la colección de la biblioteca. En este contexto, arguye Wilson, es necesario invertir el orden de prioridades dado a los objetivos del catálogo desde Cutter. El segundo objetivo, el objetivo de reunión, debería tener precedencia sobre el primer objetivo, el de localización o identificación. El objetivo de identificación es más relevante cuando el énfasis del catálogo está puesto en la colección local. Pero cuando el catálogo ya no representa sólo una colección local sino el acceso a recursos globales, el objetivo de reunión, que pone su acento en la obra antes que en cada particular edición, pasa a ser más relevante.

Los Requerimientos Funcionales de los Registros Bibliográficos y las tareas del usuario

Como parte de los esfuerzos iniciados en 1961 con la Conferencia de París, continuados luego en otras reuniones internacionales y en la producción de estándares de descripción bibliográfica, a principios de la década de 1990 la Sección de Catalogación de la Federación Internacional de Asociaciones de Bibliotecas encomendó a un grupo de trabajo la realización de un estudio que proporcionara un marco de referencia para lograr una comprensión clara, precisa y compartida por todos sobre qué información debe brindar un registro bibliográfico y cuáles son las funciones de debe cumplir en respuesta a las necesidades del usuario. Este estudio, titulado Requisitos Funcionales de los Registros Bibliográficos, y conocido por su sigla en inglés, FRBR, estudia los objetivos que debe cumplir un catálogo desde el punto de vista de lo que el usuario puede desear hacer con la información bibliográfica que contiene. Se definen en el estudio cuatro tareas del usuario:

• Encontrar materiales que se correspondan con los criterios de búsqueda establecidos.
• Identificar una entidad (confirmar/distinguir).
• Seleccionar una entidad adecuada a las necesidades.
• Adquirir u obtener acceso a la entidad descrita. (Grupo de estudio de la IFLA sobre los requisitos funcionales de los registros bibliográficos, 2004: 44).

La primera tarea implica el uso de los datos bibliográficos para encontrar materiales que se correspondan con los criterios de búsqueda establecidos por el usuario. Por ejemplo, un usuario que busca una publicación por su título, o todos los materiales sobre un tema determinado.
La segunda tarea involucra una comparación entre los datos que el usuario posee y los que el catálogo le ofrece, para determinar si el registro encontrado corresponde a la entidad que está buscando, o una comparación entre los datos de varios registros para distinguir las entidades representadas por cada uno de ellos.
La tercera tarea es la función de selección o evaluación: el usuario utiliza los datos que el catálogo le ofrece para determinar cuál de las entidades que se le ofrecen responde mejor a sus necesidades (por ejemplo, según la lengua del material, o el formato).
Finalmente, la cuarta función es la de proporcionar información que permita el acceso a los recursos registrados en el catálogo, que nunca antes había sino incluida en un enunciado de los objetivos del catálogo, aunque tanto Chaplin (International Conference on Cataloguing Principles, 1966) como Verona (International Conference on Cataloguing Principles, 1971) hacen mención a ella y su importancia. El catálogo debe ofrecer los mecanismos necesarios para que el usuario pueda pasar de la información bibliográfica a la entidad de su interés (por ejemplo, a través de una signatura topográfica que le permita localizar la entidad física, o de una URL que le permita el acceso a un recurso de Internet).
Las tareas del usuario/objetivos del catálogo que definen los FRBR presentan varios aspectos que pueden considerarse avances con respecto a enunciados anteriores. En primer lugar, se observa una generalización del vocabulario, más adecuado a las características actuales del universo bibliográfico. Ya no hay menciones a "libros", sino que se habla genéricamente de "entidades", englobando todo tipo de recursos de información a los que pueda darse acceso desde un catálogo. Por otra parte, no hay menciones a la biblioteca y sus colecciones, situando al catálogo en un plano de instrumento de acceso a recursos más allá de cuestiones de propiedad de los mismos.
También se observa una adaptación a las actuales condiciones de los catálogos en la remoción de las restricciones a los criterios de búsqueda que establecían enunciados anteriores. Cutter habla de búsquedas por autor, título y materia; los Principios de París se limitan a autores y títulos. En las tareas del usuario de los FRBR, no se establece cuáles pueden ser los criterios de búsqueda del usuario. En los catálogos automatizados, cualquier elemento incluido en el registro es potencialmente un criterio de búsqueda.
El objetivo de selección o evaluación aparece otra vez en forma explícita. La selección es la función primordial de la descripción bibliográfica, es a partir de los datos incluidos en una descripción que el usuario puede conocer las características del recurso registrado y determinar en base a ellas la utilidad que reviste para él consultarlo.
Las tareas del usuario resuelven además una ambigüedad  en el objetivo de identificación o localización presente desde la formulación de Cutter. El primer objetivo de Cutter puede interpretarse de varias maneras: localizar un recurso (o mejor, su registro) en el catálogo, identificar el recurso, o incluso determinar si el recurso está disponible. Los FRBR distinguen estas acciones separándolas como tareas diferentes. Se separa la acción de localizar un registro en el catálogo (encontrar) de la de cotejar ese registro con los datos que se poseen (identificar), o de acceder a la entidad en sí (obtener acceso).
Sin embargo, la enunciación de los FRBR no está exenta de dificultades. Svenonius (2000: 17) afirma que si bien contribuye a clarificar las funciones del catálogo mediante el desglose del objetivo de identificación en tareas separadas y más específicas, elimina la distinción entre el objetivo de localización y el de reunión, al englobar ambos dentro de la primera tarea (encontrar materiales que se correspondan con los criterios de búsqueda establecidos). No se especifican cuáles son esos criterios de búsqueda: pueden ser tanto criterios para una búsqueda por ítem conocido como criterios para una búsqueda por categorías. Al eliminar la distinción, se disminuye la importancia de la función de reunión, y se corre el riesgo de que no se contemplen mecanismos necesarios para el cumplimiento del segundo objetivo en el diseño de sistemas.
La ausencia de criterios de búsqueda, si bien puede considerarse positivamente como una eliminación de las restricciones  impuestas con anterioridad (sólo autor, título y materia), también puede plantear dificultades: si los principios que rigen la construcción de catálogos no establecen cuáles deben ser esos criterios de búsqueda, se relega su determinación al nivel de diseño de sistemas. Esto es, cuanto menos, problemático, ya que puede derivar en el desarrollo de sistemas incompatibles que respondan a diferentes conjuntos de criterios para la búsqueda. Al menos, los criterios mínimos deberían ser establecidos. Para resolver esta dificultad, Svenonius (2000: 17) propone la siguiente reformulación de la primera tarea del usuario:

