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Información, cultura y sociedad

versión impresa ISSN 1514-8327versión On-line ISSN 1851-1740

Inf. cult. soc.  n.16 Ciudad Autónoma de Buenos Aires ene./jun. 2007

 

La complejidad del análisis documental

Complexity of Documental Analysis

Tania Peña Vera; Johann Pirela Morillo

Universidad del Zulia. Facultad de Humanidades y Educación. Escuela de Bibliotecología y Archivología. Apartado postal 526, Zona postal 4001-2. Estado Zulia, Venezuela. Correo electrónico: tanialirena@yahoo.com ; kikepirela@gmail.com

Resumen: El valor de la información y la incorporación de tecnologías para su procesamiento, hacen necesario ahondar en el análisis documental como proceso mediador. El objetivo general de este estudio es enfatizar en las dimensiones lingüística y psicológica del mencionado proceso. Los objetivos específicos buscan profundizar y puntualizar sus  aspectos característicos, explicar la dimensión lingüística  del mencionado proceso y su relación con el análisis del discurso; tomando para ello el modelo propuesto por T. van Dijk. Por último, explicar los procesos mentales involucrados en la recepción y emisión de información. Para ello se desplegó una investigación documental con un enfoque racional que permitió integrar perspectivas teóricas de la Lingüística, Psicología, Psicolingüística y Documentación, e identificar conceptos vinculados con las labores de análisis documental. Se concluye que algunos conceptos lingüísticos permiten el entendimiento y desmontaje de las estructuras gramaticales y, por ende, inciden en la aplicación del análisis documental. La metodología existente para analizar discursos constituye una valiosa herramienta teórico-metodológica para el análisis documental aplicado en las unidades de información; algunos conceptos psicológicos permiten entender los procesos mentales de los que reciben y emiten información, por consiguiente, su consideración es necesaria en los procesos analítico-sintéticos porque se recibe y crea nueva información.

Palabras clave: Análisis documental; Lingüística; Psicología; Análisis del discurso.

Abstract: The value of the information and the incorporation of technologies for its processing, make it necessary to deepen the documentary analysis as a real mediating process. The aim of this study is to go into the linguistical and psychological dimensions of that process. The specific objectives intend to go deeper their characteristic aspects, to explain the linguistical dimension of that process, and its relationship with the analysis of speech with the model showed by T. van Dijk as reference. Finally, all the mental processes that are involved in the reception and also the emission of such information is explained. For that reason, it was necessary to deploy a documentary research with a real rational approach which allowed to integrate theoretical perspectives of Linguistics, Psychology, Psycholinguistics and also Documentation and to identify concepts related to the work of the documentary analysis as well. This paper concludes that some linguistical concepts allow the comprehension and disassembling of grammatical structures and, therefore, they affect the moment the  documentary analysis is going to be applied. The existing methodology to analyze speeches represents a valuable theoretical and methodological tool for the applied documentary analysis in information units. Some psychological concepts allow to understand mental processes from the ones that receive and transmit information. Thus, it is important in the analytical and synthetic processes because it is received and  creates new information. 

Keywords: Documental Analysis; Linguistic; Psychology; Analysis of Speech.

Artículo recibido: 17-10-06.
Aceptado: 18-04-07

Introducción

El tema del análisis documental es complejo en esencia, por cuanto posee aristas de tipo lingüístico, psicológico-cognitivo, documental, social e informacional propiamente dicho. En él se encuentran involucrados los componentes de la tríada documento – sujeto – procesos, los cuales se afectan mutuamente y generan un entramado de relaciones en las que intervienen las características y particularidades de cada uno de ellos. De esta imbricación proviene, en parte, su complejidad ya que es un proceso plural que envuelve una serie de aspectos y elementos propios de otras disciplinas y ciencias; pero que irreductiblemente explica parte de las actividades y subprocesos activados cada vez que se ejercen los roles de analista y usuario de una información contenida en cualquier documento.
A pesar de su complejidad innata, el valor del análisis documental se consolida cada vez con mayor fuerza debido a la avalancha informativa a la que se asiste en el presente tiempo. Esta no es comparable con los volúmenes documentales que se manejaban en décadas pasadas. Todo esto aunado al uso masivo de las tecnologías de información y comunicación (TIC) que han hecho posible el establecimiento de redes para el intercambio de información y, en general, han dado un vuelco a las posibilidades de procesamiento en las unidades y servicios de información; aliviando gran parte del peso que representa manejar grandes volúmenes de documentos.
Sin embargo, los procesos medulares del tratamiento documental al que se someten las diversas fuentes y recursos de información siguen dependiendo de la capacidad y método aplicado por los analistas de información. Así lo corrobora Maniez (1993) al señalar que detrás de cada discurso contenido en alguna fuente documental subyace una información solapada que amerita, para ser descubierta, de la capacidad intelectiva y perspicacia de quien analiza la información. Por consiguiente, es necesario contar con metodologías que hagan posible conocer lo esencial del caudal de documentos que se generan en diversos formatos y en cada área de trabajo o del conocimiento; de manera que el hombre pueda aprehender lo que le haga falta en virtud de su formación, desempeño, inclinación natural, actividad de ocio a la que se dedique, entre otros. Todo ello con la finalidad de generar un impacto positivo en su aprendizaje y contribuir a su formación integral y, en consecuencia, a su adecuada inserción y desempeño social, académico, laboral.
Por otra parte, el trastocamiento de los conceptos acabados y las formas rígidas, producto de la complejidad creciente, ha incidido también en los esquemas de procesamiento documental que de otrora se vienen aplicando. No solo es importante considerar los aspectos formales y los de contenido, para los cuales existe toda una plataforma de estándares de uso internacional, sino que además es necesario ahondar en las motivaciones e inclinaciones de los autores de las informaciones, sus formas de percibir la realidad, sus inclinaciones afectivas, ideológicas, cognitivas y con ellas se desprende información implícita que también afecta al contenido informativo de cualquier documento, y que puede resultar de interés en el momento de consultar alguna fuente documental.
A esto se suma el surgimiento del paradigma de la complejidad que, según Wagensberg (1989), propone entre otras cosas, que el hacer científico basado en la complejidad ha de estar en constante crecimiento, huir de la rotación trivial y, en cambio, manifestar un espiral en el que no existe punto de llegada ni de cierre, en el que nada queda acabado; lo cual constituye el estimulante principal para la generación de conocimiento. Esto hace necesario la ampliación del espectro teórico que se viene manejando, así como una mayor profundización en los aspectos subjetivos que ineludiblemente inciden en la producción de información y en el procesamiento de la misma. No es posible pues concebir el análisis documental como un proceso unidisciplinario. Ello limita su alcance y soslaya las variadas implicaciones que se derivan de su ejecución, sumergiendo su trascendencia en una simplista visión de procesos rutinarios que ignoran los múltiples factores intervinientes.
En tal sentido, se despliega el presente estudio que pretende profundizar en la interdisciplinariedad del análisis documental, y que se plantea como objetivo general enfatizar en las dimensiones lingüística y psicológica de dicho proceso y, como objetivos específicos, en primer lugar, profundizar y puntualizar en sus  aspectos característicos. En segundo lugar, pretendemos explicar su dimensión lingüística y su relación con el análisis del discurso, tomando como base el modelo propuesto por T. van Dijk. Por último, explicaremos los procesos mentales involucrados en la recepción y emisión de información. La vía que se utiliza para el alcance de estos propósitos es la investigación documental de tipo racional mediante la cual se integran perspectivas teóricas de la Lingüística, Psicología, Psicolingüística y Documentación; a la vez que se identifican conceptos vinculados con las labores de análisis documental.

