El sistema nacional de información archivística y su relación con el entorno externo

The national system of archival information and its relationship with the external environment

Luis Fernando Jaén García

Sección de Archivística, Escuela de Historia, Universidad de Costa Rica. San Pedro de Montes de Oca. San José de Costa Rica. Costa Rica. Correo electrónico: jaen66@hotmail.com

Resumen: La integración de todos lo archivos de un país se logra mediante la creación, de hecho y de derecho, de un Sistema Nacional de Información Archivística, que será el órgano rector de las políticas, directrices y lineamientos en materia archivística, que deben ser de cumplimiento obligatorio para el correcto funcionamiento de los archivos adscritos al sistema. Además, este debe establecer una serie de relaciones con el entorno externo para el aprovechamiento de los recursos y el trabajo participado.

Palabras clave: Sistema Nacional de Información Archivística; Políticas archivísticas; Integración de archivos.

Abstract: The integration of all the archives of a country is obtained by means of the creation, in fact and by law, of a National System of Archival Information, that will be the governing organ of the policies and guidelines in archival themes and must be obligatory for the correct operation of the archives assigned to the system. Furthermore, it must establish a series of relationships with the external environmet for the advantage of the resources and the participated work.

Keywords: National System of Archival Information; Archival Policies; Integration of Archives.

Artículo recibido: 17-07-06.
Aceptado: 18-04-07

Introducción

Durante muchos años el interés por la organización y administración de los archivos estuvo centrado principalmente en los históricos o finales, ya que  eran los guardianes  de  la  memoria  histórica  de   una  nación.  En  consecuencia, prevalecía –principalmente– la inclinación por perpetuar la herencia cultural escrita de los  pueblos.
 Ante esa situación, era evidente la poca importancia que durante algún tiempo se le dio a las otras etapas del archivo. Resultado de esto, fue una clara disociación entre los archivos históricos y los intermedios, centrales y de gestión.  Al respecto Herrera Huerta señala que los archivos administrativos e históricos, a través del tiempo, han funcionado como entes aislados sin que exista un cuerpo normativo que establezca políticas de operación y defina líneas de coordinación a fin de hacer un óptimo uso y aprovechamiento de los documentos que forman su acervo (Herrera Huerta, 1992: 103).
La trascendencia que actualmente tienen los archivos de gestión, centrales e intermedios ha permitido dar un giro considerable en su importancia y, por consiguiente, en su tratamiento archivístico. Su integración  bajo una sola dirección converge en la implementación de un proceso unitario para su planificación, organización y dirección.  Chacón Arias opina que contrario a lo que se pensaba, cuando todos los esfuerzos se dirigían a la mejor conservación y organización de los archivos históricos, por su innegable valor como custodios del patrimonio documental de los pueblos, hoy más que nunca antes, reconocemos el incuestionable valor de los documentos en su etapa de gestión y administrativa, y de los archivos correspondientes, como fuentes primarias de información, elemento indispensable para la buena administración, como testimonio de su quehacer y de su transparencia administrativa, de especial importancia en la Administración Pública de cualquier Estado Moderno (Chacón Arias, 1997: 168).
Si los archivos están unidos y trabajan asociados, podrán detectar problemas o limitaciones comunes y, a su vez,  buscar soluciones propicias para todos, que favorezcan la atención y el uso racional de los recursos.  Es evidente que los archivos de un país requieren de una unificación sistemática para planificar, coordinar, controlar y supervisar todo lo concerniente a sus funciones y actividades.  Este proceso agrupador responde a la obligación de estructurar los archivos en forma planificada y jerarquizada, bajo unas reglas y normas con autoridad plena para impartir directrices y sanciones.  La conveniencia y necesidad de unificación de los archivos en el territorio nacional es lo que da origen al Sistema Nacional de Información Archivística (SNIA).
El SNIA reúne cuatro grandes elementos que marcan su diferencia y particularidad. Ellos son:

Por su carácter nacional, su incidencia tendrá efecto en el país, independientemente de la estructura administrativa que este tenga.

La integración de los archivos tiene como fin la unificación de los archivos públicos y privados (que así lo decidan) de toda la geografía nacional.

A las políticas archivísticas les corresponde la planificación y puesta en marcha de sus propuestas en el país.

Una base jurídica, porque su creación precisa estar respaldada por un precepto legal que le dé origen y lo regule. Su concepción tiene que ser de hecho y de derecho, y su incidencia tendrá cobertura dentro del territorio nacional.

Por último, es importante tener en cuenta que el SNIA requiere establecer relaciones con el entorno externo, para un mejor desempeño de sus funciones.

