Dossier: Gestión de la información dilemas y perspectivas
[Estudios de caso]

A relação entre gestão da informação e gestão documental na arquivologia: mapeamento do tema em publicações científicas brasileiras

Marcia Cristina de Carvalho Pazin Vitoriano

Universidade Estadual Paulista "Júlio de Mesquita Filho", Brasil
marciapazin@marilia.unesp.br

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Resumen

Apresenta um estudo sobre a presença do tema da gestão da informação em artigos de temáticas arquivística. O objetivo é identificar como a comunidade científica tem tratado a existência de interface entre as duas áreas no que se refere à presença de elementos da gestão da informação, preconizada pela ciência da informação, em relação às atividades específicas da gestão documental. Como procedimento metodológico, foi um levantamento de bibliografia produzida ao longo das últimas duas décadas (1997-2017) por pesquisadores brasileiros sobre o tema gestão documental visando identificar, dentre os trabalhos elencados, quantos tratam o tema da gestão da informação, central ou subsidiariamente, e de que forma esses temas são tratados. Como resultados, foram identificados 21 artigos divididos em três categorias de análise, que demonstram o estado das discussões sobre a relação entre gestão da informação e gestão documental.

Palavras-chave: Gestão da Informação; Gestão Documental; Informação orgânica; Arquivologia.

The relationship between Information management and document management in archival science: mapping the theme in Brazilian scientific publications

Abstract

It presents a study about the presence of the Information Management theme in archival-themed articles. The objective is to identify how the scientific community has dealt with the existence of an interface between the two areas regarding the presence of elements of Information Management, advocated by Information Science, in relation to the specific activities of Document Management. As a methodological procedure, it was a survey of bibliography produced over the last two decades (1997-2017) by Brazilian researchers on the subject of Document Management, aiming to identify, among the works listed, those that deal with the subject of Information Management, central or subsidiary and how these issues are addressed. As a result, 21 articles were identified, divided into three categories of analysis, which demonstrate the state of discussions about the relationship between Information Management and Document Management.

Keywords: Information Management, Records Management, Document Management, Organic Information Archival Science.

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Introdução

A informação é elemento essencial para a sobrevivência humana e para a vida em sociedade. Ela está presente na vida diária, em transações das mais simples às mais complexas. Varia em abrangência e alcance, em estrutura de transmissão, nos modelos cognitivos em que se apresenta.

O registro proporcionado pela escrita transformou a civilização humana, com a introdução da informação documental, de tal forma que a partir de então foi possível “registrar, copiar, autenticar, transmitir, comprar, receber, difundir, classificar, recuperar, armazenar, conservar e, finalmente, utilizar a informação de um modo relativamente fácil, estável e exacto.” (Rousseau e Couture, 1998, p. 61).

Ao longo de sua história, a arquivologia formalizou seu escopo teórico baseado no estudo dos conjuntos documentais, como corporificação da informação produzida e recebida no âmbito das atividades das organizações e pessoas, que se concretiza no conceito de arquivo. Quando a definição de documento arquivístico, ou de natureza arquivística, associa a informação produzida ao registro em um suporte, ela determina, assim como a ciência da informação (CI), que o objeto informacional é o próprio documento. Assim como Rousseau e Couture (1998), Buckland (1991) desenvolve o conceito de informação-como-coisa para denotar a abordagem da informação utilizada pelos sistemas de informação, do ponto de vista de que só é possível tratar a informação se estiver registrada em um suporte estável.

Segundo Lopes (1996), poderíamos definir arquivos, no sentido de informações registradas como:

acervos compostos por informações orgânicas originais, contidas em documentos registrados em suporte convencional (atômicos) ou em suportes que permitam a gravação eletrônica, mensurável pela sua ordem binária (bits); e

produzidos ou recebidos por pessoa física ou jurídica, decorrentes do desenvolvimento de suas atividades, sejam elas de caráter administrativo, técnico ou científico, independentemente de suas idades e valores intrínsecos (Lopes, 1996, p. 32).

Nesse ponto, arquivologia e CI encontram-se na intersecção de seu objeto de trabalho. Enquanto a CI olha o documento como informação registrada, a arquivologia atua sobre uma informação especializada, produzida no âmbito das organizações, durante suas atividades, a informação orgânica. É de supor, então, que a gestão desse elemento comum, existente nas duas áreas – a informação – seja beneficiado e influenciado dos aportes teóricos tanto da arquivologia quanto da CI, mesmo que com predominância do primeiro.