1. Definiciones de análisis documental: revisión de algunas posturas teóricas

La definición de análisis documental ha sido expuesta por diferentes investigadores y estudiosos del tema, exhibiendo distintos matices y aspectos medulares que han prevalecido a lo largo de algunas décadas. Este proceso se instaura a partir de la necesidad de facilitar el acceso de los individuos a las fuentes de información, las cuales han ido incrementando su volumen de producción, Vickery (1970: 154) señaló que los métodos de recuperación, entre los que se cuenta el análisis documental, responden a tres necesidades informativas de los usuarios, en primer lugar, conocer lo que otros pares científicos han hecho o están realizando en un campo específico; en segundo lugar, conocer segmentos específicos de información de algún documento en particular; y por último, conocer la totalidad de información relevante que exista sobre un tema específico.
Para el autor la búsqueda de respuesta a estas interrogantes fueron propiciando el desarrollo de métodos de recuperación cada vez más elaborados que han involucrado el uso de tecnologías y estrategias orientadas a ofrecer resultados depurados de datos e informaciones no deseables. Con el transcurrir del tiempo, el proceso de análisis documental ha evolucionado partiendo del uso de esquemas de trabajo básicos y rudimentarios hasta el perfeccionamiento de técnicas y la incorporación de una visión más interdisciplinaria.
Mijáilov y Guiliarevskii (1974: 18) señalaron que, luego de la recopilación de la información, era necesario iniciar un procesamiento analítico-sintético de los datos contenidos en un documento y el resultado de esta operación debía ser resumido brevemente o sintetizado. Pinto Molina (1992: 89) añade que el análisis documental es «el complejo de operaciones que afectan al contenido y a la forma de los documentos originales, para transformarlos en otros documentos representativos de aquellos, que facilitan al usuario su identificación precisa, su recuperación y su difusión».
Por su parte, Solís Hernández (2003) lo define como la operación que consiste en seleccionar ideas informativamente relevantes de un documento, a fin de expresar su contenido sin ambigüedades para recuperar la información contenida en él. Obviamente que los propósitos del análisis documental trascienden la mera recuperación/difusión de la información. Ellos también se orientan a facilitar la cognición y/o aprendizaje del individuo para que este se encuentre en condiciones de resolver problemas y tomar decisiones en sus diversos ámbitos de acción.
Fox (2005: 21) utiliza la expresión «tratamiento documental», dentro de la cual incluye al análisis que se aplica a los documentos cuando entran a formar parte de un fondo documental, y cuya finalidad es elaborar una nueva representación de su contenido para facilitar su consulta. La autora desglosa la definición de análisis documental partiendo de la denotación del término análisis, y concluye que es el examen, desglose, reconocimiento y estudio que se aplica a los documentos, considerando en ello sus elementos objetivos, tales como el tipo, autor, título, número de páginas, editorial, entre otros; y su significado general o la esencia del mensaje que contiene, el cual se constituye en elemento esencial para su recuperación intelectual.
Perelló (1998) señala que el análisis documental comprende dos fases: una que consiste en la determinación del significado general del documento y la consiguiente transformación de la información contenida en él; y la otra que corresponde tanto a la descripción formal o exterior como a la elaboración de estrategias y métodos de búsqueda. El análisis documental se caracteriza por ser dinámico en el entendido que permite representar el contenido de un documento en una forma distinta a la original, generándose así un nuevo documento. También por ser social, en tanto que su finalidad es facilitar el servicio de información prestado a los usuarios.
De las definiciones citadas es posible puntualizar que el análisis documental constituye un proceso ideado por el individuo como medio para organizar y representar el conocimiento registrado en los documentos, cuyo índice de producción excede sus posibilidades de lectura y captura. La acción de este proceso se centra en el análisis y síntesis de los datos plasmados en dichos soportes mediante la aplicación de lineamientos o normativas de tipo lingüístico; a través de las cuales se extrae el contenido sustantivo que puede corresponder a un término concreto o a conjuntos de ellos tomados aisladamente, o reunidos en construcciones discursivas. Por consiguiente, su finalidad es facilitar la aproximación cognitiva del sujeto al contenido de las fuentes de información.
En tal sentido, el análisis documental es un proceso en el que se encuentran involucradas las estructuras mentales de los individuos, tanto de los que analizan textos para otros, como de los usuarios finales de los textos analizados. T. van Dijk (1995) explica que durante este proceso entran en juego las estructuras discursivas y los significados por un lado, y las representaciones mentales como son el conocimiento general y los modelos específicos subjetivos, por el otro. Además de la fuerte y marcada influencia que ejerce el contexto y las convicciones ideológicas de quien elabora un discurso.
Foulcault (2003) añade que el análisis de las ideas, pensamientos y saberes que contienen los documentos ha de verse como el trabajo y la realización de una materialidad documental que presenta en cada sociedad formas específicas y organizadas; es decir, que está sujeta a transformaciones que se generan como resultado inevitable de la evolución de la historia del pensamiento y de los conocimientos, la cual, en sus diferentes épocas, da fe de la multiplicidad de rupturas y discontinuidades.
El estudio del análisis documental y de las implicaciones discursivas que subyacen en él, constituyen un asunto en el que confluyen lo psicológico, lo cognitivo, lo contextual, lo ideológico. De allí su complejidad, creándose así un entramado por naturaleza imbricado, que obliga a incursionar con una visión reticular del proceso. Esto lo corrobora T. van Dijk (1980) al señalar que cuando se analiza un discurso cualquiera, nos introducimos en una esfera interdisciplinaria, por cuanto le atañe a ciertas áreas de las Humanidades y de las Ciencias Sociales como la Psicología, la Sociología, la Comunicación de masas, el Derecho, la Teología, la Psiquiatría, la Antropología, la Filosofía. Todo ello en virtud del hecho de que el discurso determina y a la vez involucra funciones pragmáticas, cognoscitivas y sociales. También Foucault (2003) afirma que el análisis del discurso amerita el uso de un corpus de enunciados o de una colección de hechos que sirvan como muestra para derivar reglas de construcción de otros enunciados, que no deben pretender ser exhaustivas, pues ello entraría en contradicción con la naturaleza del pensamiento humano que es insospechada.
La intención subyacente en T. van Dijk y, en parte, en Foucault se corresponde con el paradigma de la complejidad, según el cual el estudio de los fenómenos se hace desde una óptica plural, sobre todo desde aquellos fenómenos que atañen directamente a la acción del hombre. Al respecto Maass (2005) señala que con dicho paradigma los fenómenos se observan transdisciplinariamente, por cuanto surge una racionalidad en la que es necesario relacionar unos elementos con otros, y así tejer las tramas de relaciones que forman parte de la nueva dinámica, creatividad y reflexión que propone la complejidad. En este caso, se busca configurar un enfoque inter y transdisciplinar que permita observar el análisis documental imbuido o formando parte de otros procesos más generales referidos a la esfera comunicativa del individuo.