1. El sistema nacional de información archivística

La integración de todos los archivos de un país se realiza mediante la conformación de un SNIA, con un ente rector como cabeza del sistema y un marco jurídico que regule sus disposiciones. Tendrá como atribuciones planificar, coordinar, dirigir, evaluar, controlar y asesorar a los archivos que lo componen,  tendente a su modernización, de cara a cumplir con eficacia y eficiencia las atribuciones administrativas, informativas y culturales que le han confiado.  De esta manera, los archivos se convierten en potenciales fuentes de información del pasado y del presente, al servicio de la entidad productora, del Estado, los clientes y la sociedad en general.
La mayoría de los archivos comparte problemas similares, tales como: bajo presupuesto, deficiente infraestructura, falta de personal cualificado y poco desarrollo tecnológico, entre otros. La integración de estos, mediante un SNIA, es una alternativa para encontrar soluciones propicias para todos.  Cuando los archivos están unificados bajo una dirección, es más fácil compartir conocimientos y experiencias en un diálogo común; una saludable realimentación, un reciclaje conjunto y una comunicación más expedita.  En fin, es preciso que exista una relación estrecha entre los archivos del entorno nacional.
La integración de los archivos, por medio del SNIA, permite una mayor vinculación y cooperación entre ellos, que en respuesta a sus problemáticas y deficiencias procurarán encontrar soluciones unitarias para todos, en razón de que si tienen iguales dificultades, con distintos grados de acentuación, lo lógico es buscar alternativas que los beneficien en conjunto. Por lo tanto, el aislamiento y el trabajo individualizado no son una práctica positiva para el desempeño laboral de los archivistas y, por ende, de las unidades que ellos dirigen.
En síntesis, el SNIA nace como respuesta a la necesidad de integración de los archivos de un país, a partir de una nueva perspectiva. Tiene que hacer frente a los desafíos y problemáticas que presentan en sus múltiples variables, tales como la desorganización, falta de personal profesional, falta de implementación de los procesos técnicos archivísticos y falta de aplicación de las tecnologías de la información y comunicación (TIC), entre otras.  En consecuencia, el sistema introduce una serie de elementos teóricos y técnicos que propician el buen funcionamiento de estos centros archivísticos.
Una de las mayores ventajas que presenta un SNIA es la integración vertical y horizontal de los archivos de una nación, dentro de una plataforma de eficiencia y eficacia, desde luego, sin que por esto pierdan su autonomía, identidad y capacidad operativa. Lo cual conlleva a que todos actúen bajo unas mismas normativas y directrices, intervención difícil de conseguir cuando cada archivo funciona en forma autónoma o aislada de sus homólogos.
Por otra  parte, el SNIA tiene dentro de sus cometidos la elaboración de las políticas, directrices y normas en materia archivística para todo el país. De nuevo, es inminente la integración de los archivos para ejecutarlas de forma homogénea  y tener resultados positivos. De esta manera, los archivos del territorio nacional, funcionarán bajo iguales criterios, lo que facilita la comunicación, el intercambio de información y de experiencias. De lo contrario, cada archivo actuaría por su cuenta sin seguir los lineamientos que proponga la institución reguladora en la materia.  Al respecto, Masachs i Suriol dice que para diseñar una política archivística estructurada siempre hay que tener en mente la intención de elaborar un sistema completo de actuación sobre todo el patrimonio documental; se debe pensar en ejercer el control del conjunto de fondos que se custodian en el país, tanto los que pertenecen a las administraciones públicas como los que están en manos particulares (Masachs i Suriol, 1994: 60).
Son evidentes las ventajas que supone el SNIA, en razón de que permite establecer normas, directrices, planteamientos y regulaciones sobre las políticas archivísticas para los miembros del sistema,  lo que no se podría lograr si los archivos actuarán de forma independiente al resto de los centros archivísticos que existen en el país, por cuanto los archivos solos y aislados no lograrían alcanzar un pleno desarrollo.  Organizados de cualquier manera contribuirán a hacer anárquica la situación y tendrán cada vez menos posibilidades de conservación (Archivo General de la Nación, 1994: 62).
La misión principal del SNIA es la integración conjunta de los archivos del país, además de su modernización.  Todo de acuerdo con los planteamientos de las TIC y la sociedad de la información (SI). Esta actualización estará centrada en alcanzar los siguientes objetivos:

Dotar a los archivos de los preceptos legales que garanticen su creación en las instituciones públicas y respaldar su actuación.

Fomentar la creación de archivos en el sector privado y persuadirlos para que formen parte del Sistema.

Emitir las políticas archivísticas en el ámbito nacional.

Velar porque los archivos dispongan de recursos humanos profesionales en el área, es decir, archivistas y propiciar su reciclaje profesional.

Normalizar los procesos técnicos archivísticos con un marco teórico-conceptual y lenguaje regularizado, que permita el máximo aprovechamiento de los recursos.

Procurar que los archivos cuenten con un presupuesto adecuado para que desarrollen las directrices que señale el sistema.

Velar porque los archivos tengan una posición relevante dentro de la estructura organizativa de las instituciones a las cuales pertenecen.

Hacer sentir la presencia de los archivos dentro del conjunto de instituciones relacionadas con la información.

Incluir las políticas archivísticas dentro de los planes de desarrollo del Estado y de las políticas nacionales de información.

Propiciar la implementación de las TIC en las tareas que demandan los archivos y capacitar a los archivistas para su utilización.

Concienciar a los archivistas de la importancia y el papel que cumple la Archivística, los archivos y sus profesionales en el SI.

Los anteriores planteamientos permiten la modernización de los archivos en aras de un efectivo desarrollo de su misión, de la proyección interna y externa de sus cometidos y de su razón de ser. Solo así, los archivos y el sistema alcanzarán el espacio que merecen dentro del conjunto de instituciones del país y, por lo tanto, el reconocimiento por los aportes que proporcionan al desarrollo de la Nación.
El SNIA, como entidad integradora que vela por el buen funcionamiento de los archivos, se distingue por ser un órgano de centralización normativa y descentralización administrativa. 
La centralización normativa viene dada porque es la única entidad que está capacitada y autorizada para emitir las políticas archivísticas en todo el territorio nacional. Su posición la faculta para promulgar normas y lineamientos generales que deben seguir todos los archivos, en aras de conseguir su renovación y la búsqueda de la eficiencia y eficacia laboral en la prestación de los servicios.   
La descentralización administrativa, consiste en que el sistema tiene que respetar las normativas y políticas que establecen las instituciones a las cuales están adscritos los archivos. Debe existir una autonomía en cuanto a las disposiciones de reglamentación interna, por medio de las que se rigen estos centros de información en el contexto institucional. Por lo tanto, cada entidad es responsable del correcto funcionamiento de su propio archivo. Al sistema le corresponde controlar y evaluar dicho desempeño a partir de las disposiciones que dicte. También, hacer efectivas las sanciones –que estipule la legislación respectiva– cuando se cometa alguna irregularidad en detrimento de los archivos y del sistema, o bien, se incumplan las directrices que este disponga.
Si el SNIA constituye un todo y sus propiedades son pertinentes para los integrantes, este guardará una serie de características que definen su existencia y particularidad, a saber:

Nacional: el SNIA es una entidad de carácter nacional, lo que debe señalarse claramente en la ley que le dé origen, porque sus disposiciones tendrán alcance para el país en general.

Integración: el objetivo principal del SNIA es la integración de todos los archivos de un país.

Generalización: la totalidad de las políticas y directrices que disponga el SNIA tendrán la misma cobertura para el conjunto de sus miembros.

Interinstitucional: el SNIA precisa la participación y comunicación con otras instituciones, que le brinden aportes sustantivos para el desarrollo de sus lineamientos. 

Estabilidad: el SNIA tiene que ser estable para dar créditos de fiabilidad y competitividad entre sus miembros y el conjunto de instituciones del país.