Rousseau e Couture (1998) sintetizaram na imagem abaixo a origem e a natureza das informações encontradas nas organizações. Entre informações orgânicas e não orgânicas, para os autores, arquivologia e CI fornecem aportes teóricos que contemplam responsabilidades semelhantes de gestão, de acordo com natureza das informações sob sua responsabilidade.

Figura 1. Proveniência e natureza da Informação nos organismos

Fonte: Rousseau e Couture (1998, p. 64).

Percebe-se que a informação que circula nas organizações pode ser orgânica ou não orgânica, interna ou externa, registrada ou não registrada. A cada categoria, determinados procedimentos de gestão deverão ser adotados com o objetivo de proporcionar ao usuário o acesso adequado e eficiente.

Em função das questões apresentadas, este artigo tem como objetivo identificar como a comunidade científica brasileira tem tratado a existência de interface entre as duas áreas no que se refere à presença de elementos da gestão da informação, preconizada pela CI, em relação às atividades específicas da arquivologia, em especial, a gestão documental. Para isso, foi realizado um levantamento da bibliografia produzida ao longo das últimas duas décadas (1997-2017) por pesquisadores brasileiros sobre o tema gestão documental, visando identificar, dentre os trabalhos elencados, quantos tratam o tema da gestão da informação, central ou subsidiariamente, e de que forma esses temas são tratados.

Para cumprir este objetivo, o artigo encontra-se dividido em cinco subseções, sendo esta introdução, a primeira. Na segunda subseção, apresentamos o referencial teórico sobre a gestão da informação e gestão documental. A terceira subseção apresenta os elementos da informação. Na quarta subseção, apresentamos os procedimentos metodológicos de coleta de dados e, ao final, a análise de resultados e as considerações finais.

Gestão de documentos e gestão da informação: conceitos e elementos essenciais

Gerenciar implica a existência de um objeto que precisa ser administrado, coordenado, controlado. Tradicionalmente, a arquivologia tem na área de Gestão de Documentos (records management / document management), a etapa em que documentos administrativos são organizados, classificados, avaliados e descritos, de modo a garantir o cumprimento de seu ciclo de vida até a fase em que deverá eliminado ou destinado à preservação permanente.

É interessante notar a existência de cinco elementos distintos representados na definição, que são tratados pela bibliografia tradicional brasileira (Arquivo Nacional, 2005). Na “produção, o papel da gestão documental seria o de otimizar a criação de documentos, reduzindo aqueles não essenciais, visando a redução de volume documental e o uso adequado da tecnologia da informação”. Durante a tramitação e o uso é possível controlar a circulação do documento dentro do processo administrativo, até o cumprimento da atividade para o qual foi criado, identificando o conjunto de atos e medidas necessários ao cumprimento das ações administrativas e processuais, e definir o momento em que o documento produz efeito administrativo, técnico ou legal. A partir da análise da tramitação, a avaliação é o momento em que se determinam aqueles documentos essenciais para a organização, e que por isso deverão ser preservados permanentemente, por fatores legais ou informacionais. Por fim, o arquivamento estabelece critérios de segurança para a preservação dos suportes. .

Ao garantir a gestão integral dos documentos, os elementos apresentados influenciam e são influenciados pela gestão administrativa, com ênfase no controle sobre a produção e preservação da documentação, em relação a seu uso.

... é um processo administrativo que permite analisar e controlar sistematicamente ao longo do seu ciclo de vida, a informação registrada que é criada, recebida, mantida e utilizada na organização, relacionadas à missão, objetivos e operações. Também é considerado um processo para manter as informações em um formato que permite o acesso em tempo útil, por isso são necessárias tarefas e procedimentos para cada fase e uso desta informação registrada que é evidência das atividades e operações das organizações e permitir-lhes maior eficiência (Ponjuán Dante, 2004, p. 129, tradução própria).

Entende-se, portanto, que a gestão documental tem relação direta com a utilização da informação administrativa, estando, portanto, inserida no contexto da gestão da informação.

Valentim e Gelinski (2006) definem gestão da informação como “um conjunto de atividades para prospectar / monitorar, selecionar, filtrar, agregar valor e disseminar informação, bem como para aplicar métodos, técnicas, instrumentos e ferramentas que apoiem esse conjunto de atividades” (Valentim e Gelinski, 2006, p. 18). Segundo a perspectiva, a gestão da informação atua sobre fluxos formais da organização, mantendo foco nos negócios da organização, restrita àquelas informações explicitadas em documentos, consolidadas em suportes convencionais ou digitais.