2. Dimensión lingüística del análisis documental y sus puntos de encuentro con el análisis del discurso

Del hombre, como ser pensante y único posible autor de constructos racionales, es de quien provienen los diferentes contenidos discursivos, por lo cual es necesario considerar, a la par de las técnicas y/o procedimientos de análisis, los elementos de tipo lingüístico y psicológico que subyacen en cada discurso, bien sea de índole oral o escrita. Los discursos son entendidos, según Renkema (1999), como secuencias de oraciones o emisiones habladas conectadas entre sí, por medio de las cuales un emisor comunica un mensaje a un receptor. Desde una perspectiva más antropocéntrica, es el espacio de exterioridad para el individuo, por cuanto le permite poner de manifiesto y fuera de sí elementos de su pensamiento, conocimiento, creatividad, en esencia, su cosmovisión.
Para este autor, el discurso actúa como símbolo, en el entendido de que se refiere a la realidad; es síntoma, porque su emisor trata de expresar algo a través de él, nunca se produce un discurso sin objetivo. Y es señal, porque los receptores deben hacer algo con él, es decir, el discurso siempre surte efectos. El discurso es, pues, inherente a la existencia misma del hombre, puede decirse que constituye su instrumento de interacción por excelencia y, aunque su construcción atiende a normativas lingüísticas en primera instancia, también se manifiestan en su contenido importantes elementos psicológicos que expresan la interioridad del individuo, que se articulan mediante las primeras.
De manera que cuando el individuo crea documentos para perpetuar contenidos o información que son de su interés, o para representar y facilitar el posterior hallazgo de otros documentos, debe articular su lenguaje y la correspondiente plataforma normativa y metodológica que lo formaliza, es decir, el bagaje de herramientas lingüísticas mediante las cuales puede expresar adecuadamente su pensamiento. En este particular, toman parte diversos conceptos intervinientes señalados por T. van Dijk (1978 y 1980); Leahey y Harris (1998); Cantero y de Arriba (1997), tales como:

La semántica, la cual se refiere al significado general y conceptual de las palabras, grupos de palabras y oraciones, y a la relación entre los signos y los objetos a los que hacen referencia.

La sintaxis o estructura que supone las reglas para describir cómo pueden colocarse las palabras (sujetos, predicados, frases nominales y otros elementos) para formar frases aceptables en un idioma determinado.

La estructura proposicional que corresponde a la ubicación y relación mutua entre las ideas o unidades semánticas que componen un discurso.

La gramática explica sobre todo el sistema de normas que forma la base de la producción y la comprensión de los enunciados de una lengua determinada. 

La pragmática, estudia las relaciones entre texto y contexto.

La oración que es la unidad de carácter ideal en función de la cual pueden explicarse las producciones lingüísticas reales.

Las palabras son constructos mínimos cargados de significados que permiten a los hombres articular su lenguaje, formar la conciencia, concebir la realidad, transmitir conocimientos y regular la conducta.

Los sustantivos son las palabras que permiten concebir la realidad en forma de unidades independientes y estáticas.

Los adjetivos son palabras usadas para discriminar las cosas observadas, a través de ellos se señalan las características de estas.

Los verbos son los elementos que ponen en movimiento y relacionan los significados estáticos de los sustantivos.

Los adverbios permiten concebir las circunstancias en las que se desarrolla el proceso.

Existen otros factores influyentes tanto en el análisis documental como en el análisis del discurso, tales como la finalidad de uso de las formas lingüísticas o intención del autor, señaladas por Pinto Molina y Gálvez (1996) y Foucault (2003); el contexto situacional que refleja los vínculos socio/culturales entre emisor/ receptor; los intereses y conocimientos del analista, ya que es bien sabido que sus conocimientos previos influyen en la comprensión de lo que analiza, a través de la vinculación que establece entre los nuevos y los existentes elementos informativos.
En líneas generales, puede apreciarse que en el interior de la esfera comunicativa del individuo subyacen, por una parte, los documentos como portadores de la huella de la actividad del hombre; por otra, los discursos como instrumentos de interacción humana por excelencia; y una serie de conceptos creados para explicar la dinámica que se establece en cada uno y entre ellos. A partir de aquí, se teje una relación estrecha entre el análisis documental, inserto en el análisis del discurso, y los conceptos lingüísticos mencionados; por cuanto el análisis documental requiere de elementos metodológicos que orienten la ejecución de los pasos o acciones que se han de seguir para desmontar el contenido de los documentos de la forma más idónea y efectiva posible, y lograr una representación abreviada y unívoca de los aspectos más relevantes de los mismos. Y en cuanto al análisis del discurso, este dispone de lineamientos normativos y conceptos lingüísticos que sirven de apoyo y basamento teórico, es decir, este tipo de análisis posee toda una plataforma teórico-metodológica que le permite abordar distintos tipos de contenidos discursivos.
El análisis documental no adolece de métodos, estrategias o lineamientos propios para su ejecución pero, en virtud de la complejidad creciente y del consecuente agotamiento de los constructos acabados, es preciso cuestionar y replantear permanentemente lo que se hace, con el fin de mejorar. Una de las vías para lograr esto es mediante la integración y/o adaptación de métodos o conceptos manejados en ciencias o disciplinas afines. En líneas generales, el análisis del discurso constituye un marco metodológico para el análisis documental, en el entendido de que los documentos son discursos expresados a través de textos; por consiguiente, su estructura discursiva puede ser abordada a partir de los lineamientos y procesos aplicados en el análisis del discurso. No obstante, el elemento peculiar del análisis documental radica en su finalidad, que consiste en simplificar el contenido de los documentos y representarlos de una forma diferente a la original, tomando solo sus elementos esenciales o referenciales.
Moreiro (1998) explica que la lingüística ha mantenido una relación inexcusable con la documentación, espectro científico en el que se enclava el  análisis documental, fundamentada en el estudio del lenguaje, asumido por cada una con finalidades distintas, en el entendido de que para la primera ciencia es el objeto central de su estudio; mientras que para la segunda constituye una herramienta fundamental para lograr su cometido social que es facilitar el acceso a las fuentes de información por vías descriptivas y analíticas.