Adaptabilidad: el SNIA requiere adaptarse a los cambios que afectan su medio y el de sus componentes.  Esto le permite  evolucionar a un ritmo dinámico con su entorno, para el mejoramiento de lo existente y lo venidero.

Flexible: el SNIA puede ajustarse o ampliarse en la medida en que beneficie su desarrollo y los procesos de integración.

Eficiencia y eficacia: estas dos cualidades le permiten al sistema alcanzar los objetivos propuestos con la pertinente economía de tiempo y recursos.

Sinergia: el SNIA requiere tener la capacidad de trabajar en forma coordinada para alcanzar sus metas, debe actuar bajo un marco de referencia co-participativo.  La suma de los niveles del sistema puede interactuar en el desarrollo de políticas y planteamientos. Tiene que existir una realimentación de ideas y experiencias.

Simplificación: el SNIA evitará la duplicidad de funciones y de trabajo, porque definirá los lineamientos generales a seguir.

Optimización: al existir planes y programas concretos, por parte del SNIA, los archivos aprovecharán al máximo los recursos, ya que ellos trabajarán bajo una misma dirección.

Antiburocrático: el SNIA no supone una nueva estructura burocrática para entrabar el funcionamiento de las instituciones.  Al contrario, pretende mejorar lo atinente a su producción y organización documental, para un eficiente acceso a la información que facilite sus gestiones y trámites.

Dinamismo: el SNIA no es estático, es enérgico por cuanto tiene que realizar actividades que proyecten su imagen y la de los archivos.

Autonomía: el SNIA no interfiere en las disposiciones administrativas internas que establezcan las instituciones para sus archivos.

A lo largo de este epígrafe se ha analizado la razón de ser del SNIA.  Llegado a este punto, podemos definirlo de la siguiente manera:

El Sistema Nacional de Información Archivística es el conjunto sistemático que agrupa a los archivos –públicos y privados–, a los documentos o información archivística y a los archivistas de un país.  Por lo tanto, su alcance tiene rango nacional.  Estará dirigido por un ente rector que será el encargado de normalizar los procesos atinentes a las funciones de sus componentes. A su vez, será respaldado por un marco jurídico que garantice sus actuaciones, derechos, obligaciones y regule todo lo concerniente a las políticas archivísticas;  con el objetivo de brindar una mayor equidad en el tratamiento y servicio de la información archivística, a disposición de los clientes internos y externos.

2. La relación del sistema nacional de información archivística con el entorno externo

Una de las cualidades del SNIA es la interrelación que debe establecer con el medio que lo rodea, es decir, con el entorno.  El sistema no puede ni debe actuar en forma aislada del ámbito en que está inserto y, sobre todo, con aquellos que mantiene una vinculación estrecha por su propia naturaleza.  Por lo tanto, creará relaciones con el  Estado, la sociedad civil, las asociaciones profesionales de archivistas y de otras áreas de la información, las escuelas responsables de la formación en Archivística y los organismos regionales e internacionales.