Assim como para a gestão documental alguns elementos apresentados são basilares das grandes ações relacionadas à gestão da informação, os termos prospectar e monitorar demonstram a importância de acompanhar a produção da informação do ponto de vista da oferta, da localização e do estudo preliminar do interesse de cada recurso informacional para a organização. O controle implica também em normalização e consequente fiscalização, num processo de criação de padrões e normas que sejam acompanhados regularmente.

Na seleção, a filtragem demonstra a necessidade de estabelecer parâmetros de retenção da informação essencial em cada caso, o que implica na compreensão do contexto de necessidades dos profissionais.

Por agregar valor, depreende-se que a gestão da informação é capaz de ampliar a capacidade de uso de cada informação ao executar as etapas anteriores de modo a incorporar ao produto final os benefícios da análise informacional, conferindo-lhe a natureza de bem econômico, mesmo que intangível.

Disseminar envolve a criação de mecanismos de acesso e ferramentas de recuperação, de modo a garantir ao usuário o acesso rápido e eficiente aos conteúdos de interesse.

Os elementos apresentados anteriormente vão de encontro ao defendido por Cruz Mundet e Mikelarena Peña (2006) quando apontam para o caráter sistêmico da informação no ambiente organizacional, considerando a existência de objetivos específicos para seu uso e sua natureza global, dada a condição de retroalimentação o ciclo informacional.

Os componentes da informação

Por seu caráter sistêmico, a gestão da informação nas organizações precisa considerar os componentes do ciclo da informação como elementos interdependentes no processo. Dados, informações e conhecimento correspondem às três pontas do ciclo informacional. A interrelação existente entre a coleta de dados, para produção de informação que tem como objetivo a geração de conhecimento é fator determinante para o sucesso dos processos de gestão da informação.

Embora os dados sejam o elemento inicial e a matéria prima da informação, não se configuram como tal até o momento em que sejam acionados em busca de resultados concretos, mediante tratamento informacional e interpretação. Os dados estão postos no ambiente organizacional (assim como em todos os lugares da vida), são facilmente estruturáveis, mas permanecem aguardando o momento em que serão recuperados. Numa das acepções referenciadas por Buckland (1991), a informação ocorre no processo comunicacional de conteúdos com o objetivo de produzir algum resultado. Torna-se conhecimento como resultado desse processo, ou da mudança processada no momento em que o receptor acolhe a mensagem transmitida. Neste caso, a informação é ela própria a mudança produzida pela mensagem nesse receptor. Intangível por natureza, tácita, a informação, quando tratada como sinônimo de conhecimento é de difícil gerenciamento. Por fim, a informação como coisa é a transformação da informação em um objeto, pelo registro em um suporte, de onde vem o conceito de documento. Nesse sentido, todos os documentos são informação registrada.

Essa percepção é compartilhada por Davenport e Prusak (2003), que analisam que a informação só se configura como tal quando dados são acionados com o objetivo de obter retorno com algum nível de relevância. Trata-se de responder a uma pergunta. Neste sentido, aqui também se configura o caráter processual da informação. Além disso, a informação tem caráter circunstancial. A cada pergunta, a cada questionamento, o resultado poder ser diferente, de acordo com os dados acionados para construir a resposta. Por isso, a informação precisa ser processada e organizada para atender às diversas finalidades a que se propõe.

Para efeito deste trabalho, entendemos que a informação orgânica pode ser considerada como uma especificidade da informação em geral. É aquela produzida no ambiente organizacional, como resultado do desempenho de funções e atividades necessárias e inerentes à sua existência. Ou também aquela que, sendo originária de uma entidade (pessoa física ou jurídica) externa à organização, é dirigida a ela com o objetivo de produzir efeito para o cumprimento de atribuições, funções e atividades dessa entidade.

Inerente à mente humana, o conhecimento é o elemento mais complexo do processo informacional. Depende do contexto, de reflexão, de análise e de síntese. Esse modelo, formalizado por Nonaka e Takeuchi (1997) na espiral do conhecimento, pode ser comparado ao processo do ciclo informacional, se considerar o mecanismo pelo qual a coleta de dados, sua externalização e combinação para a produção de informação será internalizada como construção de novo conhecimento em um momento posterior, o que poderia marcar o final da primeira volta do ciclo. A ativação de novos dados, novamente externalizados e combinados dão origem a nova informação e, quando internalizados, na continuação do ciclo, constroem um novo patamar de conhecimento. A cada volta da espiral, novas informações, novo conhecimento e, portanto, novos dados são produzidos.

Figura 2. Espiral do conhecimento – Modelo SECI

Fonte: Nonaka e Takeuchi (1997, p. 80).