2.1. Relación documento – texto –  conocimiento

Existe también una relación importante en la tríada documento–texto –conocimiento; la esencia del primero radica en sus dos componentes fundamentales, que son la información y el soporte en el que esta se encuentra plasmada. Martínez Comeche (1996) lo define como la materialización de una información en un soporte, cuya finalidad es conservar, perpetuar y transmitir esa carga informativa, prolongando indefinidamente el acceso al mensaje que contiene, su misión social y cultural es trasladar en el tiempo y el espacio el conocimiento acumulado por el ser humano.
Se manifiesta como característica esencial la presencia de un contenido (información) y su respectivo registro en un soporte de cualquier índole, además de su intención o propósito, es decir, que surgen a consecuencia o por la necesidad de dejar constancia de alguna actividad institucional o personal. Pinto Molina, Garía Marco y Agustín La Cruz (2002: 35) agregan que su función primordial es servir como tecnología para superar las limitaciones de la comunicación presencial, borrar los límites espacio-temporales, velocidad y duración del mensaje, elaborar memorias externas socialmente compartidas para su posterior utilización en la construcción de la cultura, almacenar y recuperar conocimientos, servir como mediador e interfaz asíncrono entre el conocimiento y los grupos humanos de diferentes épocas y articular mejor los razonamientos.
En cuanto al texto, Pinto Molina y Gálvez (1996) señala que constituye una estructura discursiva que, como tal, posee encadenamiento y unidad, y está basada en la cohesión de sus elementos. Además, posee autonomía en su significación y en su comunicatividad, también carácter social por cuanto es el instrumento de la expresión y exteriorización de los hablantes. Moreiro (2004: 28) lo define como la unidad comunicativo-documental, en cuanto secuencia completa y coherente de informaciones, su actividad comunicativa consiste en trasladar la información de manera ordenada.
Y en cuanto al conocimiento, Pérez Montoro (2004) lo concibe como un estado mental que adquiere el individuo a partir de un proceso de asimilación o metabolización de información que, además, está relacionado con las acciones y con  las decisiones de quien lo posee y, a la vez, es el factor crítico que permite la asimilación de nueva información y la creación de nuevo conocimiento por lo que es reestructurado continuamente; visto así, el conocimiento reside en la cabeza de los hombres pero también puede materializarse físicamente en documentos mediante los cuales se representa y difunde.
Se entiende, entonces, que el conocimiento es el resultado intelectivo del procesamiento que el sujeto realiza sobre la información, basado en sus experiencias, conocimientos previos, datos e informaciones obtenidas sobre asuntos determinados; por consiguiente, su naturaleza es más compleja pues se construye estableciendo ciertas relaciones y llevando a cabo diversas operaciones sobre un conjunto de informaciones o de otros conocimientos provenientes de diversos contextos y sin conexiones obvias, pero que al combinarlos proporcionan algún beneficio.
Al parecer, existe una fuerte implicación entre estos conceptos porque el conocimiento se formaliza mediante el lenguaje escrito, el cual le permite adquirir concreción y saltar de una dimensión tácita a otra explícita; este hecho, a su vez, da lugar a la conformación de textos, constructos que hacen posible que todo individuo plasme y exteriorice el conocimiento propio o el de otros sujetos, haciendo de esta manera posible la comunicación y perpetuación de tales contenidos, y dando lugar así a la creación de documentos. Se entiende, entonces, que se pasa de una dimensión intangible (conocimiento tácito) a otra material (conocimiento explícito soportado en documentos estructurados por textos) y viceversa, en la que desempeña un importante papel la aplicación del análisis documental como conjunto de procesos que organizan y representan el conocimiento y, por ende, tienden a facilitar la incorporación de nuevos datos o informaciones en la mente de los sujetos, mediante la extracción de los elementos esenciales del contenido, con la finalidad de facilitar el acceso intelectual de los individuos en el universo de fuentes de información disponibles en diferentes formatos.
Con el propósito de consolidar la dimensión lingüística del análisis documental, se presenta la siguiente tabla que puntualiza los puntos de convergencia entre ambas esferas del conocimiento, es decir, la intersección existente entre los conceptos lingüísticos y el análisis documental.

 

 3. Modelo propuesto por Teun van Dijk para el desmontaje de contenidos discursivos y su utilidad en el análisis documental

T. van Dijk propone un modelo de análisis de contenido basado en un enfoque deductivo del proceso en el que se señalan las llamadas macroestructuras semánticas, que corresponden a la reconstrucción teórica de las nociones de tema o asunto del discurso. En el caso de la praxis documental, se refiere a la determinación de los descriptores o palabras claves a través de las cuales se puede representar el contenido de los documentos analizados.
Las macroestructuras desempeñan un importante papel en la representación de los contenidos textuales en la memoria, según T. van Dijk (1978 y1980), su contenido es lo que con mayor seguridad recordarán los individuos de la puesta en contacto con alguna fuente de información, incidiendo por consiguiente en su recuperación, ya que será también la información más comúnmente usada en la comunicación e interacción posterior. Las macroestructuras pueden derivarse de un párrafo, una página, un capítulo o del contenido total del documento. Es decir, se pueden establecer relaciones jerárquicas entre ellas.
El autor aclara que el uso de la noción de macroestructura no es particular del análisis del discurso sino que, por el contrario, cada vez que se procesa información en cualquier ámbito se busca obtener un tema o idea general del texto, episodio o situación completa. De manera que las macroestructuras son esenciales en cualquier modelo cognoscitivo en el que se produzcan o comprendan discursos, en el que se observen episodios, en el que se participe o se interpreten acciones, en el que se establezcan interacciones o se busquen soluciones a problemas, esto es, en todas las actividades del pensamiento humano. De forma permanente, el individuo trata de reducir y organizar las grandes cantidades de información que percibe por sus sentidos, esto lo hace con el propósito de generar constructos globales coherentes bien sea de objetos, relaciones, hechos u otros, mediante los cuales pueda manejar la realidad con la cual interactúa.
T. van Dijk (1978 y1980) explica también la existencia de la microestructura que corresponde a la integración de las oraciones que conforman un texto, así como a su mutua conexión y coherencia sobre la cual se fundamenta el sentido global de los discursos. Este concepto atiende entonces a la secuencia proposicional que subyace, es decir, la relación entre las partes o segmentos discursivos.
Para determinar la macroestructura, el autor plantea el uso de las macrorreglas que son el instrumento metodológico mediante el cual se puede reducir una secuencia de varias proposiciones a  pocas o, incluso, a una sola proposición. La importancia de las macrorreglas estriba en el hecho de que la reducción de información semántica es necesaria para poder comprender, almacenar y reproducir discursos. En este sentido, las macrorreglas permiten reconstruir la capacidad lingüística del individuo, enlazando significados y convirtiéndolos en totalidades significativas más grandes; su característica principal es su naturaleza organizadora, por cuanto le imprimen unidad a las proposiciones, las cuales son la representación abstracta de la información.
T. van Dijk (1978 y 1980) señala las siguientes macrorreglas:

a. Omitir: toda la información (o proposiciones) de poca importancia o no esencial puede ser suprimida.
b. Seleccionar: consiste en discriminar elementos del texto, lo cual conlleva también a omitir cierta información que está implicada, bien en los conocimientos generales del receptor, o bien en otros postulados existentes en el discurso.
c. Generalizar: esta regla también omite informaciones pero mediante la sustitución de una serie de conceptos o especificidades que se consideran irrelevantes, por el sobreconcepto compartido que define el conjunto, es decir, consiste en generar una proposición generalizante o abstracción que abarque otros conceptos.
d. Construir o integrar: consiste en generar una proposición o concepto más general que denote la totalidad del discurso, incluso utilizando términos no mencionados en el texto, pero que son razonablemente deducibles.