2.1 La relación del sistema nacional de información archivística con el Estado

Una de las características, que se transforma en una problemática, de los Estados contemporáneos es la complejidad de sus estructuras organizativas y, en consecuencia, la acelerada explosión documental.  Por lo tanto, es perentorio establecer mecanismos efectivos para solucionar esa situación. De ahí, la importancia de los archivos como unidades encargadas de la custodia, tratamiento y difusión de la documentación.  Los archivos y, por consiguiente, el SNIA tienen un papel activo en el proceso decisorio del Estado, porque respaldan sus disposiciones a partir de la información que custodian los centros archivísticos.
La  institucionalización del SNIA, como parte de un Estado moderno, reside en la función que cumpla dentro del conjunto de instituciones estatales, pues su creación responde a las necesidades de información archivística que requiere la administración para su funcionamiento. En consecuencia, la organización y modernización de los archivos de gestión y centrales, permite un mayor provecho de la información por parte de los funcionarios, ya que cumplen un desempeño activo en el proceso de toma de decisiones, respaldan la legalidad y veracidad de los datos, garantizan la prontitud y calidad en el servicio que prestan.  La regulación de los archivos -por parte del SNIA- los convierte en entes vivos y diligentes al servicio de los clientes internos y externos. De manera que los archivos son entidades activas, es decir, dinámicas, que cumplen una función necesaria dentro de la administración pública, es más, se constituyen en organismos imprescindibles para su funcionamiento, pues de otra manera no realizarían una obra totalmente eficaz (Durand Flores, 1984: 12).
Un Estado moderno demanda, para su propia estructuración y ejercicio,  la inmediata organización, custodia y servicio de la documentación que genera y recibe cada una de las instituciones que lo constituyen, pues los funcionarios que dirigen la gestión administrativa, tienen que recurrir a una serie de datos que quedan registrados en diferentes soportes. A su vez, se apoyan en trámites y diligencias anteriores que han sido documentadas para fortalecer y justificar sus disposiciones.  Estos documentos forman parte del conjunto del patrimonio del Estado que, en primera instancia, tienen un valor administrativo, jurídico, probatorio o informativo. Después, previa valoración, formará parte del patrimonio documental de la nación. En consecuencia, la documentación es indispensable en la administración pública, sirve para utilizar la información que contiene, tanto en su funcionamiento como para la preparación de planes y proyectos y en la etapa posterior cuando se ejecutan. El progreso y desarrollo de los pueblos no puede realizarse sin el aval de los documentos; de lo contrario pierde las raíces del pasado si no se emplea información sustentadora (Durand Flores, 1984: 14).
Por lo anterior, la actualización de los archivos con la dirección de un ente rector, es una tarea que debe ir paralela a la modernización del Estado. Esto introduce nuevos elementos para lograr su óptimo funcionamiento, así como de la entidad a la cual está adscrito.  Por medio de nuevos métodos, técnicas y una planificación acorde, se produce una integración vertical y horizontal de los archivos con las instituciones y con el Estado.  La unificación y puesta al día de los archivos, por parte del SNIA, debe ser una acción coordinada  y correspondiente con la actualización del Estado, destinada al mejoramiento integral de la administración. En consecuencia, se dará un mayor fortalecimiento y dimensión de los servicios que prestan estos centros de información, indispensables para todas las entidades del sector.  Al respecto, Ortiz Monasterio argumenta que la vinculación tradicional entre la modernización administrativa y archivística constituye un elemento fundamental en la propia estrategia de perfeccionamiento de los sistemas documentales, cuya orientación y viabilidad derivan del interés institucional por promover la adecuación de los archivos a las crecientes demandas de la administración (Ortiz Monasterio, 1985: 5).
El SNIA debe convertirse en el mediador entre sus componentes y el Estado para darle a los archivos el lugar que merecen dentro del conglomerado de instituciones del sector gubernamental y, como señala Ruiz López (1992: 88), sacar a los archivos del sótano de la administración pública y ponerlos a funcionar. Que se transformen en eficientes sistemas archivísticos institucionales (SAI), que brinden información confiable y puntual para el  desarrollo de planes, programas y proyectos de un Estado responsable con sus principios y con los ciudadanos.  De esta manera,  el archivo constituirá el elemento básico de información, no solo para el ciudadano sino para la misma institución que necesita estar informada a través de sus elementos de documentación. La información y la comunicación, como sabemos, son elementos fundamentales de la vida administrativa en cualquier Estado democrático, y estas funciones no pueden desarrollarse correctamente si no están bien organizados los archivos, que son la fuente principal de datos de comunicación y de información (Fuster Ruiz , 1995: 97).
En los estados democráticos, de legítimo reconocimiento, cuando se produce el cambio de gobierno de turno es preciso tener antecedentes de programas o actividades pasadas  para darle continuidad, o bien, concretar el por qué de su fracaso. Entonces, hay que recurrir a los antecedentes para informarse y verificar disposiciones pretéritas u otras causas de índole administrativa o legal.  Si esta información no está debidamente organizada y el archivo no ha cumplido los lineamientos que para tal efecto dispone el SNIA, se invertirá mucho tiempo en su recuperación y, quizás, cuando aparezca sea demasiado tarde y las consecuencias bastante nefastas. O bien, si ha sido eliminada sin el visto bueno del sistema, nunca se podrá recobrar y esto provocará que las decisiones que se adopten puedan estar equivocadas por falta de antecedentes pertinentes.
Por lo anterior, si existe una adecuada comunicación y relación entre el Estado y el SNIA, este facilitará el asesoramiento en la organización de los SAI, que redundará en una preeminente capacidad organizativa de los archivos de gestión y central y, con ello, la economía administrativa a la hora de demandar información.  En consonancia con muestro planteamiento, Rhoads (1995: 30) apunta que, como tales, los archivos son un instrumento esencial en cuanto a eficacia y economía administrativa, ya que facilitan el acceso a las experiencias pasadas del gobierno, incluidos los éxitos y los fracasos, y proponen precedentes cuando surgen problemas y cuestiones similares a las que se han presentado en el pasado.
El mundo globalizado en el que vivimos, bajo la influencia de las TIC, obliga a que los Estados sean más dinámicos, acordes con los constantes cambios que impone la SI. Por lo tanto, la administración requiere optar por nuevas formas de planificación y de gestión para lograr una nación más ágil y moderna. Para tal efecto, es indispensable contar, entre otras cosas, con eficientes SAI, al servicio de la propia administración y de la sociedad civil. En fin, que se conviertan en instrumentos imprescindibles para el funcionamiento del Estado, tendientes a fortalecer y reforzar la democracia, la libertad de acceso a la información y los mecanismos de participación efectivos, la transparencia de la gestión pública y la rendición de cuentas, entre otras.
Por último, el SNIA como parte de su misión, debe contribuir a la lucha contra la corrupción administrativa, velar por su transparencia, fomentar una cultura de información archivística y promover la participación de la sociedad en las decisiones del Estado.

2.2 La relación del sistema nacional de información archivística con la sociedad civil

Si bien es cierto que el SNIA mantiene una estrecha relación con el Estado, tal y como quedó expuesto en el epígrafe anterior, su trascendencia también vincula a uno de sus principales componentes, a saber, la sociedad civil que tiene el derecho a conocer las diligencias del gobierno, saber cómo y por qué se realiza determinado trámite de la gestión pública y sus implicaciones positivas y negativas. Todo ello, dentro del ámbito de los preceptos constitucionales que se lo permitan.
Es por todos conocida la cantidad de información que genera y recibe la administración, que precisa ser acreditada por los individuos para avalar el correcto funcionamiento del aparato estatal. De ahí, la relación entre la sociedad civil -y los usuarios de los archivos en general- con el SNIA. Este debe garantizar, en primer lugar, que esa información esté debidamente tratada para su expedita consulta y, en segundo lugar, hacer fiable el derecho legal al acceso a la información.  En razón de que en toda nación democrática la sociedad civil cumple con determinadas obligaciones y responsabilidades ante el Estado y este debe otorgarle ciertos derechos, uno de ellos es, precisamente, el acceso a la información.
Por lo anterior, el SNIA requiere una proyección más allá de su eje de acción. Las relaciones no deben limitarse únicamente a los archivos, los archivistas y las instituciones que marcan su competencia. Su correspondencia precisa marcar un ámbito más amplio y hacer sentir tal presencia en la sociedad civil.
El SNIA requiere cumplir, además de sus cometidos primigenios, con una función social que fomente la participación de los ciudadanos y los usuarios en el quehacer administrativo y, por ende, en las decisiones del Estado. Es por ello que una de las obligaciones del sistema es garantizar a aquellos el derecho a la información, es decir, la libertad de acceder a la documentación¹  que afecta sus intereses particulares o de ámbito general.  De esta manera se estimula la participación de la sociedad en los asuntos de la administración pública.  Swift señala que en una sociedad democrática dotan al ciudadano de una «ventana gobierno», de un cristal a través del cual el ciudadano puede observar las acciones del gobierno y rendir cuentas sobre los términos en los que el gobierno ha abordado los intereses prioritarios de la población (Swift , 1994: 15).
Si en un estado democrático las personas tienen derecho a conocer la gestión del gobierno y, en consecuencia, el desenvolvimiento de la administración pública, el SNIA debe garantizar y hacer valer esa facultad y, con ello, contribuir a la transparencia administrativa, a la limpia diligencia de los funcionarios públicos y a la incorrupta gestión de los gobernantes de turno.  Solo así se podrá construir una sociedad más democrática, participativa y plural, con  mayor sentido de pertenencia e identidad nacional; tal y como lo estipula la Declaración de Bogotá del 24 de abril de 1998, en el marco del Seminario Internacional «Hacia un Plan de Desarrollo Archivístico Latinoamericano», que dice:

Reconociendo que una correcta atención al patrimonio archivístico significa proveer los instrumentos legales y normativos y los recursos necesarios para cumplir las necesidades y atender proyecciones de los archivos, a fin de que éstos sirvan a la gestión administrativa y a la democracia en un mundo donde los ciudadanos deben tener mayor acceso a la información que les permita participar de manera efectiva en las decisiones que les afecta y comprometan con el destino de sus países y desarrollar el sentido de pertenencia vital para afianzar la identidad nacional. (Asociación Latinoamericana de Archivos,  1998: 45).