Poder-se dizer, então, que a gestão da informação tem como objetivo final otimizar a realização do ciclo da informação, considerando a interdependência entre dados, a própria informação e, consequentemente, o conhecimento gerado por ela.

Procedimentos metodológicos e coleta de dados

Trata-se de uma pesquisa quanti-qualitativa, de natureza descritiva e exploratória, que utiliza como procedimento metodológico a pesquisa bibliográfica.

A seleção de fontes de pesquisa e a coleta de dados ocorreram durante os meses de março e abril de 2017. Num primeiro momento, foram definidos como universo de pesquisa os periódicos indexados na Base de Dados em Ciência da Informação – Acervo de Publicações Brasileiras em Ciência da Informação – BRAPCI. Para coleta de dados, foram utilizados os termos gestão documental, gestão de documentos, gestão arquivística de documentos, aqui tratados como similares, considerando suas ocorrências nos campos Título, Palavra-chave e Resumo. Num segundo momento, foi realizada a filtragem dos artigos selecionados considerando aqueles que tratavam do tema gestão da informação, como termo principal, e acessoriamente termos relacionados como gestão do conhecimento, memória organizacional, informação arquivística, sistemas de informação e gestão de conteúdo informacional.

Os termos acessórios foram identificados durante a análise dos artigos selecionados previamente, considerando aqueles que indicavam a existência de interface com o conceito de gestão da informação, tal como apresentado pela CI.

Quadro 1. Termos de busca

Termos principais	Termo combinados
	Termos principais	Termos acessórios
Gestão de documentos Gestão documental Gestão arquivística de documentos Gestão + documento	Gestão da informação Gestão de informação Gestão + Informação	Gestão do conhecimento Memória Organizacional Informação Arquivística Sistemas de Informação Gestão de conteúdo informacional

Fonte: elaboração própria.

Dentre os mais de 16.897 artigos científicos existentes na BRAPCI, foram identificados 113 artigos com o tema da gestão de documentos, em suas diversas terminologias, representando cerca de 0,7 % dos artigos publicados na base.

Destes, 21 (18,5 % da seleção) apresentaram algum tipo de associação com a gestão da informação, fosse diretamente pela presença do termo principal, ou por aproximação ao tema da informação, como a presença dos termos acessórios definidos. Nestes últimos casos, embora não nomeados, percebem-se elementos da gestão da informação.

Os artigos selecionados foram publicados em 13 revistas diferentes, sendo CI, Informação & Informação e Perspectivas em Gestão do Conhecimento, com três artigos cada; Ágora e Arquivística.Net com dois artigos cada; Arquivo & Administração, Em Questão, Informação & Sociedade: estudos, Informação Arquivística, Liinc em Revista, Perspectivas em Ciência da Informação, Revista ACB: Biblioteconomia em Santa Catarina e Tendências da Pesquisa Brasileira em Ciência da Informação, com um artigo cada.

Dentre estas, Arquivística.Net, Arquivo & Administração e Informação Arquivística são revistas destinadas a temáticas arquivísticas. As demais podem ser consideradas genericamente como periódicos da grande área de Ciência da Informação, contemplando temáticas da Biblioteconomia e da Arquivologia.

Quanto ao período de publicação, foram considerados os últimos 20 anos de publicação (1997-2017). Percebeu-se que grande parte dos artigos foi publicada nos últimos cinco anos (2012-2017), conforme apresentado no quadro 2.

Quadro 2. Artigos publicados por ano

Ano	Quantidade de artigos
1998	01
2002	01
2004	02
2006	02
2007	01
2009	01
2012	02
2013	05
2014	01
2015	02
2016	02
2017	01

Fonte: elaboração própria.

Análise de resultados

Durante a análise dos artigos selecionados, percebeu-se a existência de três grandes categorias temáticas: relatos de experiência relacionados à gestão documental, revisões teóricas e revisões bibliográficas sobre o tema e relatos de implantação de ferramentas tecnológicas como mecanismo de gestão documental, dentro de um contexto de sistema de informação.

Assim, optou-se por segmentar a apresentação das discussões respeitando essas categorias, de modo a possibilitar a comparação das análises em circunstâncias semelhantes.

1. Relatos de experiência de implantação de processos de gestão documental

Dentre os artigos selecionados, uma parte refere-se à apresentação de relatos de experiência de implantação de processos e projetos de gestão documental, contemplando referências ao papel da gestão da informação nesses contextos.