Se observa que, desde un punto de vista formal, las dos primeras son reglas de anulación, y las dos restantes son reglas de sustitución; sin embargo, en todas subyace una intención simplificadora derivada del hecho concreto de que el cerebro humano capta, procesa, memoriza con mayor facilidad constructos sintéticos, simplificados, concretos. Las macrorreglas propuestas por T. van Dijk pueden servir como herramientas metodológicas para abordar el proceso de análisis documental porque en ellas está presente la acción simplicadora necesaria para representar sintéticamente el contenido de los documentos analizados, omitiendo y discriminando información poco relevante o implícita de algún modo en otras partes del texto; y también generando constructos que engloben lo esencial del discurso contenido en ellos y posean mejor calidad semántica.
Las macrorreglas incorporan la esencia del trabajo analítico, a la vez que exhiben una secuencialidad lógica en la ejecución de los procesos o etapas que deben cumplirse para producir idóneas representaciones conceptuales de los documentos. Pues en el primer acercamiento que el analista tiene con el documento debe deslastrar lo accesorio o redundante (información conocida o implícita), descubriendo a la vez lo esencial o medular del contenido; para luego avanzar hacia la configuración de conceptos que mejor expresen o dibujen en la mente de los usuarios los elementos nucleares de los documentos analizados.
La forma de aplicar estas macrorreglas varía en función de los intereses, conocimientos, deseos, normas y valores de cada receptor, es decir, de su estado cognoscitivo contextual, el cual determinará la forma de interpretar un texto. Otro factor que incide en la aplicación de estas macrorreglas es el tipo de texto y su contexto. De estos depende la relevancia o no que pueda tomar algún aspecto de la información que se analiza. Se concluye pues que, a pesar de que las macrorreglas poseen un carácter general como principios para organizar y reducir globalmente la información, pueden aplicarse de distintas maneras.
Volviendo con las macroestructuras, T. van Dijk (1978) señala que otro factor que influye en su determinación es la llamada superestructura, que corresponde al tipo o forma que posee el texto, es decir, el esquema al que este se adapta, el cual posee carácter convencional. Para identificar la superestructura, es preciso considerar las funciones que cumple el texto en el contexto comunicativo: describir, convencer, argumentar, dar a conocer opiniones, juicios de valor y otros. Las superestructuras más comunes, desde la óptica del autor son la narración, la argumentación y la demostración.
Existe un número importante de documentos cuyas estructuras textuales globales atienden a reglas o normas de tipo institucional, como por ejemplo, las empresas, iglesias, escuelas, entre otros. En estos casos, puede observarse el uso de esquemas o formularios que responden a las necesidades específicas de estos tipos de organizaciones, que es revestir de formalidad a las solicitudes, comunicaciones, reportes y otros que se generen en virtud de las actividades que realicen. En líneas generales, las características que consideran para construir o identificar la macroestructura y la superestructura son: la presentación del texto (portada si la tuviere), la identificación del emisor del discurso, así como del lugar y fecha de emisión, intertítulos o subtítulos (si los tuviere), indicadores referidos al tipo de texto y a la superestructura, textos acompañantes tales como anexos, introducción, prólogo, epílogo; la presencia de fórmulas para iniciar, desarrollar o concluir el discurso (como en el caso de la correspondencia institucional), el tipo de letra, las demarcaciones de párrafos, la existencia de divisiones o partes del discurso, entre otros.
El modelo para el análisis de discursos propuesto por T. van Dijk permite un abordaje deductivo de los textos, considerando los aspectos resaltantes de la generalidad y posteriormente avanza hacia las especificidades del contenido, lo cual puede hacer y de hecho se realiza en parte cuando se ejecutan procesos de análisis documental. En estos, el analista captura los datos formales que identifican a los documentos y luego se aproxima a la esencialidad de su mensaje leyendo partes de su contenido, utilizando el auxilio terminológico de las listas de encabezamientos de materias o consultando descriptores establecidos en algún lenguaje documental creado para tal fin. Se puede decir que en el caso del análisis que se aplica a los documentos se avanza desde su exterior hacia su interior. Buscando siempre construir la representación más idónea, clara e intelectualmente accesible a los usuarios.

4. Dimensión psicológica del análisis documental

Todo analista de información ejerce tanto el rol de receptor, al acercarse cognitivamente, mediante la lectura, la vista o el sentido del oído, a las fuentes de información; como el de emisor, desde el momento en que inicia la producción de discursos que pretenden presentar de manera resumida la información analizada. En tal sentido, es importante considerar las variables psicológicas que intervienen al ejercer cada uno de los mencionados roles.
De igual forma, resulta necesario conocer los factores psicológicos que actúan en los emisores de los documentos que son analizados, de manera que dicho conocimiento facilite el desmontaje de las estructuras textuales que se encuentran explícita e implícitamente contenidas en los discursos objeto de análisis.

4.1. Desde la perspectiva de receptor
Los procesos de análisis documental se conciben desde una óptica compleja en la cual se involucra la psique del analista quien, en la puesta en contacto con el texto que analiza, activa consciente e inconscientemente una serie de mecanismos cerebrales que le posibilitan la identificación de la estructura y componentes de los discursos, así como la discriminación de la información relevante para construir representaciones abreviadas de los documentos analizados. Por consiguiente, es preciso explicar la forma como el cerebro humano recibe y procesa la información que entra por los sentidos.
A tal efecto, Leahey y Harris (1998) explican que el procesamiento de la información se inicia cuando la información ambiental entra en la memoria sensorial, que la mantiene por un período muy corto, el necesario para que el individuo seleccione a qué ha de atender para un procesamiento posterior. En esta discriminación intervienen la atención y el reconocimiento de patrones, para contribuir a la identificación y selección de la información que ha de ser posteriormente procesada.
La información elegida pasa a la memoria operativa, la cual abarca todo lo que se ha pensado, el material contenido aquí procede de dos fuentes, una es el ambiente externo, y la otra es la información previamente aprendida que es recuperada de la memoria a largo plazo. Ambos tipos de información interactúan en la memoria operativa.
En esta memoria el material puede ser retenido solo durante un tiempo muy breve, a menos que siga siendo procesado de alguna manera. Es importante señalar que, a partir de esta memoria, es posible dar respuestas verbales o conductuales a los estímulos recibidos.
Profundizando un poco en algunos aspectos, Leahey y Harris (1998) indican, en cuanto a la atención, que la selección de la información a la que se atiende depende por una parte del número de fuentes de las que provenga, de las semejanzas de esas fuentes y de la complejidad de estas o de las tareas involucradas. Esto se confirma en el hecho de que las fuentes impredecibles captan la atención más que las muy predecibles. En ello cobra importancia el grado de automaticidad con que se realicen los procesos: a mayor automaticidad menor atención y a menor automaticidad mayor atención. Esto, aplicado al análisis documental, puede explicar las diferencias existentes en cuanto a la complejidad que poseen los procesos de descripción formal de los documentos y la intervención de su contenido, vale decir, la elaboración de documentos secundarios en los cuales se plasma la esencia del mensaje que transmiten. El primero se realiza muchas veces de manera automatizada, mientras que el segundo demanda mayor experticia de los analistas, quienes deben leer y releer cuidadosamente el contenido para identificar el tema central y los aspectos relevantes, e idear también una forma adecuada de expresarlos.
En cuanto al reconocimiento de patrones, los autores señalan que ello contempla la forma cómo se reconocen los estímulos y se vinculan con conceptos que existen en la memoria. Esto forma parte del conjunto de procesos de asignación de significados a la información. El reconocimiento de patrones es un fenómeno que atraviesa todas las modalidades sensoriales y se manifiesta igualando el modelo perceptivo, es decir, almacenando copias en la memoria de los estímulos ambientales, y comparándolos con los nuevos para determinar si se asemejan o no; creando prototipos o modelos que contienen las características claves o esenciales presentes en todos o la mayor parte de los casos; y analizando los atributos perceptivos específicos para elaborar una lista de características que permita examinar los estímulos recibidos y comprobar la existencia de semejanzas con los que se tienen reseñados.
El reconocimiento de patrones se encuentra presente en la aplicación de procesos de análisis documental, por cuanto el analista en la medida que desarrolla su labor va guardando recuerdos de los rasgos formales o de contenidos de los documentos que le permiten, en un momento específico, desplegar su acción con mayor fluidez y precisión porque en su mente se activan los mencionados mecanismos. Además, cuando se trabaja con documentos que se relacionan con áreas específicas del conocimiento, nuestro cerebro acumula cierta cantidad de información que corresponde a esa lista, patrón o prototipo señalado; lo cual se transforma en una plataforma de conocimiento previo al que se recurre frecuentemente para ubicar temática o conceptualmente a los documentos y por ende, esto hace más fluido el proceso analítico-sintético.
En el siguiente gráfico se visualiza el circuito mental del procesamiento de la información descrito en el inciso.