El SNIA y los archivos que lo integran, cumplen -como ya apuntamos-  una función social. El desarrollo de las TIC y su inserción en el contexto de la SI los reta a nuevos cambios y desafíos, a raíz de la aparición de nuevos clientes y demandas. El Sistema aparte de asegurar a los usuarios el acceso a la información, debe contribuir a la conducción del perfeccionamiento del sistema político y social, para la búsqueda de mejores soluciones en los planteamientos y estrategias de desarrollo que satisfagan las necesidades de la sociedad. De manera que estos respondan a los intereses de la población en general y no a los de una elite en particular. Solamente a través de la equidad se consigue una mayor justicia económica y social.
Lo anterior es viable solo cuando existe una amplia concienciación,  por parte de la población, de que su intervención en los asuntos del Estado puede modificar aquellas orientaciones que le son desventajosas.  Para ello, es preciso que los ciudadanos estén debidamente informados para hacer valer sus derechos y tomar resoluciones ante las diferentes propuestas que realicen los políticos locales, regionales o nacionales. 
El SNIA debe hacer efectivo que los ciudadanos tengan conocimiento de cuáles son sus deberes y derechos ante la sociedad y el Estado, así como de aquellos procedimientos administrativos para manifestarse sobre las políticas que beneficien o perjudiquen los intereses de la población. 
Es perentorio que el SNIA y los archivos no solo tengan vinculación con las instituciones, sino que se proyecten y relacionen con las comunidades en las cuales están insertas como parte de su acción social.  Esto los convierte en una entidad abierta, flexible, atrayente y dispuesta a cooperar en todos aquellos asuntos que su función les permita. De este modo, su cometido de custodio y facilitador de la información trasciende y se proyecta también como punto de referencia y soporte para las iniciativas populares.
Asimismo, es oportuno que los archivos analicen las necesidades de información que estos sectores necesitan, a través del estudio y formación de usuarios, para definir acciones que permitan satisfacer y proporcionar esos servicios e información que demandan los nuevos clientes. Esto dentro de un contexto permanente y sistemático de comunicación entre el archivo y los usuarios, para mantenerlos informados y que se sientan vinculados a estos centros que son parte de ellos.
El nexo entre archivos y ciudadanos también debe estar presente en aquellas actividades que la comunidad desarrolla, para que se consoliden como centros necesarios y participativos dentro de la colectividad. O bien, que estos establezcan programas sobre aspectos de interés general para la población, como pueden ser:

Coloquios y conferencias sobre temas de actualidad nacional.

Difusión de disposiciones legales que afecten los intereses inmediatos de la población.

Provisión de información sobre cursos de reciclaje profesional.

Coordinación, junto con universidades u otras instituciones, de cursos sobre las TIC.

Información sobre cómo realizar reclamaciones u otros trámites en la Administración.

Información sobre becas de estudio, pasantías e intercambios estudiantiles.

Formación de sociedades de amigos de los archivos y difusión de la existencia de otras.

Información sobre Organismos No Gubernamentales (ONG's).

Lo anterior, forma parte de la necesidad de una adecuación permanente que requieren los ciudadanos ante una sociedad tan dinámica y cambiante como en la que vivimos, dentro del contexto de la SI.  Por lo tanto, el SNIA y los archivos deben estar presentes para apoyar y colaborar en todas aquellas actividades que realice la comunidad y, de esta forma, demostrar que los archivos no son «cuatro paredes» donde  todo es misticismo sino que es un ente vivo, dinámico y dispuesto a cumplir una función social al servicio de la sociedad civil, como cualquier otra institución de su calibre.

2.3 La relación del Sistema Nacional de Información Archivística con las asociaciones de archivistas y de otras áreas de la información