1. Localizar entidades en un archivo o base de datos como resultado de una búsqueda usando atributos o relaciones de las entidades:

1. a.  Encontrar una entidad individual - esto es, un documento (objetivo de localización)

1. b. Localizar conjuntos de entidades que representen:

Todos los documentos pertenecientes a la misma obra.
Todos los documentos pertenecientes a la misma edición.
Todos los documentos por un autor determinado.
Todos los documentos sobre un tema determinado.
Todos los documentos definidos según otros criterios.

De esta manera, se preserva la distinción entre las funciones de localización y de reunión, estableciéndolas como dos aspectos diferentes de la primera tarea. Localizar significa encontrar un recurso individual, pero también localizar grupos de recursos que comparten alguna característica en común. Se establecen también cuáles son esas características, que incluyen el autor y la materia del enunciado de Cutter,  la edición y la obra de los Principios de París, y abren la posibilidad -presente en los catálogos automatizados- de definir otros criterios por los cuales reunir registros.
Svenonius  (2000: 17) considera que los cuatro objetivos representados por las tareas del usuario en los FRBR son necesarios, pero no suficientes. Citando el concepto de bibliografía de Pierce Butler ("el medio por el cual el hombre civilizado navega el universo bibliográfico"), Svenonius propone  la adición de un nuevo objetivo, que denomina de "navegación": el usuario debe poder moverse dentro del catálogo siguiendo las relaciones que conectan a las entidades representadas en él, y lo formula de la siguiente manera:

• Navegar una base de datos bibliográficos (esto es, encontrar obras relacionadas con una obra dada por generalización, asociación y agregación, encontrar atributos relacionados por equivalencia, asociación y jerarquía).