4.1.1. La comprensión

Otra de las facetas en las que opera un fuerte ingrediente psicológico es  la comprensión. Esta va ligada a la interacción que se establece entre la mente del sujeto, el estímulo y su significado, y se construye a partir de la interpretación de este último. Al respecto, Cantero y de Arriba (1997) indican que lo primero que hace el sujeto para comprender algo es discriminar las unidades del discurso que percibe, por lo general, emitidas en bloque. A partir de aquí comienza a distinguir e identificar los tipos de unidades que lo componen: palabras, frases, núcleos semánticos, otros.
T. van Dijk (1980) añade que durante la comprensión del discurso es imposible que el sujeto recuerde las secuencias largas de oraciones, es por ello por lo que uno de los primeros objetivos que se plantea un modelo de comprensión del discurso es condensar la información en una estructura llamada hecho cognoscitivo, el cual es una representación cognoscitiva de lo que se ha interpretado en algún contexto. Se logra reduciendo las oraciones largas a segmentos complejos de información.
En esta línea de pensamiento se ubican Leahey y Harris (1998), quienes indican que durante el proceso de comprensión, la información contenida en varias frases independientes, pero temáticamente relacionadas, se integran en una representación de memoria única; y que además los elementos superficiales del discurso como su estructura y las palabras exactas utilizadas en él, se olvidan en gran medida, quedando en la memoria el tema general del material. De esto se concluye, que es el tema global el que puede afectar notablemente a casi todos los aspectos de la comprensión.
Según T. van Dijk (1980), un lector/oyente solo podrá entender un discurso cuando establezca relaciones condicionales entre los hechos cognoscitivos nuevos y los existentes en su memoria, por lo que debe consultar constantemente la memoria de largo plazo para obtener la información conceptual sobre los posibles vínculos, y pueda entonces proporcionar los enlaces omitidos, en virtud de los marcos existentes en su psiquis. En cuanto a los marcos, estos se componen de pedazos de informaciones generales y convencionales, histórica y culturalmente variables; forman parte de la memoria semántica general de los individuos y se refieren sobre todo a regularidades, convenciones, normas, personas, roles, funciones, actitudes, y otros, que intervienen en las situaciones sociales. Estos marcos indicarán los hechos cognoscitivos que han de agruparse, proporcionando con ello la información necesaria para la asignación de macroestructuras en la comprensión del discurso.
Cantero y de Arriba (1997) y Leahey y Harris (1998) coinciden en señalar que en este proceso interpretativo intervienen, en una primera instancia, los conocimientos previos y actitudes del individuo, los cuales se manifestarán, en la medida que este entienda las primeras unidades; y también mediante la formulación de una serie de hipótesis sobre el sentido, la intención y la dirección que tomará el discurso que percibe. El grado de asertividad de estas hipótesis depende del grado de intersubjetividad, es decir, el acuerdo existente entre los interlocutores sobre los presupuestos contenidos en el discurso. Estos supuestos preliminares del receptor condicionarán totalmente la comprensión del discurso, a pesar de que se reelaborarán constantemente a medida que el sujeto conozca el resto de la información plasmada en el texto. Cantero y de Arriba (1997) agregan, la influencia del contexto determina, en muchos casos, el significado de las palabras y la intenciones del emisor.
En todo esto subyace el entendimiento del lenguaje que implica, a su vez, el procesamiento paralelo de la información lingüística sobre los niveles fonológico, semántico, sintáctico y pragmático; además de los datos contenidos en las propias palabras que integran el documento o discurso objeto del análisis. Se entiende, pues, que la comprensión es un proceso mental de carácter progresivo creciente, que parte de la recepción de los estímulos, continúa con la identificación de unidades, su respectiva integración en unidades mayores y culmina con el entendimiento global del discurso.
En el ámbito de la comprensión de textos también desempeña un papel importante el conocimiento previo que posea el analista acerca de la semántica general del dominio del tema. De tal manera que las conexiones que un lector puede realizar entre el nuevo texto y la información existente en su memoria a largo plazo pueden ser numerosas, pero en un lector con pocos conocimientos, esas conexiones son escasas, aunque ambos hayan entendido el discurso. Esto lo corrobora T. van Dijk (1980) al expresar que el receptor de un discurso establece su coherencia  no solo sobre la base de las proposiciones expresadas en su contenido, sino a también a partir de las que están almacenadas en su conocimiento. Agrega además que es el conocimiento del sujeto, activado por oraciones previas, el que puede proporcionar la información faltante para relacionar coherentemente las proposiciones de un discurso.
Una estrategia psicológica para mejorar la comprensión es el uso de esquemas porque estos facilitan tanto la recepción como la recuperación de la información y, por consiguiente, afectan al procesamiento de la información (Renkema, 1999; Pinto Molina y Gálvez, 1996)). En tal sentido, los mapas conceptuales pueden servir como esquemas en los que se condensan los aspectos medulares del contenido documental y a la vez constituyen una representación de los mensajes que puede servir a los usuarios de la información para determinar la utilidad o novedad de los documentos de acuerdo con sus intereses.
Durante la comprensión se utilizan también inferencias que son suposiciones derivadas, en muchos casos, de la misma información proporcionada en un mensaje; el uso de las inferencias permite adicionar las informaciones que no son explícitas, simplificar la información y ayudar al establecimiento del contexto lingüístico (Pinto Molina y Gálvez, 1996), conectando la nueva información con el conocimiento existente en la memoria, además de proporcionar cierta organización y estructura a la información. Por otro lado, las inferencias completan los vacíos de información existentes en la mente del sujeto.
Resulta impredecible saber las inferencias que se generarán cuando se establece contacto con una información cualquiera, por cuanto en ello intervienen factores de tipo contextual y emocional que varían en cada situación y sujeto. No obstante, lo relevante de todo esto es la actividad mental que se desarrolla en el momento de procesar algún tipo de contenido; bien sea al leer o al escuchar alguna información, el cerebro activa mecanismos que, por un lado, facilitan su comprensión, es decir, permiten el acercamiento a la estructura semántica del discurso. Y por otro lado, establecen vínculos con la información previa que se encuentra en la memoria y con elementos del contexto.
4.1.2. La función de la memoria
En cuanto al papel que desempeña la memoria en el proceso de comprensión, Leahey y Harris (1998) indican que esta viene a constituirse en un producto secundario de la interpretación, en el residuo que se identifica luego de que los esquemas han hecho su trabajo interpretativo de la nueva información o de la reconstrucción de la información existente. No obstante, T. van Dijk (1978 y 1980) le asigna un papel más activo a la memoria en el proceso de comprensión de la información, para este autor, en la medida en que el oyente o lector de un discurso avanza en su entendimiento, su memoria actúa paralelamente proveyendo los datos necesarios, almacenando temporalmente en la memoria de corto plazo las macroproposiciones surgidas a partir del establecimiento de relaciones de coherencia entre los hechos cognoscitivos y sus marcos; actualizando las proposiciones existentes en su memoria de largo plazo, bien sea introduciendo condiciones, componentes, consecuencias, características, participantes, circunstancias o algún otro elemento.
De acuerdo con este último autor, se establece un proceso cíclico en el cual la información contenida en un discurso entra en la memoria de corto plazo, cuya capacidad de almacenamiento es limitada. Una vez que ha sido comprendida y que no se necesita para comprender otras oraciones, es transferida a la memoria de largo plazo, desde la cual puede ser actualizada cada vez que se considere necesario o cuando su contenido se amerite para comprender información nueva o existente en la memoria de corto plazo. Esto puede ser ilustrado como una red de conocimientos que continuamente es alimentada con información de reciente ingreso y con las relaciones que se establecen entre lo existente y lo nuevo; y que constituye, en primer lugar, el contexto de la comunicación, que en su esencia está formado por información de otros discursos o episodios referidos al mismo tema que han sido procesados anteriormente y que vienen a enriquecer el estado cognoscitivo del individuo y, por ende, a conformar el contenido de sus marcos de conocimiento.
El contacto de un individuo con un discurso está condicionado por los intereses de este, sus finalidades o tareas sociales, por sus necesidades, preferencias, valores y normas, en general, por su actitud global. Todo ello determina la selección que el individuo realice sobre el contenido discursivo, en cuáles de sus partes va a marcar acento, qué ha de ignorar, transformar o asimilar. A este conjunto de factores T. van Dijk (1980) lo denomina el estado cognoscitivodel usuario de la lengua, el cual es particular y es lo que permite explicar que cada sujeto comprenda, aunque sea una mínima parte del discurso, de modo distinto. De manera pues que las representaciones del mismo texto que se elaboren serán diferentes.
Otra fase importante de la comprensión, señalada por T. van Dijk (1978 y 1980) es el almacenamiento de la información en la memoria de largo plazo. Ocurre copiando la estructura asignada al discurso durante su comprensión en la memoria a corto plazo. Este proceso de almacenamiento ocurre siguiendo el principio de elaboración básico, según el cual la manera en la que la información se conserva en la memoria depende de la manera en la que las informaciones hayan sido elaboradas al inicio, vale decir, la estructura que se le haya adjudicado durante la percepción y la comprensión. Ello determina en qué nivel y en cuál estructura de la memoria se mantiene cada información.
En líneas generales, la comprensión implica un procesamiento ascendente y descendente de datos e informaciones, y constituye además un conjunto plurifacetario de procesos. Los individuos aplicarán varias transformaciones, incluso realizando sustituciones de proposiciones o permutaciones, según lo consideren conveniente. El siguiente esquema muestra las operaciones mentales que todo individuo realiza para comprender discursos.