El bien común y el trabajar por intereses análogos es una particularidad que presentan los colectivos sociales.  En el ámbito nacional, corresponde a los gobernantes velar por la estabilidad y de bienestar social.  Pero, desde otro punto de vista, esa actuación recae en el asociacionismo, es decir, en agrupaciones de personas con una misma filosofía que bregan por un mismo fin. Por lo anterior, Ortiz Uribe dice que los regímenes políticos siempre están «preocupados» por la estabilidad y el bienestar social de los pueblos, esto es a gran escala, pero quienes a menor escala se preocupan y toman parte de las acciones tendientes a un verdadero bienestar de la población son las asociaciones, y gracias a ellas muchos males que las aquejan son subsanados y su labor, en ocasiones, queda en el anonimato, eso sí, siempre con la enorme satisfacción de sus miembros por haber contribuido a una acción benéfica para los individuos y para su dignificación (Ortiz Uribe , 1991: 35).
La asociación, como fenómeno social, no es una actividad propia de los seres humanos.  Dentro del reino animal existen otros grupos que también practican esta forma de integración y la misión siempre es la consecución de un bien común.  Entonces, el asociacionismo surge por el interés de dos o más individuos en congregarse para una finalidad muy concreta. Por lo tanto, existen asociaciones tan diversas en razón de los colectivos e intereses presentes, y para su formalización y reconocimiento es preciso que sean debidamente legalizadas ante la autoridad competente. Es por ello que requieren de una estructura legal para ejercer como tales y hacer valer sus derechos. Además, estas pueden ser locales, nacionales o internacionales.
Los archivistas como agrupación profesional demandan su integración por medio de una asociación, para coordinar programas de actuación dentro de un contexto amplio, participativo y en consonancia con las características sociales, culturales, económicas y políticas del entorno en que está inserta. Esto sin olvidar la estrecha relación que deben propiciar y mantener con el SNIA, como lo veremos más adelante. Entonces, las asociaciones de archivistas nacen, según Alberch i Fugueras, por la perceptible mejora en la organización de los archivos, la sensibilización experimentada en el seno de las instituciones de gobierno y el aumento del número de archiveros con inquietudes profesionales (Alberch i Fugueras, 1992: 212).
Ahora bien, si el fin y misión de las asociaciones varía según del tipo que sean, las de archivistas confluyen en los siguientes aspectos: en el intercambio de experiencias profesionales, en la formación y reciclaje profesional, en la difusión de los archivos, de la profesión y de la disciplina, en debates profesionales, en la defensa y dignificación de la profesión y en la ética profesional. Tal como lo afirma Dejun al señalar que estas asociaciones tienen como responsabilidad principal fortalecer las relaciones y la cooperación entre los archiveros del país y fomentar el intercambio profesional, la investigación y el debate académico; la formación de archiveros, la sensibilización del público y la difusión de la labor y conocimientos archivísticos; mejorar la concienciación del público en el campo de los archivos; ofrecer asesorías y recomendaciones profesionales a las autoridades archivísticas y a los archivos; ayudar a estos a ingresar los documentos diseminados por toda la sociedad; organizar y fomentar las actividades colegiadas entre archiveros y proteger sus derechos e intereses legítimos; entablar un discurso amistoso y establecer intercambios académicos con archiveros y organizaciones académicas archivísticas extranjeras y, por último, fomentar las actividades de investigación profesional y científica que se han encomendado a las autoridades archivísticas (Dejun, 1996: 16).
El reconocimiento y prestigio que pueda alcanzar una asociación de archivistas vienen dados por la capacidad integradora de los profesionales y, sobre todo, por el desarrollo de programas de promoción e impulso que beneficien al colectivo de los archivos.  Pero esto no es responsabilidad únicamente de la junta directiva o de unos cuantos miembros, sino de todos y cada uno de los agremiados, quienes deben contribuir activamente a la formulación de estrategias, planes y programas, para la consecución de los objetivos planteados. También deben participar en todas las actividades que se programen. A nuestro juicio, las asociaciones de archivistas establecerán líneas de actuación que asuman los siguientes objetivos:

Conciliar los intereses de los archivistas en consonancia con el desarrollo de la profesión y las necesidades del mercado.

Hacer de los archivistas un grupo profesional, dinámico, amplio y plural.

Establecer comisiones de estudio y de trabajo relacionadas con las tipologías de archivos existentes en el medio.

Propiciar conexiones con las entidades del Estado y del sector privado que tengan relación directa o indirecta con los archivos.

Establecer relaciones con organismos regionales e internacionales competentes al mundo de los archivos.

Asentar vínculos de comunicación y cooperación con otras asociaciones homólogas para el intercambio de ideas, y experiencias, y la participación en actividades conjuntas.

Asegurar el reciclaje profesional de los archivistas, mediante cursos, jornadas, debates, talleres y coloquios.

Realizar proyectos de extensión cultural y social, para dar a conocer el papel que cumplen los archivistas y los archivos en la sociedad.

Establecer programas de estudio sobre temas de actualidad que incidan directamente en los archivos y sus profesionales, tales como el desarrollo de la SI.

Fomentar entre los asociados el uso de las TIC en las labores archivísticas.

Propiciar el desarrollo de la investigación para la generación de nuevo conocimiento científico en el área.

Velar por el cumplimiento de la ética profesional de los archivistas.

Establecer lazos de comunicación y trabajo con el SNIA.

Es evidente la actuación que tienen las asociaciones de archivistas en el fortalecimiento de las relaciones y cooperación entre sus miembros. Pero además, es necesario establecer conexión con la máxima autoridad archivística del país y es aquí donde entra en escena el enlace entre dichas asociaciones y el sistema, pues ambos tienen un objetivo en común, los archivos y sus profesionales.
La unión de esfuerzos y el trabajo mixto son elementos claves para lograr un mayor desarrollo archivístico,  así como para el reconocimiento y dignificación de los archivistas y la función que estos cumplen.  La elaboración  de proyectos conjuntos, la planificación estratégica en determinadas áreas y la conjunción de políticas de desarrollo son diligencias que deben confluir bajo el binomio asociación de archivistas y SNIA.
Para lograr dichos cometidos es preciso que exista una congruencia tanto entre sus objetivos como en las actividades que conjuntamente puedan materializar. Desde luego, se respetará la autonomía de cada uno, sin olvidar el contexto en el que actúan y se tendrán en cuenta las particularidades políticas, económicas, sociales y culturales del espacio geográfico en que están insertos. Todo ello, enmarcado dentro del ámbito de actuación de la SI y el impacto de las TIC en los archivos, en un contexto amplio y participativo, de cara a lograr un cuantioso desarrollo archivístico.
El apoyo y alianzas que establezcan las asociaciones de archivistas y el SNIA, contribuyen a la promoción de la imagen de los archivos, de los profesionales y de la Archivística. Asimismo facilitan una mayor concienciación del papel que cumplen en la sociedad, en el Estado y en el desarrollo del país. Por lo tanto, esa relación y colaboración se puede llevar a cabo por medio de programas tales como:

Políticas archivísticas: el diseño de las políticas archivísticas, para el territorio nacional, demanda su elaboración junto con las asociaciones de archivistas, en razón de que estas deben  conocer  la problemática y las necesidades que tienen el país y los profesionales en la materia.  Por lo tanto, ambas partes expondrán sus planteamientos para llegar a un consenso en beneficio de todos.

Formación: el reciclaje profesional de los archivistas será una actividad de obligado cumplimiento por parte de las asociaciones, que puede compartirse con el SNIA para unir esfuerzos y rentabilizar recursos; ambos detectarán cuáles son las áreas que precisan ser reforzadas y cuáles necesitan una nueva formación.  De esta manera, se programarán temas de estudio coherentes con las deficiencias formativas, las exigencias del mercado y con los cambios que dicta la SI. En suma, el reciclaje profesional debe centrarse en aquellos aspectos donde exista un desfase formativo e informativo que afecte el desarrollo de las labores de los archivistas.