Nathansohn (2013) apresenta um relato de experiência institucional na Subsecretaria de Inteligência, da Secretaria de Segurança Pública do Estado do Rio de Janeiro, utilizando o método de estudo de caso sobre a implantação da gestão da informação arquivística como ferramenta de inteligência competitiva. Os resultados apresentados pelo autor demonstram o estado embrionário das ações da secretaria no que se refere à gestão da informação arquivística.

Calderon, Cornelsen, Pavezi e Lopes (2004) apresentam um relato de experiência institucional desenvolvida na Universidade Estadual de Londrina (UEL), considerando a gestão de documentos como uma etapa da gestão documental e informacional como um processo único. Os dois termos são sempre apresentados em conjunto. Os resultados apresentados pelos autores demonstram a existência de uma cultura arquivística inadequada na UEL, evidenciada pela utilização de termos inadequados (por exemplo, arquivo morto) e pela inexistência de instrumentos de acesso.

Muitas são as barreiras a serem ultrapassadas quando se fala em uma política de gestão documental/informacional, a começar pela cultura organizacional que resiste a mudanças. A proposta de implantação dessa política implica criação e alterações na elaboração de documentos, com possibilidade de revisão de alguns fluxos informacionais, além de investimento em qualificação de pessoal, em estrutura física apropriada (Calderon, Cornelsen, Pavezi, e Lopes, 2004, p. 104).

Carvalho e Longo (2002) trazem um relato de experiência institucional do uso de informações orgânicas pelos membros do Conselho de Administração da UEL e analisa as necessidades informacionais desse conselho.

Inconscientes da importância das informações armazenadas e sem parâmetros para estimar o seu valor, muitos responsáveis por arquivos desconhecem o que é um programa de gestão documental e de gestão da informação, não dando ao documento o devido tratamento arquivístico (Carvalho e Longo, 2002, p. 115).

Fidelis, Ferreira e Lima (2013) apresentam um relato de experiência sobre os serviços de informação do Hospital Paraibano. Neste caso, o termo gestão da informação aparece incidentalmente uma única vez ao longo do texto. Os autores consideram de grande “importância o fluxo e acondicionamento das informações, indispensáveis à avaliação do desempenho hospitalar, sua organização, recursos e metodologia de trabalho” (Fidelis, Ferreira e Lima, 2013, p. 114). Defendem, portanto, a implantação da gestão documental, como ferramenta potencializadora do fluxo de informações do Hospital.

Gomes e Nogueira (2016) apresentam o relato de experiência sobre a implantação de arquivo, biblioteca e museu institucional no Tribunal de Contas da União com a criação de uma estrutura de gestão da informação no órgão, voltada à memória institucional, com a estruturação do arquivo, como unidade de informação componente do organograma institucional. Tendo como objetivo identificar os processos e percursos da informação e da memória no tribunal, “Podemos inferir assim a importância da memória como registro e, portanto, como informação, ou seja, dar forma a um determinado conteúdo” (p.311). Nesse sentido, para os autores, tanto o arquivo quanto a biblioteca contribuem para a organização dos registros compreendidos como informação e memória.

Oliveira, Souza e Duarte (2013) apresentam um estudo realizado com um conjunto de arquivistas de instituições públicas na Paraíba, visando identificar os conceitos de informação e conhecimento entre esses profissionais. Com a pesquisa,

... foi percebido que os profissionais entrevistados vão além dessa concepção conservadora e já incorporaram a ideia de envolver o usuário da informação arquivística nos ambientes organizacionais como construtores do conhecimento na visão da gestão da gestão da informação e do conhecimento. (Oliveira, Souza e Duarte, 2013, p. 106).

2. Revisão teórica sobre conceitos arquivísticos dentro de contextos de gestão da informação

Ao longo do período estudado, uma série de análises apresentaram revisões teóricas sobre os conceitos arquivísticos, do ponto de vista de sua relação com o conceito de gestão da informação.

Numa perspectiva de estudo de políticas públicas arquivísticas, Jardim (1998; 2004; 2013) apresenta, ao longo de duas décadas, três artigos em que há preocupação com a gestão da informação arquivística. Em 1998, elabora uma revisão teórica sobre as tendências do pensamento arquivístico sobre diversos conceitos aplicados na área. Atribui importância à gestão da informação arquivística e ao fato de a arquivologia situar-se no âmbito da gestão da informação, o que para o autor significaria “um avanço em torno dos redimensionamentos vivenciados pela área” (Jardim, 1998, s/p).

Em 2004, o autor volta a tratar de políticas públicas arquivísticas, ao discutir o advento do Governo Eletrônico em âmbito federal e sua interface com a gestão da informação do ponto de vista da exclusão informacional da população, considerando limitações socioeconômicas e culturais (Jardim, 2004).