Hacia los catálogos del siglo XXI: las reuniones internacionales de expertos en catalogación

En 2003, la Sección de Catalogación de IFLA inició una serie de reuniones regionales de expertos en catalogación con el propósito de incrementar la capacidad para compartir información bibliográfica a nivel mundial,  a través de la promoción de estándares comunes para el contenido de los registros bibliográficos y de autoridades. Estas Reuniones Internacionales de Expertos para un Código Internacional de Catalogación orientan su trabajo hacia la redacción de un nuevo conjunto de principios de catalogación de aceptación internacional que reemplace a los Principios de París. El borrador del documento redactado por la primera de estas reuniones (Frankfurt, 2003), ha sido  discutido y revisado por las reuniones siguientes (Buenos Aires, 2004, El Cairo, 2005, Seúl,  2006). El proceso de revisión culminará con la reunión a realizarse en Durban en 2007. Los nuevos principios sustituyen a los de París y los amplían con la inclusión de todo tipo de materiales y la consideración de todos los aspectos de los registros bibliográficos, no solamente puntos de acceso de autor y título.
El borrador de los nuevos principios incluye en su sección 3 una enunciación de funciones del catálogo, que representa una síntesis abarcadora de las discusiones sobre los objetivos del catálogo desde el siglo XIX hasta nuestros días. Esas funciones son:

3. Funciones del Catálogo

Las funciones del catálogo son permitir al usuario:

3.1. Encontrar recursos bibliográficos en una colección (real o virtual) como resultado de una búsqueda en la que se utilizan los atributos o las relaciones de los recursos:

3.1.1. localizar un recurso individual,
3.1.2. localizar conjuntos de recursos que representen a:

todos los recursos que pertenecen a la misma obra,
todos los recursos que pertenecen a la misma expresión,
todos los recursos que pertenecen a la misma manifestación,
todas las obras y expresiones de una persona, familia o entidad corporativa determinada,
todos los recursos sobre un determinado tema,
todos los recursos definidos por otros criterios  (tales como lengua, país de publicación, fecha de publicación, formato físico, etc.) normalmente como delimitación secundaria del resultado de una búsqueda.

3.2. identificar a un recurso o agente bibliográfico (es decir, confirmar que la entidad descrita en un registro corresponde a la entidad que se busca, o para distinguir entre dos o más entidades con características similares);

3.3. seleccionar un recurso bibliográfico que se ajuste a las necesidades del usuario (es decir, elegir un recurso que satisfaga los requisitos del usuario respecto del contenido, formato físico, etc., o descartar un recurso por ser inapropiado para las necesidades del usuario);

3.4. adquirir u obtener acceso al ítem descrito (es decir, suministrar la información que permitirá al usuario adquirir un ítem por medio de la compra, el préstamo, etc., o acceder al ítem electrónicamente por medio de una conexión en línea a una fuente remota); o para adquirir u obtener un registro de autoridad o un registro bibliográfico;

3.5. navegar en un catálogo (es decir, moverse a través de la ordenación lógica de la información bibliográfica y mediante la presentación de vías claras, incluyendo la presentación de las relaciones entre las obras, expresiones, manifestaciones e ítem).  (Reunión IFLA de Expertos sobre un Código Internacional de Catalogación, 2006).