Ética profesional: las asociaciones de archivistas y el SNIA requieren velar para que el desempeño laboral de los profesionales en el área, se desarrolle dentro de un marco de acción que respete los principios éticos de la profesión.  Deben resaltar una serie de valores, derechos y deberes para con las instituciones, la información, los clientes y la profesión como tal.

Dignificación de la profesión: es tema obligado, por parte de las asociaciones y el SNIA, velar por la dignificación de la profesión archivística, para que ocupe un lugar preferente dentro del conjunto de profesiones que sirven al Estado y a la sociedad en general. Para tal efecto, es necesaria una mayor proyección social, para dar a conocer sus cometidos e importancia para el desarrollo productivo del país.

Otras actividades: las asociaciones y el SNIA pueden programar otras actividades conjuntas tales como congresos, seminarios, debates y exposiciones, que promuevan el impulso de la profesión y de sus profesionales.

Por lo expuesto anteriormente, es evidente la importancia de la relación que debe existir entre las asociaciones profesionales de archivistas y el SNIA. Pero esa correspondencia no solo debe fijarse con este tipo de gremio ya que si la información es el elemento primordial del SNIA, esta requiere establecer contactos con aquellas asociaciones relacionadas con  el mundo de la información.
La importancia de que el SNIA establezca conexiones con otras asociaciones profesionales de la información, viene dada por la necesidad de que exista un mayor vínculo y comunicación entre todos los grupos que tienen como denominador común a ese nuevo elemento que impera en la SI, la información. De esta manera, fomentar alianzas estratégicas y de cooperación para el desarrollo de programas y actividades que confluyan en:

La generación de nuevo conocimiento, es decir, el desarrollo conjunto de líneas de investigación de interés común.

La realización de congresos, seminarios, talleres y debates sobre temas que afectan a dichos colectivos.

La participación en la formación continuada de los archivistas, sobre todo en aquellas áreas que no son propias de la Archivística y que presentan debilidades formativas.

El intercambio de experiencias profesionales.

La integración de los profesionales de la información.

2.4 La relación del sistema nacional de información archivística con las escuelas de formación en archivística

Las instituciones de educación superior son las responsables de impartir la enseñanza formal, reglada y homologada de los profesionales que el país requiere. Ante la competencia y exigencias del mercado, es decisivo que los educandos adquieran una sólida formación en su campo, complementado con otros conocimientos que ofrecen disciplinas afines, es decir, una instrucción interdisciplinaria donde se conjuguen postulados de las diversas áreas del saber. De ahí, la importancia de la relación que debe guardar la enseñanza en Archivística con las escuelas de Bibliotecología y Ciencias de la Información, para recibir aportes en la formación de aquellas áreas que no son contempladas por la Archivística, pero que tienen incidencia directa en el desempeño profesional de los archivistas.
La formación académica de los archivistas es un elemento vital que permite, en primer lugar, la correcta aplicación de aquellos procesos teórico–prácticos de la Archivística para su ejercicio laboral. En segundo lugar, el reconocimiento profesional de los archivistas y de la materia de la cual forman parte. Pero resulta que, en muchos países, por ejemplo, de América Latina, existe una carencia de escuelas de enseñanza en el área² para la instrucción de estos profesionales que demanda la sociedad.  Esta situación repercute en la profesionalización de los archivos, pues muchos de ellos están dirigidos por personas que no cumplen con el perfil adecuado por la carencia de esos estudios.
Si partimos de la premisa de que uno de los objetivos del SNIA es la modernización de los archivos, para tal efecto necesita recursos humanos altamente cualificados que apliquen los lineamientos que este señale y así hacer efectiva su misión. Entonces, las universidades, como centros de enseñanza superior, deben ser las encargadas de la formación reglada de los archivistas que el Sistema y las instituciones demandan para poner al día los archivos.
De ahí la importancia de que exista una estrecha relación entre el SNIA y las escuelas responsables de la formación en Archivística, en razón de que la formación profesional de los archivistas es indiscutible para lograr el desarrollo idóneo de las políticas archivísticas y la conducción de los archivos. De lo contrario, sin personal debidamente formado de nada servirán los esfuerzos que haga el Sistema para alcanzar sus metas.
La puesta en marcha del SNIA podría verse obstaculizada si no existiera una infraestructura adecuada que permitiera la capacitación profesional de los archivistas, porque la especificidad del sistema, en sus diversas estructuras, exige de receptores preparados para ejecutar los procesos y proyectos que este establezca.  Entonces, el SNIA precisa de una estrecha conexión con las escuelas responsables de la formación en Archivística y, de esta manera, participar –por ejemplo– en la elaboración de los planes de estudio de dichas carreras, en la realización de cursos tendentes al reciclaje profesional y en la celebración de congresos y seminarios.
Por lo anterior, el SNIA tiene que prestar sus servicios estableciendo propuestas para la elaboración o reestructuración de los planes de estudio.  Para ello es preciso tener en cuenta las necesidades inmediatas de sus componentes, sobre todo en aquellas temáticas donde existe un desfase formativo, cuya evidencia sea notable en la ejecución de la  práctica archivística. De esta manera, los programas de estudio tienen que amoldarse a un nivel más moderno, acorde con los cambios actuales y las demandas del mercado,  lo que permitirá que los archivistas sean capaces de adaptarse a las nuevas necesidades y a las nuevas formas de trabajo que impone la SI.
Por otra parte, la teoría y la práctica tienen que ser un binomio indisoluble en la formación de los archivistas.  El SNIA es el mejor conocedor del aspecto práctico, ya que enfrenta día a día esa actividad y las experiencias de sus miembros enriquece dicho bagaje. Estos conocimientos deben ser tenidos en cuenta para la realización o actualización de los planes de estudio de las titulaciones que forman archivistas.
La participación del SNIA no solo reside en la educación formal, sino que paralelamente tiene que ser impulsor de la puesta al día de los archivistas, es decir, su reciclaje profesional. Ambas entidades, SNIA y escuelas de formación, precisan trabajar en conjunto para realizar cursos de actualización, acordes con las últimas tendencias de la Archivística y de su entorno, y coherentes con las exigencias laborales, de mercado y de lo que impone la SI.
En síntesis, es un deber y obligación del SNIA proporcionar a sus miembros los avances teóricos de la disciplina para ponerlos en práctica en sus centros de trabajo. De igual forma, las escuelas responsables de la formación en Archivística deben colaborar en el reciclaje de sus egresados para su actualización en las nuevas corrientes. Por lo tanto, la colaboración y el trabajo conjunto deben ser la base que marque el desarrollo académico y profesional de los archivistas.