Em 2013, o autor retorna ao tema, ao analisar a implantação da Lei de Acesso à Informação Pública – LAI através de sua regulamentação nas diversas instâncias governamentais do país. Segundo o autor:

... a aprovação da Lei 12.527 em 18 de novembro de 2011, também conhecida como Lei de Acesso à Informação Pública (LAI), não apenas implicou a total revogação do Capítulo V da Lei de Arquivos como acrescentou novas perspectivas para a gestão da informação arquivística governamental após 20 anos de implantação do regime jurídico arquivístico iniciado em 1991.

O cenário que emerge desse novo marco legal envolve um conjunto complexo de elementos relacionados às formas de produção, uso e preservação das informações pelos aparatos do Estado e suas relações com a sociedade. Outros elementos são aqueles relacionados às reais condições, na atualidade, do uso da informação governamental pela sociedade brasileira, considerando-se o déficit histórico do Estado brasileiro em termos de transparência informacional. Uma das faces dessa precariedade político-institucional é a predominância de uma condição periférica dos serviços e instituições arquivísticos do Estado e a ausência de políticas públicas arquivísticas em nível nacional e na maioria das unidades da federação (Jardim, 2013, p. 384).

Embora as Roncaglio, Szvarça e Bojanoski (2004) não tratem especificamente do tema da gestão da informação, abordam a informação como um elemento fundamental da gestão documental, que fundamenta sua necessidade, ao lado da preservação da memória institucional. Para as autoras, informação, gestão documental e memória institucional constituem-se num conjunto de elementos indissociáveis quando se pensa na preservação e utilização do patrimônio documental das organizações. A gestão documental, em seus diversos aspectos, seria o mecanismo básico para garantir o uso adequado da informação produzida no âmbito institucional e a preservação de sua memória.

Para fazer bom uso da informação é preciso ter informação. Reconhecer as vantagens, os direitos e deveres envolvidos na organização e preservação de documentos. Reconhecer, enfim, que os conjuntos documentais produzidos e/ou acumulados são, em última instância, patrimônio da instituição (Roncaglio, Szvarça e Bojanoski, 2004, pp.12-13).

Cornelsen e Nelli (2006) fazem uma revisão teórica sobre as diferentes ferramentas de diagnóstico de arquivos a partir da análise do programa Records Archives Management Program (RAMP), programa da Organização das Nações Unidas para a Educação, a Ciência e a Cultura – UNESCO, em parceria com o Conselho Internacional de Arquivos – CIA, com o objetivo de auxiliar países filiados a organizar arquivos, centros de documentação e bibliotecas. Para os autores,

A elaboração de projetos de trabalho para solucionar os problemas detectados nos arquivos das organizações é condição obrigatória ressaltada por Rousseau e Couture (1998), Moneda Corrochano (1995) e Lopes (1997), de forma que a gestão da informação venha a ocupar uma posição de destaque nas organizações (Cornelsen e Nelli, 2006, p. 80).

Segundo os termos utilizados, depreende-se que os autores entendem a gestão documental como uma das etapas principais da gestão da informação.

No mesmo ano, Rodrigues (2006) produz uma revisão bibliográfica sobre os principais conceitos de arquivologia. Dentre eles, o conceito de gestão da informação é apresentado como contraponto sobre o enfoque de gestão.

A arquivologia parte do motivo da criação do documento para elaborar os instrumentos de acesso à informação. Já para ciência da informação, como se encontra em Marchiori (2002), o ponto de partida para a gestão da informação é a demanda (p. 75). Avaliar como essas duas perspectivas podem se integrar parece crucial para se promover a cooperação desejada (Rodrigues, 2006, p. 115).

Silva e Santos (2007) elaboram uma revisão bibliográfica sobre a intersecção entre os temas da gestão de documentos e a Inteligência competitiva. Para os autores a gestão de documentos deve ser considerada parte integrante dos processos de gestão da informação das organizações.

Tendo em vista que, informações dessa natureza são indispensáveis a todos os membros de uma organização para desempenho de suas respectivas funções, faz-se necessário a planificação e consequentemente a aplicação de uma política capaz de manter e apoiar a recuperação dos registros arquivísticos de modo reflexivo, inteligível, ordenado, consistente e integrado na política de gestão da informação da organização (Silva e Santos, 2007, p. 85).