4.1.3. Los sistemas de representación de la información y los procesos que condicionan la conformación del modelo de mundo

Otro aspecto psicológico que es importante considerar, desde el ámbito del receptor de un discurso (usuario final o analista), se refiere a los sistemas de representación subjetiva de la realidad que operan tanto en el emisor como en el analista. Estos sistemas son el visual, el auditivo y el cinestésico; ya que solo mediante sonidos, imágenes y sensaciones es que la conciencia humana puede almacenar los distintos tipos de contenidos informativos. Señalan Cantero y de Arriba (1997) que el sistema representativo predominante en algún individuo puede ser identificado atendiendo a los predicados más usuales en su discurso. Si se encuentran con mayor frecuencia predicados de carácter visual tales como: veo, me imagino, observo, me parece; o si de carácter auditivo como: oigo, escucho, me suena; o cinestésico como: siento, noto, tengo el pálpito que…, es posible conocer cuál es el sistema representativo dominante.
Descubrir el sistema de representación empleado por el emisor/autor de un discurso le permite a su receptor (usuario final o analista) conocer en parte la forma en que el emisor ha evocado los contenidos de su conciencia para construir los discursos que haya generado; además le ayudará a entender con mayor certeza los cursos de desarrollo discursivo tomados por aquel, así como los énfasis y superficialidades observados en la exposición de los argumentos, lo cual sin duda ayudará al receptor a realizar un desmontaje más acertado de las ideas centrales contenidas en un discurso.
Con esta postura teórica coinciden Kabalen y Sánchez (1997: 5) quienes señalan que los analistas de información deben realizar un esfuerzo deliberado por alcanzar niveles elevados de procesamiento que les permitan penetrar en el contenido de los textos para conocer a fondo sus elementos, interrelaciones y las estructuras que definen la organización de la información.
En este punto también debe considerarse lo indicado por Cantero y de Arriba (1997), quienes afirman que la comprensión de un discurso no es objetiva, sino que está siempre permeada por el modelo de mundo del receptor que filtra, condiciona y modifica dicha comprensión. Esto ocurre mediante la activación de cuatro procesos psicológicos que inciden en la formación del modelo de mundo. Son, según los autores: la generalización, la cosificación, la eliminación y la distorsión.
En cuanto a la generalización explican que «permite eliminar el detalle, pasar de lo sensible a lo racional, de lo concreto a lo abstracto, del objeto a la palabra..»; por ende, capacita al ser humano para manejar la realidad simbólicamente y traspolar experiencias de un contexto a otro. No obstante, empobrece el modelo que las personas tienen del mundo, por cuanto elimina los detalles y las riquezas de las experiencias originales. Con respecto a la cosificación, permite colocar nombres o etiquetas a los objetos y hechos complejos que suceden, es decir, permite manejar categorías, minimizando a la vez la tarea de profundizar en el conocimiento de los acontecimientos, y eximiendo de la responsabilidad de observar, vivenciar y actuar de formas determinadas. En referencia a la eliminación es el proceso que suprime datos de la realidad en la formación del modelo de mundo y de este en la construcción de discursos. La distorsión «es el proceso psicológico que altera la recepción de los datos proporcionados por los sentidos, formándose nuevas realidades en las cuales, los elementos se combinan de otra manera». Este proceso actúa en la creación y recreación de la información pasada o futura; en tal sentido, resulta de gran utilidad para afrontar situaciones antes que ocurran o revivir experiencias del pasado para aprender de ellas (Cantero y de Arriba, 1997: 113 y 119).
Resulta obvia la gran cantidad de procesos mentales que se activan cuando un individuo entra en contacto con cualquier tipo de construcción discursiva, mucho más cuando tal acercamiento se realiza con intenciones certeras de analizar y sintetizar el contenido de dicho discurso. Es necesario que quien realice labores analíticas sea plenamente consciente de los procesos de pensamiento que aplica en cada fase del análisis (la lectura, la comprensión, la identificación de ideas centrales, la síntesis) de manera que pueda hacer un uso apropiado de ellos, aplicándolos intencionalmente cuando fuere necesario para resolver problemas y tomar decisiones. Esto será posible en la medida en que desarrolle habilidades y destrezas que permitan automatizar tales procesos y construir así su metaconocimiento, aunado al forjamiento de una actitud crítica que le permita autoevaluarse y le conduzca a aplicar cada vez con mayor precisión las operaciones de análisis documental.