2.5 La relación del sistema nacional de información archivística con los organismos internacionales

La plataforma en la que se desarrolla el SNIA lleva a establecer relaciones, en primer lugar, con su contexto interno, es decir, con las instituciones y organismos nacionales que tienen vinculación con el mundo de los archivos y de la información. En segundo lugar, estas conexiones tienen que trascender las fronteras y establecer la comunicación con todos aquellos organismos de carácter internacional, cuya estructura se enmarque dentro de la esfera archivística y de la información.
La cooperación internacional proporciona grandes beneficios al sistema y, por lo tanto, a los miembros que lo integran. Estos organismos son un componente importante para el desarrollo archivístico de los países en vías de desarrollo y su apoyo es fundamental a través de asesorías, capacitación, visitas de expertos,  pasantías y proyectos piloto, entre otros.
También es conveniente que el SNIA establezca relaciones con aquellos países que gozan de una mayor tradición archivística, así como con sus homólogos de otras latitudes, ya que sus prácticas y experiencias pueden resultar enriquecedoras para el sistema. Además, constituye un canal de intercambio de información profesional en la materia, que permite la realimentación y cooperación entre ellos.

3. Consideraciones finales

El SNIA cumple la misión de entidad integradora del bloque de los archivos de un país. Es la máxima autoridad archivística en la esfera nacional y, por lo tanto, tiene la responsabilidad de elaborar las políticas respectivas para todo el Estado.
A su vez, el Sistema estará conformado por los archivos públicos en sus distintas etapas, a saber, gestión, central, intermedio e histórico. También, dará cabida a otros archivos que, por su naturaleza, legalmente no están obligados a formar parte de este, nos referimos a los privados, familiares y personales.
Los archivos no pueden ni deben trabajar en forma aislada, sino de manera coordinada e integrada, a fin de detectar situaciones en común y para instar a buscar soluciones entre todos. Esta situación solo es posible a través de un Sistema Nacional de Información Archivística legalmente reconocido y dirigido por un ente rector con capacidad de liderazgo que coordine, asesore y supervise, entre otras, a los archivos del país.
De igual manera, es imprescindible que el SNIA establezca relaciones con aquellos agentes externos que de forma directa o indirecta tengan relación con la documentación, los archivos, los archivistas y todo lo relacionado con el sistema. De este modo, se lograrán ingentes beneficios para las partes, pues se estará trabajando bajo intereses comunes que favorecen a todos.

Notas

¹ Salvo aquella que, por circunstancias muy especiales, haya sido declarada secreto de Estado.

² En América Latina y el Caribe se presenta la particularidad de que la formación en Archivística se imparte en dos modalidades.  La primera, como una titulación propia, tal es el caso de Costa Rica o Córdoba, Argentina.  En segundo lugar, compartida con la titulación en Bibliotecología, como en Venezuela, Colombia y Paraguay.

Referencias bibliográficas

1. Asociación Latinoamericana de Archivos. 1998. Declaración de Bogotá. En  ALA: revista de la Asociación Latinoamericana de Archivos.  No. 21, 45-46.        [ Links ]

2. Alberch i Fugueras, Ramón. 1992. Perspectivas de las asociaciones profesionales de archiveros. En Tabula.  No. 1, 211-224.        [ Links ]

3. Archivo General de la Nación (Colombia). 1994. Sistema Nacional de Archivos. Santafé de Bogotá: Archivo General de la Nación.        [ Links ]

4. Chacón Arias, Virginia. 1997. Funciones, objetivos y prioridades de una moderna y científica administración y legislación de archivos.  En Archivum.  Vol. 43, 168-177.        [ Links ]

5. Dejun, Wang. 1996. Continuidad y cambio en la legislación, instituciones e infraestructura archivística. En Congreso Internacional de Archivos (13ª: setiembre de 1996: Beijing). Actas. Beijing: Congreso Internacional de Archivos.        [ Links ]

6. Durand Florez, Guillermo. 1984. Sistema Nacional de Archivos. En Revista del Archivo Nacional de Perú.  No. 7, 11-47.        [ Links ]

7. Fuster Ruíz, Francisco. 1995. Política y planificación de archivos. Murcia: DM.        [ Links ]

8. Herrera Huerta, Juan Manuel. 1992. Los archivos de México: un Sistema Nacional en construcción. En Seminario sobre el Sistema Nacional de Archivos de Colombia (1º : nov. 1992: Santafé de Bogotá). Sistema Nacional de Archivos: memorias. Santafé de Bogotá: Archivo General de la Nación. p. 100-122.        [ Links ]

9. Masachs i Suriol,  Josep M. 1994. El papel de las redes y los sistemas de archivos: la experiencia en Cataluña. En  Tabula.  No. 3, 57-79.        [ Links ]

10. Ortíz Monasterio, Leonor. 1985. El Sistema Nacional de Archivos: antecedentes y perspectivas. En Reunión del Sistema Nacional de Archivos (8a: 1984: México). Memoria. México: Archivo General de la Nación. p. 5-6.        [ Links ]

11. Ortíz Uribe, Frida Gisela. 1991. Las asociaciones de profesionales de las bibliotecas y de los archivos. En  Foro archivístico: revista técnica del Sistema Nacional de Archivos, México. No. 2, 35-40.        [ Links ]

12.  Rhoads, James B. 1995. La función de la gestión de documentos y archivos en los sistemas nacionales de información.  Colombia [Santafé de Bogotá]: Archivo General de la Nación.        [ Links ]

13. Ruíz López, Luis Enrique. 1993. La teoría de sistemas y el desarrollo de un Sistema Nacional de Archivo (SNA): enfoque sistémico. EnSeminario del Sistema Nacional de Archivos de Colombia  (1º: nov. 1992: Santafé de Bogotá). Memoria. Santafé de Bogotá: Archivo General de la Nación. p. 69-83.        [ Links ]

14. Swift, Michael. 1994. El archivo: nuevas tareas, nuevos objetivos.  En Tabula.  No. 3, 9-30.        [ Links ]