Num artigo de revisão, Silva (2009) analisa os conceitos de gestão documental, gestão da informação e gestão do conhecimento do ponto de vista do paradigma pós-custodial. Para o autor:

Dentro do paradigma custodial, patrimonialista e tecnicista, os conceitos elencados atrás [gestão documental e gestão da informação] e as práticas respectivas padecem de uma fragmentação e de uma vacuidade teórica graves e isto ajuda a explicar, por exemplo, por que a Arquivística custodial e Gestão de Informação (das Organizações) orbitam em esferas diferentes e opostas, promovendo perfis profissionais distintos e alegadamente incompatíveis. É um facto, aliás, que na abundante literatura sobre Gestão de Conhecimento o Arquivo (tanto o custodial, como a documentação administrativa) é ignorado (Silva, 2009, p. 51).

Ao mesmo tempo, o conceito de gestão da informação:

... compreende uma vasta problemática ligada à produção da informação (do meio ambiente à estrutura produtora, a operacionalização e utilidade da memória orgânica, os actores, os objectivos, as estratégias e os ajustamentos à mudança) em contexto orgânico institucional e informal (Silva, 2009, p. 51).

Sousa e Araújo Junior (2013) elaboram uma revisão teórica propondo uma reflexão sobre a classificação como instrumento de recuperação da informação numa perspectiva de sistemas de gestão da informação:

Com o pressuposto de que as organizações necessitam de novas práticas de gestão da informação ancoradas em estratégias de recuperação da informação mais eficientes e eficazes, o objetivo da pesquisa é contextualizar e caracterizar o processo de classificação no âmbito da prática arquivística associando-o às funcionalidades de uma linguagem documentária que contribua para a melhoria do processo de busca e recuperação da informação (Sousa e Araújo Junior, 2013, p. 131).

Sena e Mello Filho (2014) apresentam uma revisão de literatura sobre o conceito de informação arquivística e sua aplicação nas organizações:

As organizações tendem a desviar seu foco da origem, a informação, para a causa, as soluções tecnológicas, fruto da cultura focada no determinismo tecnológico, resultando por vezes no não esperado, pois não é o acesso ágil à informação que a torna estratégica para a tomada de decisão e geração de conhecimento e sim a sua gestão que fará com que ela seja consistente, segura e eficaz (Sena e Mello Filho, 2014, p. 84).

Com isso, os autores demonstram a importância central da gestão da informação, muito embora o referencial teórico da área não apresente volume representativo de estudos sobre o tema:

Ademais, não se verifica, na literatura que trata dos temas gestão da informação e gestão do conhecimento, uma abordagem da gestão de documentos na qualidade de processo gerencial, cuja implantação agrega valor ao insumo (informação), contribuindo na geração de conhecimento. (Sena e Mello Filho, 2014, p. 85).

Num artigo de revisão teórica, Anna (2015) discute o papel do arquivo e do arquivista no contexto da gestão da informação e da gestão do conhecimento, em associação com a Teoria da Administração, dentro de um contexto de vantagem competitiva, considerando as práticas arquivísticas como mecanismos de gestão da informação orgânica:

Assim, o arquivo representa um espaço destinado à produção e disseminação da informação, pois são nessas unidades de informação que se realizam a guarda, conservação e manuseio da informação produzida por um organismo. Nesse enfoque, entende-se que, o arquivo, como um setor de uma organização, possui a responsabilidade imediata em viabilizar práticas de gestão, tanto da informação quanto de conhecimento (Anna, 2015, p. 89).

Por fim, Nascimento e Vitoriano (2017) produzem uma revisão teórica sobre o estudo da produção documental como etapa da gestão documental e da gestão da informação, dentro de um contexto de criação da memória organizacional. Para as autoras:

É da natureza das organizações que parte de suas vivências se constituam como memória. Alguns elementos são muito discutidos nos ambientes empresariais e se constituem como uma das bases dessa memória das organizações. Estes elementos são os dados, a informação e o conhecimento. Se estes elementos não forem trabalhados, interpretados e utilizados, não farão diferença para a gestão empresarial. Atribuir o devido valor estratégico ao conteúdo informacional, como no caso do conhecimento organizacional, estreitamente relacionado com a memória, resultará em benefícios para as empresas de diversas maneiras (Nascimento e Vitoriano, 2017, p. 203).

Da mesma forma, as autoras concluem que “Por sua característica processual, a memória organizacional necessita de um sistema de gestão da informação que articule repositórios e usuários, além de garantir a correta gestão documental dos documentos produzidos” (Nascimento e Vitoriano, 2017, p. 211).