Esta enunciación toma como base las tareas del usuario de los FRBR, junto con las sugerencias de Svenonius sobre la distinción entre los objetivos de localización y reunión, y el agregado del objetivo de navegación. El enunciado, como parte de una declaración de principios diseñada para servir de base a un futuro código internacional de catalogación, vuelve a colocar en el contexto de las bibliotecas las funciones del catálogo, con la mención a  colecciones, pero adaptándola a la actualidad con la aclaración de que se refiere tanto a colecciones reales como virtuales.  Se incorporan elementos y terminología de los FRBR (atributos y relaciones, obra-expresión-manifestación). Se utiliza un término genérico, recursos bibliográficos, para englobar todos los tipos de materiales que puedan formar parte de una colección.
 El punto 3.1.2 expande y clarifica los criterios de reunión propuestos por Svenonius. Se establecen como criterios de reunión las entidades definidas en los FRBR (obra, expresión y manifestación)¹. A los autores personales se agregan entidades corporativas y familias. Se incluye la posibilidad de otros criterios, como la lengua o el país de publicación, especificando que, en general, estos no suelen ser el criterio principal de una búsqueda, sino elementos utilizados para calificar resultados de búsquedas por otros datos (por ejemplo, la lengua como calificador de una búsqueda por un autor, o la fecha como calificador de una búsqueda por tema).
La función de navegación expuesta en 3.5 es más amplia y general que la propuesta por Svenonius. La navegación en el catálogo debe darse a través de la ordenación y presentación de la información, es decir que involucra no solamente el contenido de información bibliográfica del registro, sino la manera en que este se presenta: la visualización de la información en el catálogo. Esta debe ofrecer medios claros que faciliten el movimiento del usuario entre registros. La inclusión de relaciones es una forma de alcanzar este objetivo, que se especifica no es solamente relación entre obras, sino también entre expresiones y manifestaciones.
En conjunto, esta enunciación resulta la más completa intentada hasta ahora. Cubre los objetivos tradicionalmente establecidos desde Cutter (localización, reunión y selección), pero resolviendo la ambigüedad del primero al separar tres tareas que requieren de medios diferentes para su concreción: encontrar, distinguir y acceder. El segundo objetivo, de reunión, adquiere mayor significación y se vuelve más preciso (sin por ello quedar limitado) con la mención de los principales criterios por los que la reunión debe producirse en el catálogo: a los autores y materias que menciona Cutter, se agrega la distinción de la obra que anticipara Panizzi y luego impulsara Lubetzky, y la especificación de las entidades "manifestación" y "expresión" que proponen los FRBR.  Se incorpora el objetivo de adquisición o acceso, que a pesar de ser una función fundamental del catálogo desde que entró en la etapa de lista de localización, no fue incluido en las enunciaciones de objetivos hasta fines del siglo XX.  Finalmente, se incorpora un objetivo ambicioso, que la mayoría de los catálogos actuales no cumple o cumple de manera muy limitada, que es el de replicar la compleja trama de relaciones que vincula a los recursos bibliográficos entre sí, para ofrecer un mapa lo más fiel posible del universo bibliográfico que ayude al usuario a moverse por él con  facilidad. Este objetivo requiere un mayor desarrollo, tanto del tratamiento de relaciones en los registros, como de mecanismos y estándares de visualización que conviertan las conexiones ocultas o implícitas en caminos visibles entre registros.

Conclusión

Desde su aparición, contemporánea a la de las bibliotecas mismas, el catálogo ha evolucionado tanto en su forma como en sus funciones. Desde su primitivo rol de listado patrimonial, ha llegado a ser concebido como una herramienta fundamental para el acceso a los recursos bibliográficos. La determinación de cuáles deben ser sus funciones también ha ido cambiando desde que los objetivos del catálogo fueran explícitamente enunciados en el siglo XIX. Distintas concepciones han dado forma a requerimientos diferentes, a veces opuestos, sobre lo que el catálogo debe poder hacer. La tecnología disponible ha ejercido también su influencia, limitando opciones o invitando a ampliarlas, generando replanteos sobre lo que es necesario o deseable. Algunos presupuestos básicos, como la distinción entre el objeto físico (el "libro") y la entidad intelectual (la "obra"), han requerido un largo proceso para ser comprendidas e incorporadas de manera clara en los objetivos del catálogo.
La enunciación más reciente de objetivos, si bien no es aún una declaración aprobada, ha sido desarrollada y discutida por expertos de todo el mundo, que han revisado los objetivos de los Principios de París a la luz de los más recientes estudios sobre los registros  y sistemas bibliográficos para producir un enunciado que represente la comprensión actual sobre la naturaleza del universo bibliográfico, las necesidades del usuario, y las posibilidades que ofrece la tecnología informática en la actualidad. Es de esperar que este enunciado constituya la base para el desarrollo, no sólo de un código internacional de catalogación fuertemente asentado en principios compartidos, sino de nuevos mecanismos en el diseño de sistemas que permitan que los objetivos no sean solamente enunciados de lo que debe ser sino que se conviertan en funciones reales en los catálogos.

Nota

¹ El estudio FRBR utiliza para su análisis el modelo entidad-relación. Define tres grupos de entidades  que son de interés para los usuarios de registros bibliográficos. El primer grupo incluye los productos de creación intelectual o artística que se consignan o describen en los registros bibliográficos: obra (una creación intelectual o artística diferenciada), expresión (la realización intelectual o artística de una obra), manifestación (la materialización física de una expresión de una obra), e ítem (un ejemplar concreto de una manifestación).

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