4.2. Desde la perspectiva del emisor

Mediante el lenguaje, el hombre puede construir en su interior una representación simbólica de la realidad, se entiende a sí mismo con respecto a lo que le rodea, y puede establecer contacto con sus semejantes, además de participar en la sociedad, configurando de este modo su conciencia que, en esencia, es su representación del mundo, en la que intervienen el intelecto y la afectividad. Cantero y de Arriba (1997) la denominan el modelo de mundo, en tanto que constituye en sí una reducción de la vasta realidad que el individuo tiene ante sí, con dimensiones manejables. Su contenido se encuentra siempre en continuo cambio y además es original y único. El modelo de mundo de cada sujeto se encuentra determinado por el marco cultural en el que ha crecido: las actitudes, las tradiciones, los puntos de vista que se le han impuesto y las aptitudes que se han fomentado desde sus primeros años de vida; además, cada individuo ha sido moldeado por las distintas experiencias que han dejado huella en su vida; todo ello se refleja en sus discursos.
Con respecto a los factores que motivan a un sujeto a emitir cualquier tipo de discurso, Cantero y de Arriba (1997) señalan que existen tres. En primer lugar, dar respuesta a una pregunta recibida previamente; en segundo lugar, solicitar información a otra persona; y en tercer lugar, la necesidad de formular una idea para fines propios. En el ámbito de las unidades y servicios de información (bibliotecas, archivos y centros de documentación) se observa con mayor frecuencia información bibliográfica y aquella derivada de actividades académico-científicas (libros, revistas, boletines, trabajos de investigación). Esta se genera por la motivación de sus autores para expresar los resultados y/o hallazgos de sus investigaciones, lo cual puede inscribirse en dar respuesta a las curiosidades y vacíos científicos existentes en el conocimiento universal o hacer públicas sus ideas o planteamientos en algún particular. Por otra parte, la información que se maneja en los archivos, que en su mayoría corresponde a las archivalías producidas por cualquier organización en el ejercicio de sus funciones, se crea en mayor proporción por las necesidades de preguntar, responder y dejar constancia acerca del funcionamiento general de los entes administrativos. De manera, pues, que se corrobora en el plano documental de carácter académico–científico y administrativo la existencia de los tres factores mencionados.
A partir de lo señalado, se entiende que la formación discursiva en el individuo atiende a factores de diversa índole: biológicos, psicológicos, culturales, sociales, entre otros. Ellos se activan progresivamente a medida que el hombre se pone en contacto con el entorno que lo rodea y, por ende, va acumulando experiencias que configuran su carácter. De esta manera, se va forjando su conciencia que es el semillero a partir del cual construye y construirá los innumerables discursos que le permitirán expresar e intercambiar su modelo del mundo que, además, se encuentra en permanente moldeamiento.
Una vez abordados los conceptos de la Psicología que sirven para explicar los procesos de pensamiento que se activan durante la emisión o recepción de algún discurso, se presenta la tabla 2 que reúne los conceptos manejados y los vincula con las fases del análisis documental en los cuales se aplican.

Conclusiones

Entre los aspectos característicos del análisis documental resalta que es un proceso cuya importancia se incrementa en la medida en que los volúmenes de información crecen. El análisis documental contribuye a acortar la distancia entre las fuentes de información cada vez más abundantes y la limitada capacidad humana para aprovechar estos contenidos. Su avance se evidencia en el enriquecimiento de sus técnicas y métodos, además del progresivo acercamiento a la dimensión psicológica de los emisores y receptores de la información.
El análisis documental se erige como facilitador del crecimiento intelectual de los individuos en tanto que contribuye a  la satisfacción de sus necesidades cognitivas, para ello debe considerar tanto el texto expresado en los documentos como las circunstancias de creación de los mismos y también las intenciones de sus autores. De manera que el análisis documental asume una perspectiva inter y transdisciplinaria con el fin de enriquecer su fundamentación teórica y metodológica.
La dimensión lingüística del análisis documental está dada por el hecho de aplicarse a contenidos expresados en el lenguaje escrito. Además porque de esa aplicación se construyen otros documentos que reúnen los datos e informaciones más significativas de las fuentes originales. El manejo de las herramientas lingüísticas se hace en forma sostenida desde el momento mismo en que el analista entra en contacto con los documentos, y requiere reconocer en estos su estructura semántica y sintáctica para comprender la esencia de su mensaje y plantear vías sintéticas y precisas de representarlo, teniendo como propósito facilitar el acceso intelectual de los interesados.
El análisis documental despliega parte de sus operaciones a partir de un importante cúmulo de conceptos y aportes lingüísticos que le sirven de sustrato para identificar y usar adecuadamente los componentes del lenguaje escrito expresado en los documentos, tanto a los que se aplica como los que se derivan de él. Su relación con el análisis del discurso se explica por el hecho de que el contenido de los documentos esencialmente son discursos materializados en algún tipo de soporte; por consiguiente, la metodología existente y desarrollada ampliamente para el desmontaje de los discursos sirve de plataforma para identificar los aspectos medulares y accesorios en el texto de cualquier documento.
Por otra parte, la propuesta para el análisis de discursos de T. van Dijk sustenta teórica y metodológicamente la práctica del análisis documental, en tanto que a partir de las categorías de macro, micro y superestructura, así como de las macrorreglas, se puede desplegar el proceso analítico–sintético necesario para determinar los aspectos más relevantes de los documentos y construir representaciones  abreviadas y esenciales que propicien una efectiva comunicación del conocimiento registrado y, además, redunden en el enriquecimiento intelectual del individuo y en la mejora de su calidad de vida. Todo ello, si se considera la necesidad de simplificación del cerebro humano tanto en la información que toma como insumo para almacenar en la memoria, como en aquella que elabora posteriormente para comunicar o expresar lo que se conoce.
En el momento de recibir y emitir cualquier mensaje los individuos activan una serie de procesos de manera consciente e inconsciente que les permite captar, comprender, asimilar, memorizar, evocar recuerdos, expresar o construir nuevas informaciones. En todo ello cobra especial interés la carga subjetiva del emisor o receptor, según sea el caso, porque se produce un involucramiento de sus intereses y conocimientos previos, los cuales se erigen como trasfondo de los resultados obtenidos, tanto al decodificar como al elaborar nuevos contenidos.
La dimensión psicológica del análisis documental contribuye a hacer explícita la intencionalidad  del autor y la influencia contextual que ha permeado su discurso, a la vez que permite sopesar de alguna manera las vías elegidas para desarrollarlo, lo cual trasciende la información declarada en los documentos.
Pero, sin embargo, resulta de utilidad para obtener una visión más amplia y conocer lo que subyace en el mensaje. Cuando el analista se hace consciente y además practica deliberadamente dichos procesos puede alcanzar un margen de experticia importante para desmontar fácilmente el discurso de los documentos que analiza, entendiendo al mismo tiempo las inclinaciones que subyacen en el autor, además de sus propias fortalezas y limitaciones para profundizar en el contenido propiamente dicho y asociarlo con otras informaciones de interés, que pueden servir para complementar o enriquecer el valor agregado que supone la representación abreviada del contenido de los documentos.

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