3. Relatos de experiência de implantação de ferramentas de tecnologia da informação

Quatro artigos identificados apresentaram relatos de experiência sobre a implantação de ferramentas de tecnologia da informação, Enterprise Content Management (ECM) e do software ICA-AtoM como instrumentos de gestão, dentro de um conceito de gestão documental.

Meireles, Rocha e Cendón (2012) apresentam um relato de experiência de implantação de uma ferramenta de Enterprise Content Management (ECM), numa indústria siderúrgica, para a gestão de documentos, considerando-a como uma prática de gestão da informação. Para os autores:

O Enterprise Content Management (ECM), traduzido como Gerenciamento de Conteúdo Corporativo, é definido como um conjunto de estratégias, métodos e ferramentas. Surgiu como uma técnica para suporte à gestão da informação no intuito de capturar, organizar e gerenciar conteúdos e documentos relacionados aos processos organizacionais (Meireles, Rocha e Cendón, 2012, p. 333).

Sequeira e Lopes (2012) relatam uma pesquisa de Survey sobre a percepção de gestores portugueses relativa às vantagens e ao valor econômico da implantação de ferramentas Enterprise Content Management - ECM, onde concluem que, apesar de serem claros os custos envolvidos na ausência de tomada de decisão sobre a implantação desses sistemas, ainda hoje o problema persiste. Com isso, os gestores têm enfrentado a premência de tomar decisões sobre a forma como a informação é gerenciada, principalmente em ambiente digital.

Por outro lado, Aganette, Teixeira e Almeida (2015) apresentam um relato de experiência sobre aplicação do Enterprise Content Management (ECM) no contexto de serviços de contabilidade. A ênfase é colocada na gestão de documentos digitais, por meio da ferramenta tecnológica, especialmente para a produção de instrumentos de gestão documental Plano de Classificação Arquivística e Tabela de Temporalidade Documental. Embora a gestão da informação apareça no texto, sua aplicação não é consistentemente justificada, não sendo possível perceber qual seria o papel atribuído pelo autor em relação à gestão de documentos digitais. Embora os autores não citem diretamente a gestão da informação, a pesquisa gira em torno do impacto desse tipo de ferramenta para a performance organizacional.

Por fim, Lima e Flores (2016) apresentam um relato de experiência de implantação do software ICA-AtoM, de descrição arquivística, como ferramenta de tecnologia da informação para gestão arquivística em sistemas de informação arquivística. Embora os autores não tratem de gestão da informação explicitamente, o artigo identifica alguns dos elementos apresentados anteriormente no referencial teórico, ao considerar a existência de um sistema de informação arquivística como parte essencial da gestão de documentos.

Considerações finais

A pesquisa realizada demonstrou a baixa prevalência do tema gestão da informação na arquivologia. Percebe-se que, em muitos casos, a discussão gira em torno de questões arquivísticas, com baixo nível de relação com tópicos da CI.

Uma consideração importante, após a análise do conjunto de trabalhos apresentados nesta pesquisa é que, na quase totalidade, os relatos de experiências demonstram uma visão segmentada da gestão da informação, principalmente nos relatos de experiência em que são apresentadas etapas, principalmente da gestão documental, como sendo similares à gestão da informação. Os autores percebem a necessidade de processos integrados, mas a realidade arquivística do país parece não apresentar uma referência completa para a atividade de gestão da informação nos moldes preconizados pela CI.

Dentre os artigos analisados, foi verificada a ocorrência de três artigos relativos a experiências na UEL, entre os anos de 2002 e 2006. Esta universidade possui o curso de arquivologia, o que parece demonstrar uma preocupação do corpo docente, ao menos naquele período com a temática da informação e sua gestão na universidade.

É importante notar também a ocorrência de três trabalhos relacionados à implantação de ferramentas tecnológicas para a gestão de documentos, entre elas o ICA-AtoM e duas ferramentas de ECM, como ferramentas para a gestão da informação. Embora não diretamente tratadas como ferramentas de gestão da informação, a utilização do conceito de sistema de informação demonstra uma aproximação das ferramentas tecnológicas como instrumentos de gestão.

Porém, na grande maioria dos artigos analisados, a gestão da informação é apresentada acessoriamente à gestão documental, como um ente mais abrangente, mas pouco explorado do ponto de vista de seu papel nas organizações.

Este fato parece demonstrar que no Brasil, a arquivologia ainda não conseguiu desenvolver um aporte teórico de aproximação com a CI no que se refere às temáticas de gestão da informação, de modo a ampliar a discussão sobre a relação entre estes dois temas.

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Recibido: 31 de mayo de 2017
Aceptado: 5 de septiembre de 2017
Publicado: 09 de octubre de 2017